Triển khai kế hoạch chiến lược, đánh giá, phản hồi tổ chức sự kiện

Triển khai kế hoạch chiến lược trong các mảng hoạt động

  • Triển khai kế hoạch chiến lược trong các kế hoạch hoạt động cụ thể một công cụ quản trị trực tiếp, chi tiết hóa các điểm mốc quan trọng của sự kiện và giúp theo dõi tiến độ thực hiện sự kiện. Nghĩa là bước tiếp theo sau khi kế hoạch chiến lược của sự kiện đã được thống nhất lựa chọn là triển khai chiến lược trong các kế hoạch hoạt động cụ thể ( tài chính, marketing, quản trị nguồn nhân lực và hậu cần….). Quá trình này có thể được thực hiện bởi những phương cách của một tập hợp kế hoạch hoạt động. Việc ứng dụng những bài tập và kỹ thuật quản trị dự án là hữu ích tại thời điểm này trong tiến trình lập kế hoạch chiến lược ( sẽ trình bày chi tiết trong chương 5).

Những kế hoạch hoạt động cần phải được thiết lập cho tất cả các lĩnh vực chủ yếu để đạt được mục đích của sự kiện và thực hiện được chiến lược của sự kiện. Từ đó, những hoạt động trong các lĩnh vực sẽ có thể không giống nhau được triển khai trong các lĩnh vực như marketing, ngân sách, quản trị rủi ro, nhân lực ( nhân viên trả lương và tình nguyện viên), quản lý hành chính và kiểm soát sẽ là kế hoạch chung.

  • Triển khai hoạt động cho một lĩnh vực cần một loạt những mục tiêu nhằm tiến tới xây dựng chiến lược tổng thể cho sự kiện; những kế hoạch hành động; chi tiết hóa phân công nhiệm vụ cho các cá nhân để thực hiện những khía cạnh khác nhau của kế hoạch; quản lý và chỉ huy hệ thống; ngân sách và một sự phân bổ nguồn lực ( tài chính, nhân sự và thiết bị hay dịch vụ hỗ trợ).

Triển khai kế hoạch chiến lược, đánh giá, phản hồi tổ chức sự kiện
Triển khai kế hoạch chiến lược, đánh giá, phản hồi tổ chức sự kiện

Chú ý rằng , phần nhiều là sự tái diễn ( có thể diễn ra định kỳ vào những khoảng thời gian nhất định- có thể thường niên, hai năm/ lần hoặc trong trường hợp một số sự kiện thể thao, tổ chức 4 năm/ một lần. Những kế hoạch thường xuyên có thể được sử dụng trong một số lĩnh vực hoạt động. Những kế hoạch này được tạo ra từ những chính sách, quy tắc và quy trình chuẩn mực nhằm giảm thời gian ra quyết định, bởi việc đảm bảo những trường hợp tương tự được chỉ huy theo cách đã được quyết định và nhất quán:

  1. Những chính sách có thể được xem như là những hướng dẫn cho việc ra quyết định. Chẳng hạn, một sự kiện có thể có chính sách tuyển dụng những người phục vụ đáp ứng những tiêu chí cụ thể. Những tiêu chí này có thể dựa trên sự cấp phép và bảo hiểm. Ngược lại, những chính sách được thực hiện theo những chỉ dẫn chi tiết đã được thiết lập sau đó và được biết như là những thủ tục cần phải thực hiện.
  2. Những thủ tục có thể yêu cầu một người chịu trách nhiệm đối với những người phục vụ được thuê, phải kiểm tra tính hiệu lực của giấy phép của họ và những chứng nhận về bảo hiểm( hãy cẩn thận vì có thể họ photocopy từ sự kiện trước.
  3. Những điều lệ là những tuyên bố bao trùm việc chỉ huy hành động trong những trường hợp cụ thể

