Triển khai thực hiện cho tổ chức sự kiện

Triển khai thực hiện sự kiện

Đây là giai đoạn mà dự án sự kiện đã chính thức đi vào hoạt động, nhà quản trị sự kiện cần phải đảm bảo sao cho dự án sự kiện đạt hiệu quả nhất. Khả năng thất bại của dự án sự kiện sẽ rất cao nếu công tác quản trị kém ( những công việc không được điều hành hợp lý sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc và cả công sức của những người tham gia, thậm chí dự án sẽ phát triển chệch hướng hoặc tạo ra kết quả không phù hợp với yêu cầu của đơn vị chủ nhà, nhà tài trợ và các thành phần liên quan). Các hoạt động quản trị dự án sự kiện của giai đoạn này là:

  • Triển khai thực hiện tất cả các kế hoạch, chẳng hạn, thuê nhân viên, đưa ra yêu cầu cho đấu thầu, xác nhận các nhà thầu…..
  • Theo dõi và kiểm soát- kiểm tra các kế hoạch và xác nhận sự liên quan của chúng và sự tiến triển tổ chức.
  • Thực hiện quyết định dựa trên sự so sánh giữa kế hoạch và thực tế.
  • Báo cáo những công việc đang thực hiện với các bên liên quan.
  • Hoạt động quản lý rủi ro.

Giai đoạn triển khai thực hiện, các cuộc họp được tổ chức thường xuyên để thảo luận về việc giải quyết các vấn đề cụ thể, để thực hiện những quyết định và giao tiếp giữa các bên khác nhau ( đơn vị chủ nhà sự kiện, nhà tài trợ, cộng đồng chủ nhà……). Công tác quản trị giai đoạn này có thể cần phải xem xét lại giai đoạn lập kế hoạch trước đó khi có thay đổi lớn và cần thiết phải điều chỉnh lại kế hoạch. Ở thời điểm này, nhóm dự án tập trung vào phạm vi dự án và đảm bảo tát cả các kế hoạch tương thích với nhau và tương thích với các mục tiêu tổng thể của sự kiện. Việc quản lý thực hiện dự án sự kiện đòi hỏi tất cả các kỹ năng quản lý truyền thống: tạo động lực thúc đẩy và tập trung vào mục tiêu, làm trung gian giữa cấp trên và cấp dưới, ra quyết định, phân bổ những nguồn lực có giá trị cho các mục đích sử dụng cao nhất, điều chỉnh lại nguồn lực để giải quyết những vấn đề phát sinh…..Ngoài ra, nhà quản lý dự án phải kiểm tra và giám sát chặt chẽ lịch trình, ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng trong dự án sự kiện. Đồng thời, nhà quản trị còn phải đặc biệt lưu ý giải quyết những vấn đề song hành cùng công việc của mỗi nhóm như mâu thuẫn trong tương tác cá nhân, sự  hợp tác và giao tiếp.

Triển khai thực hiện cho tổ chức sự kiện
Triển khai thực hiện cho tổ chức sự kiện

Trong lý thuyết truyền thống về quản trị dự án, bước thứ ba là giai đoạn cuối cùng và liên quan đến bàn giao đơn đặt hàng. Sự kiện không phải là một sản phẩm hữu hình có thể được bàn giao theo cách thức như một tòa nhà. Vì thế, tiến trình quản trị dự án sự kiện có thêm giai đoạn” sự kiện”.

Sự kiện

Đây là giai đoạn khai mạc sự kiện và điều hành diễn biến sự kiện. Không giống như quản lý một dự án kỹ thuật dân dụng, người quản trị dự án sự kiện làm việc suốt thời gian sự kiện diễn ra, cho dù bước này không được coi là một giai đoạn riêng biệt theo lý thuyết truyền thống về quản trị dự án. Đặc trưng công việc quản trị dự án trong suốt thời gian diễn ra sự kiện là:

Tổ chức sự kiện, triển khai thực hiện
Tổ chức sự kiện, triển khai thực hiện

  • Các nhiệm vụ và trách nhiệm có xu hướng gắn kết chặt chẽ với nhau.
  • Khoảng thời gian rất ngắn so với thời gian chuẩn bị trước đó.
  • Dòng người đến với sự kiện tăng nhanh và tăng đột biến, bao gồm sự gia tăng rất đáng kể số lượng nhân viên trong sự kiện và tình nguyện viên, sự tham dự của các bên liên quan, của khán giả và những người tham gia.

Kết thúc sự kiện

Kết thúc sự kiện là giai đoạn cuối cùng của một dự án sự kiện. Dù là bước cuối cùng, nhưng công tác quản trị cũng rất quan trọng. Vì thế, nhà quản trị sự kiện vẫn phải chịu trách nhiệm cho giai đoạn này với một tập hợp công việc khác nhau. Là một ngành công nghiệp tổ chức sự kiện nằm trong bối cảnh của những thay đổi lớn rất nhanh chóng, hiếm khi việc kết thúc đúng kế hoạch. Nếu nhà quản trị sự kiện đưa ra những quyết định thiếu sáng suốt vào lúc này, sự kiện có thể sẽ để lại nhiều tai tiếng. Chẳng hạn, công tác quản trị việc tháo dỡ” Đường hoa Xuân Đà Nẵng” vào ngày mồng 7 tết năm 2013. Nguyên nhân gây ra cảnh lộn xộn và tai tiếng ở giai đoạn kết thúc sự kiện là quyết định của Ban tổ chức cho phép người dân được thu gom hoa của dự án mang về sử dụng theo mụch đích cá nhân, nên đã dẫn đến những hình ảnh rất phản cảm và gây bức xúc trong dư luận suốt thời gian dài sau khi sự kiện kết thúc. Đó là một đáng tiếc cho sự kiện- vốn đã được ngợi ca ở giai đoạn đầu.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn