Triển khai thực hiện dự án sự kiện

Để triển khai được thực hiện dự án sự kiện đầu tiên, phải chuẩn bị những gì vững chắc nhất dành cho sự kiện như hậu cần sự kiện, dàn dựng sự kiện, khai mạc và điều hành diễn biến sự kiện, kết thúc và đánh giá sự kiện. Và sau đây là bước đầu tiên để triển khai thực hiện dự án sự kiện.

Hậu cần sự kiện

Quan niệm hậu cần trong tổ chức sự kiện

Từ” Hậu cần” viết theo tiếng Anh là logistics và có gốc” logistikos” trong tiếng Hy Lạp. Nghĩa nguyên thủy của từ là ” kỹ năng tính toán”. Người La Mã cổ đại sử dụng logistics cho lĩnh vực quân đội. Ban đầu, từ này được hiểu là nghệ thuật thực tiễn của di chuyển quân và cung ứng nhu yếu phẩm.

Do tính phức tạp của chiến tranh hiện đại, hậu cần đã trở thành khoa học, bao gồm tốc độ hoạt động, thông tin liên lạc và duy trì các lực lượng vũ trang. Sau chiến tranh thế giới thứ II, các doanh nghiệp hiện đại áp dụng những kinh nghiệm và lý thuyết về hậu cần. Sự di chuyển hiệu quả của sản phẩm đã trở thành một nghiên cứu đặc biệt về nghệ thuật quản trị. Trong các công ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia, hậu cần đã trở thành một kỷ luật theo đúng nghĩa của chúng, nên đã dẫn đến sự hợp nhất vào một chức năng độc lập riêng biệt trong các công ty thường được gọi là quản lý hậu cần tích hợp. Trong sản xuất, hậu cần được hiểu quá trình quản trị liên quan đến vận chuyển, phân luồn và điều chỉnh các kênh xuyên suốt quá trình gia tăng giá trị.

Triển khai thực hiện dự án sự kiện
Triển khai thực hiện dự án sự kiện

Trong tổ chức sự kiện, hậu cần được hiểu là quá trình quản trị liên quan đến vận chuyển, phân luồng và điều chỉnh các hoạt động cung ứng, nhằm đảm bảo các yếu tố về tổ chức, thông tin , vật chất và dịch vụ để sự kiện thành công.

Hậu cần trong tổ chức sự kiện được thành 3 giai đoạn: giai đoạn trước sự kiện, giai đoạn diễn ra sự kiện và sau khi kết thúc sự kiện.

Hậu cần giai đoạn trước khi tổ chức roadshow

Hậu cần giai đoạn trước khi sự kiện diễn ra, bao gồm cung ứng cho khách hàng, cung ứng cho sản phẩm và cung ứng tiện nghi.

Cung ứng cho khách hàng.

Khách hàng của một sự kiện có thể là người mua dịch vụ tổ chức sự kiện, hoặc mua trải nghiệm sự kiện. Người mua trải nghiệm sự kiện có thể là khách mời, khán giả ( sự kiện là buổi hòa nhạc và lễ hội), người xem ( sự kiện thể thao) và các nhà tài trợ hoặc khách hàng ( sự kiện tổ chức) hay khách vãng lai ( những người tiện thể vào xem sự kiện). Khách hàng đã kỳ vọng vào trải  nghiệm sự kiện mà họ đã quyết định mua trong đó bao gồm khía cạnh hậu cần.

Cách thức mà sự kiện quảng bá sẽ ảnh hưởng đặc biệt đến kỳ vọng của khách hàng. Nên cần phải được đáp ứng cho một kết quả thành công. Cung ứng khách hàng gắn liền một tập hợp hoạt động bao gồm tiếp thị, giấy mời, vé và bán vé, xếp hàng, công tác vận chuyển khách và khán giả.