Cuối cùng, soạn thảo kế hoạch tổ chức sự kiện bằng văn bản. Mặc dù có ý tưởng tốt về cách mà sự kiện được phát triển và thực hiện, nhưng quan trọng là phải thể hiện những kế hoạch đó ra văn bản. Đây là công việc cần thiết để giúp nhóm thực hiện và các bên liên quan hiểu và chia sẻ về” những gì phải được thực hiện, khi nào thực hiện và ai thực hiện?” Những kế hoạch này cũng là một yêu cầu cần thiết để tìm kiếm, thuyết phục các bên liên quan đầu tư, tài trợ và hỗ trợ cho sự kiện. Thiết lập các kế hoạch phối hợp thực hiện sự kiện là một nhiệm vụ không quá phức tạp, có liên quan đến danh sách các hoạt động chính gắn liền với thời gian va nêu rõ ai sẽ chịu trách nhiệm đảm nhận mỗi phần, để từ đó những người hợp tác sự kiện có thể hiểu rõ thời gian cho phép để hoàn thành tất cả các nhiệm vụ cần thiết và cũng hiểu được trách nhiệm của chính họ. Các kế hoạch hoạt động chính có thể được bao gồm trong kế hoạch thực hiện như sau:

  • Viết/cập nhật các kế hoạch kinh doanh.
  • Xác định các đối tác của sự kiện và những người ủng hộ.
  • Xử phạt/ quyền hạn cho phép.
  • Tuyển dụng và đào tạo.
  • Hoạt động thu hút tài trợ và thời hạn.
  • Giấy phép và vấn đề pháp lý hoặc bảo hiểm.
  • Ngân sách cho các mốc thời gian của sự kiện.
  • Cuộc họp chính- cuộc họp nhóm chỉ đạo/ cuộc họp các nhóm tiểu ban.
  • Xác nhận( những ) địa điểm tổ chức.
  • Đặt chỗ trước hoặc chạy thử chương trình.
  • Mốc thời gian trước/ trong khi diễn ra sự kiện.
  • Thực hiện chiến lược marketing.
  • Hoạt động truyền thông.
  • Dàn dựng sự kiện.
  • Khai mạc sự kiện.
  • Sự kiện” kết thúc” hay tiếp tục diễn ra định kỳ”.
  • Giám sát, đánh giá và báo cáo.

Triển khai kế hoạch chiến lược, đánh giá, phản hồi tổ chức sự kiện
Triển khai kế hoạch chiến lược, đánh giá, phản hồi tổ chức sự kiện

Điều này do chính ban tổ chức sự kiện quyết định, cách mà họ đặt ra kế hoạch hành động sao cho phù hợp với sự kiện, nhưng nó có thể hữu ích cho việc bàn kế hoạch trên cơ sở từng tháng một để giúp xây dựng lịch biểu các nhiệm vụ theo thứ tự cho đến lúc hoàn thành sự kiện. Hãy nhớ rằng, phải xây dựng thời gian dự phòng cho bất kỳ công việc nào không chắc chắn hoàn thành trước một thời điểm cụ thể hoặc cho những công việc có sự ảnh hưởng hay hỗ trợ từ bên ngoài. Sử dụng các cuộc họp nhóm để cập nhật kế hoạch và sau đó hãy chắc chắn rằng tất cả các bản sao được phát cho những người liên quan.

  • Tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của sự kiện, mà hoạch định các kế hoạch hoạt động riêng biêt, chi tiết hơn cho những lĩnh vực làm việc khác nhau hoặc từng” bộ phận”. Ví dụ, có thể có kế hoạch cho marketing, kế hoạch cho sản xuất, kế hoạch gây quỹ…. Đó là phương pháp hữu ích để có thể hiển thị toàn bộ thời gian hoạt động và cũng để có thể phân nó ra thành những phức tạp của kế hoạch hoạt động tổ chức sự kiện bán hàng. Vì vậy, có thể sử dụng phần mềm quản trị dự án để giúp xây dựng kế hoạch, nhưng nếu không sử dụng phần mềm thì một bản hoạt động hay đơn giản là bản kế hoạch hàng tháng cũng là hữu ích.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998