Cung ứng cho khách hàng gắn liền với hoạt động marketing:

Cung ứng khách hàng là trách nhiệm cuối cùng của hoạt động marketing. Số lượng khách hàng, phân bố địa lý và kỳ vọng của họ ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch hậu cần. Mục tiêu thị trường chuyên biệt hoặc quảng báo của sự kiện sẽ đòi hỏi một kế hoạch hậu cần với các ưu tiên rất khác nhau. Chẳng hạn, yêu cầu vận chuyển của khách hàng sẽ thay đổi tùy theo khoảng cách đi đến. Do đó, khả năng tiếp cận và bãi đậu xe là một ưu tiên tại địa điểm diễn ra sự kiện. Ví dụ khác, với chiến dịch quảng cáo rộng rãi trong và ngoài nước, sẽ có một lượng lớn khán giả nước ngoài. Vì thế, mở ra khả năng về các cuộc đàm phán đặc biệt với hãng hàng không và khách sạn.

Như vậy, công tác hậu cần gắn liền trực tiếp với việc truyền thông cho sự kiện.Sau đây trình bày chi tiết hơn các công cụ truyền thông chính đã đề cập tại xây dựng chiến lược marketing cho sự kiện 

Quảng cáo trên các ấn phẩm của sự kiện:

Poster, banner, phướn dọc: Các công cụ này thực hiện chức năng của việc tạo ra nhận thức trước của sự kiện. Chúng thường được công bố một cách hợp lý trước khi sự kiện diễn ra bởi vì chúng có liên quan tới việc truyền tải thông điệp chính- không phải là chi tiết về chương trình.

Khi sử dụng Poster, banner, phướn để quảng cáo cho sự kiện cần quan tâm các vấn đề sau đây:

  • Poster, banner, phướn dọc phải thiết kế ấn tượng, đơn giản, rõ nét và không quá nhiều chữ. Phần chữ, đặc biệt là tiêu đề sự kiện, thời gian, địa điểm và địa chỉ website luôn rõ ràng và có thể đọc được từ một khoảng cách thích hợp. Đảm bảo rằng, trên các công cụ quảng cáo này luôn cung cấp hình thức liên lạc nào đó ( website/ số điện thoại) để khách hàng biết thêm thông tin về sự kiện( vé, địa điểm). Hãy xem xét liệu có thể bán áp phích ngay tại sự kiện.
  • Cần quyết định số lượng in hợp lý và nhớ giữ lại một số poster, banner, phướn dọc để trang trí địa điểm tổ chức, lưu trữ và làm báo cáo.
  • Hãy suy nghĩ về nơi ở sẽ dán postet để quyết định kích cỡ( chẳng hạn, in cỡ A4, A3, A2 hay bản 60 x 40 hoặc có thể kết hợp nhiều kích cỡ khác nhau). Những lưu ý về chọn địa điểm để treo, dán poster, banner, phướn dọc sẽ được trình bày kỹ hơn ở mục quảng cáo ngoài trời.

Triển khai thực hiện dự án sự kiện
Triển khai thực hiện dự án sự kiện

Tờ rơi và tập gấp:

  • Hãy chắc chắn rằng tờ rơi và tập gấp quảng cáo cho sự kiện, luôn tạo được chú ý và thú vị để mọi người sẽ lưu lại trên bảng nhắc việc của họ.
  • Mặt trước, đặt những hình ảnh đơn giản và rõ nét. Tránh trình bày quá nhiều chữ trên đó. Mặt trong hoặc mặt sau, mô tả chi tiết hơn về người tham gia, nội dung, lý do, thời gian và địa điểm của sự kiện. Đồng thời, cung cấp thông tin rõ ràng về việc bán vé ( ví dụ, giảm giá theo nhóm, ưu đãi…). Nếu sự kiện hướng đến khách hàng ở bên ngoài địa phương, cần cung cấp thêm bản đồ thể hiện các vị trí tổ chức sự kiện. Ngoài ra, cần cung cấp thông tin rõ ràng về các loại phương tiện vận chuyển hoặc hình thức liên lạc thích hợp liên quan đến các ga xe lửa gần nhất, các tuyến xe buýt, bãi đậu xe và những lời khuyên về sức khỏe và an toàn ( ví dụ, không mang theo các vật dụng như thủy tinh, không uống rượu, mặc ấm, không thích hợp với trẻ em….).
  • Sử dụng phông chữ đơn giản và cỡ chữ hợp lý. Nếu phần chữ được đặt chồng lên hoặc bị ngược so với hình ảnh thì đảm bảo rằng nó vẫn rõ ràng.
  • Bản thảo nên được trình bày cẩn thận và ngắn gọn. Hãy kiểm tra chi tiết bản thảo để đảm bảo tính chính xác và tránh lỗi chính tả trước khi đặt in.
  • Hãy suy nghĩ về kích cỡ hợp lý các tài liệu in để phân phát/ gửi thư/ lưu trữ: các hình thức rất phong phú, có thể là A6, A5, 1/3 tờ A4. có thể gấp lại hoặc cắt thành những hình dạng đặc biệt. Nếu có dự định gửi theo đường bưu điện, cần sử dụng những phong bì phù hợp để không bị gấp lại.
  • Không in tờ rơi một mặt- điều này là thiếu chuyên nghiệp và lãng phí.

Tập in chương trình:

  • Chương trình sự kiện có thể được phân phối trước hoặc ngay tại sự kiện ( có thể miễn phí hoặc bán).
  • Thông tin trên chương trình nên bao gồm: lời chào mừng và các thông điệp từ nhà tài trợ hoặc bất cứ lời xác nhận nào; tóm tắt chương trình; sơ đồ địa điểm/ bản đồ hướng dẫn có chú thích ký hiệu; chi tiết đầy đủ và chương trình, thông tin nhà tài trợ và lời cảm ơn; hậu cảnh và hình ảnh của sự kiện; địa điểm phục vụ thức ăn và đồ uống; danh mục điểm tham quan tại địa phương, cơ sở lưu trú và các tiện nghi khác trong khu vực; thông điệp liên quan đến các cơ hội tài trợ hoặc quảng cáo trong tương lai dành cho sự kiện; danh sách gửi thư sự kiện và thông tin liên lạc; danh sách đơn vị và cá nhân thực hiện sự kiện.
  • Có thể tăng thu nhập từ quảng cáo bằng cách bán các trang trong tập chương trình hoặc trao đổi với các ấn phẩm quảng cáo thích hợp khác. Ngoài ra, hãy nhớ rằng một chương trình sự kiện được biên soạn chu đáo có thể hữu ích để thu hút sự quan tâm của các nhà tài trợ tương lai cho sự kiện.

Các ấn phẩm in/ thiết kế khác của sự kiện:

  1. Có những công ty chuyên nghiệp phân phát ấn phẩm in, hoạt động trên toàn quốc hoặc trên khu vực địa phương. Họ có thể lập một lịch trình phân phát ấn phẩm in cho sự kiện của bạn dựa trên thông tin về đối tượng mục tiêu và sẽ trưng bày các ấn phẩm này trên các kệ giá tại địa điểm được bảo vệ một cách chuyên nghiệp trong khoảng thời gian thỏa thuận.
  2. Tại địa phương, có thể kêu gọi sự hỗ trợ của Ủy ban hoặc tuyển dụng TNV giúp phân phát các ấn phẩm. Nhà làm marketing có thể suy nghĩ về các nơi có thể sẵn sàng cho phép trưng bày hoặc phân phát các ấn phẩm miễn phí phù hợp với khách hàng mục tiêu của sự kiện. Những nơi này có thể là hãng lữ hành, trung tâm thông tin du lịch, khách sạn, cửa hàng, quán cà phê, trường đại học, tòa nhà hội đồng, thư viện, quán rượu, trung tâm nghệ thuật và nhà hát.
  3. Đừng quên cơ hội tiềm năng khác đó là phát tờ rơi cho khán giả tại các sự kiện hoặc địa điểm khác. Nhưng hãy tuân thủ quy định của chính quyền về việc phát tờ rơi. Ngoài ra, cân nhắc tờ rơi từng nhà một hoặc phát tận tay vào chiều thứ bảy bận rộn. Suy nghĩ các đối tác sự kiện có thể giúp gì cho bạn? Ví dụ, liệu có thể gửi kèm tờ rơi trong thư gửi cho nhà tài trợ hay họ có những địa điểm công cộng có thể trưng bày hoặc phát tờ rơi hay không?

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn