Trang chủ Kỹ năng Tránh 5 sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Tránh 5 sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Xin chào, nhà tổ chức sự kiện tuyệt vời.Vâng, chúng tôi đang nhìn bạn!Chúng tôi đặt cược cho bạn rất vui mừng về ngày / đêm / cuối tuần lớn. Bạn nên. Chúng tôi không có nghi ngờ nó sẽ là tuyệt vời.Nhưng chờ đã … bạn đã quên lập kế hoạch cho một cái gì đó? Hoặc tệ hơn … tất cả mọi thứ sẽ trở nên sai lầm tuyệt vời vào ngày diễn ra sự kiện?Thật tự nhiên khi lo lắng về các tình huống xấu nhất khi sự kiện lớn của bạn đến gần. Chúng tôi hiểu rồi. Điều gì nếu loa chính của bạn gọi trong bệnh? Điều gì nếu thực phẩm có vị như các tông?

Được rồi, hãy hít một hơi thật sâu. Thảm họa sự kiện sử thi là rất hiếm.

Bên cạnh đó, bạn có thể tránh được hầu hết các thảm họa nếu bạn nhận thức được những sai lầm trong kế hoạch sự kiện lớn nhất.

May mắn thay, chúng tôi đã đưa ra một danh sách các lỗi mà các nhà hoạch định sự kiện thường gặp nhất. Chúng tôi không chỉ ở đây để chế nhạo họ, mặc dù. Chúng tôi cũng sẽ giúp bạn không mắc phải những sai lầm này.

Dưới đây là năm sai lầm lập kế hoạch sự kiện tồi tệ nhất và những gì bạn có thể làm để tránh chúng.

Tránh 5 sai lầm khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

1.Không chiếm không gian cần thiết

Sai lầm

  • Bạn nhận được một chút mang đi với quảng cáo sự kiện của bạn. Bạn cũng giỏi về điều đó: Mọi người đang đăng ký hoặc mua vé hàng trăm. Bạn là một ngôi sao nhạc rock tiếp thị!
  • Bây giờ ngày trọng đại đã đến, và bạn đột nhiên thấy mình đang cố ép 5.000 người trong một chiếc xe buýt của một bên. Rất tiếc!

Làm thế nào để tránh nó

Bạn có hai lựa chọn ở đây.

  • Tùy chọn một: Đặt giới hạn tham dự và giới hạn số lượng vé có sẵn. Chỉ cần mỗi trang web bán vé sự kiện cho phép bạn làm chính xác điều đó.
  • Ngay cả khi bạn đang bán các loại vé khác nhau, bạn có thể chọn số lượng tối đa của mỗi loại vé để bán.
  • Gợi ý: Bạn có thể muốn cho phép mọi người đăng ký danh sách chờ. Nếu một số khách hiện tại của bạn hủy, bạn sẽ biết ai quan tâm đến vị trí của họ.
  • Bạn sẽ cần phải khá giỏi trong việc ước tính số lượng người tham dự trước. Nếu bạn đặt một địa điểm lớn nhưng bán quá ít vé, bạn sẽ có một sự kiện nửa vắng với những vị khách bị choáng ngợp.
  • Mặt khác, nếu bạn đặt một địa điểm nhỏ nhưng tạo ra nhiều sự quan tâm, bạn sẽ bỏ lỡ doanh số bán vé thêm và khiến nhiều người thất vọng mà họ không thể tham dự.

Không nên để sự kiện của bạn chiếm quá nhiều những không gian không cần thiết
Không nên để sự kiện của bạn chiếm quá nhiều những không gian không cần thiết

Tùy chọn hai: Không đặt mũ tham dự sự kiện của bạn và sẵn sàng thay đổi địa điểm nếu cần. Điều này là khó khăn hơn để quản lý, nhưng nó chắc chắn là có thể làm được.

  • Bạn sẽ muốn có một vài địa điểm tiềm năng ở chế độ chờ. Hãy chắc chắn rằng bạn biết ngày giới hạn cho mỗi trong số này – khi nào là ngày cuối cùng tuyệt đối để đặt chúng?
  • Bây giờ chọn ngày cắt sớm nhất. Đây là ngày “RSVP trước” bạn sẽ cần liên lạc với những người tham dự.
  • Tất nhiên, cuộc sống thực tế hiếm khi được cắt sạch này. Mọi người có thể quên đăng ký đúng giờ hoặc địa điểm có thể thay đổi chính sách của họ.
  • Nhưng nếu bạn theo dõi chặt chẽ những ngày này và giữ cho các tùy chọn của bạn mở, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn để đặt một địa điểm phù hợp với số lượng khách thực tế.

2.Không có kế hoạch thiết lập vào ngày diễn ra sự kiện

Sai lầm

Bạn đã hình dung chi tiết sống động tất cả những vị khách vui vẻ hòa mình vào sự kiện của bạn, ăn đồ ăn nhẹ ngon miệng và lắng nghe một dàn nhạc sống. Thật tuyệt vời!

Thật không may, những gì bạn chưa hình dung chỉ là công ty phục vụ mất bao lâu để dỡ đồ ăn nhẹ. Hoặc chính xác làm thế nào bạn có được 73 nhạc sĩ và nhạc cụ của họ bên trong. Nghiêm túc mà nói, bạn đã bao giờ nhìn thấy một tuba? Nó rất lớn!

Làm thế nào để tránh nó

Câu trả lời ngắn gọn là: Lên kế hoạch trước. Điều đó thật tuyệt và mơ hồ, phải không? Đây là những gì có nghĩa trong thực tế:Kiểm tra địa điểm. Ghé thăm địa điểm và đặt câu hỏi quan trọng. Có một thang máy?

  • Xe phục vụ có thể lái xe đến lối vào nhà bếp không? Bạn sẽ cần nhiều người hơn để điều khiển các cánh cửa?
  • Các nhạc sĩ có cần phải tụng những câu thần chú cổ xưa để mở một lối đi bí mật lên sân khấu không? Đặt mình vào vị trí của nhân viên và lường trước mọi rào cản.

Hỏi dự toán. Đoán xem cái gì? Các công ty phục vụ đã làm điều này trước đây. Dàn nhạc cũng vậy. Yêu cầu tất cả các bên ước tính thời gian họ sẽ cần để thiết lập mọi thứ trong ngày. Sau đó thêm một bộ đệm vào ước tính của họ – chỉ trong trường hợp.

  • Làm một chạy khô. Nếu bạn có thể, hãy chạy khô trước sự kiện. Có nhiều nhà cung cấp thực tế xuất hiện và thực hiện các bước thiết lập.
  • Bằng cách này, mọi người sẽ biết những gì mong đợi và những trở ngại nào có thể xảy ra.
  • Cấp, chạy khô không phải lúc nào cũng có thể. Địa điểm có thể được đặt đầy đủ và đội phục vụ có thể có khách hàng khác.
  • Nhưng đó chắc chắn là một mục tiêu đáng giá để nhắm đến.

Muốn thêm?

  • Mặc dù danh sách kiểm tra thiết lập sự kiện, kế hoạch tổ chức sự kiện này được thực hiện với ý tưởng của các điều phối viên địa điểm.
  • Nhưng đây là điểm khởi đầu hữu ích cho tất cả các nhà hoạch định sự kiện. Nếu bạn đang tự hỏi làm thế nào một chạy khô có thể trông, đây là một số ví dụ.

Không có kế hoạch thiết lập vào ngày diễn ra sự kiện, sai lầm nên tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện
Không có kế hoạch thiết lập vào ngày diễn ra sự kiện, sai lầm nên tránh khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện

3.Không xác nhận với nhà cung cấp

Lỗi lầm

  • Bạn đã nói chuyện với tất cả các nhà cung cấp và đảm bảo một số ưu đãi lớn về phục vụ, giải trí và bóng bay tiệc tùng.
  • Bạn đã sẵn sàng!Ngoại trừ … Balloonz4U có nói rằng họ có thể cung cấp tới 2.000 quả bóng bay hay họ đã xác nhận rằng họ sẽ có mặt tại địa điểm của bạn vào lúc 9 giờ với chính xác 1.762 quả bóng bay màu vàng có hình giống như Homer Simpson?
  • Bạn đã ký hợp đồng thực tế với diễn viên hài nổi tiếng đó? Là những câu hỏi tu từ làm bạn căng thẳng?

Làm thế nào để tránh nó

  • Giữ tổ chức. Bạn sẽ tung hứng nhiều thứ, không ít trong số đó là hợp đồng và xác nhận từ các nhà cung cấp, địa điểm, và nhiều vấn đề khác..
  • Giữ một danh sách các nhà cung cấp tiềm năng để giúp bạn theo dõi các cuộc đàm phán đang diễn ra như thế nào.
  • Đảm bảo chỉ định các chi tiết chính như số lượng giao hàng, ngày giờ chính xác, v.v. Yêu cầu xác nhận bằng văn bản sau khi bạn đạt được thỏa thuận.
  • Bây giờ bạn có thể chuyển nhà cung cấp từ “tiềm năng” sang “xác nhận” một cách an toàn.
  • Nếu bạn đang tổ chức một sự kiện thay mặt cho khách hàng, hãy đảm bảo họ đăng xuất trên chương trình và các nhà cung cấp riêng lẻ.
  • Cách tiếp cận tốt nhất là lên lịch trình hướng dẫn với cả khách hàng và nhà cung cấp để làm rõ những gì phải được thực hiện và nhận tiền mua của họ.
  • Bạn muốn tất cả mọi người trên cùng một trang.
  • Ngay cả khi bạn đã thực hiện tất cả các điều trên, luôn luôn nên kiểm tra kỹ với mỗi nhà cung cấp một vài ngày trước sự kiện.
  • Gửi email hoặc gọi nhanh để biết mọi thứ đang tiến triển như thế nào và liệu bạn có thể làm gì từ phía bạn không.
  • Bạn có thể đi qua như một chút thúc đẩy, nhưng điều đó tốt hơn là bị mắc kẹt với những quả bóng bay sai. Phải không?

Muốn thêm?

  • Sử dụng danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện để đảm bảo tất cả các địa điểm phải có. Bạn cũng có thể tìm thấy các công cụ trực tuyến giúp bạn giữ mọi thứ ngăn nắp.
  • Nhiều trong số này đặc biệt phù hợp để quản lý các sự kiện và tránh những sai lầm trong kế hoạch sự kiện tồi tệ nhất.
  • Đây là một hướng dẫn hữu ích cho phần mềm lập kế hoạch miễn phí để giúp lập kế hoạch sự kiện của bạn.

4.Không theo dõi sau sự kiện

Lỗi lầm

  • Mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch. Dàn nhạc đã có một sự hoan nghênh nhiệt liệt. Thức ăn rất hoàn hảo.
  • Bong bóng Homer Simpson của bạn rất thực tế đến nỗi mọi người cứ cố gắng nói chuyện với họ.
  • Và rồi … không có gì. Không ai nghe thấy một từ khác từ bạn. Các nhà cung cấp tự hỏi nếu bạn hài lòng với dịch vụ của họ.
  • Các khách muốn biết nếu bạn có một số sự kiện thú vị khác sắp tới. Nhưng bạn đã biến mất trong không khí mỏng manh như một ninja trong một bộ phim thập niên 80. Bạn đã đi đâu?

Làm thế nào để tránh nó

  • Ngay cả khi bạn sẽ không bao giờ lên kế hoạch cho một sự kiện khác, đó là phép lịch sự phổ biến để theo dõi với khách và nhà cung cấp để nói lời cảm ơn.
  • Bạn sẽ để lại ấn tượng tốt khi là một nhà tổ chức sự kiện.
  • Nếu bạn sẽ tổ chức các sự kiện khác trong tương lai, việc không theo dõi là một sai lầm tốn kém.
  • Đó là một cơ hội bị bỏ lỡ để nâng cao danh tiếng của bạn và khuyến khích khách mời xuất hiện cho sự kiện tiếp theo của bạn.

Muốn thêm?

  • Nó sẽ khá dễ dàng để có được những người tham dự trong quá khứ để hiển thị cho điều lớn tiếp theo của bạn. Bạn chỉ cần biết làm thế nào để thu hút họ.
  • Đây là một bài viết tuyệt vời về việc đưa người tham dự của bạn trở lại một lần nữa.
  • Nếu bạn có kế hoạch sử dụng các chiến dịch email để tiếp thị các sự kiện trong tương lai của mình, bạn có thể chọn từ một số lượng lớn các công cụ để tự động hóa tiếp thị qua email.

5. Không có “Kế hoạch B”

  • Shiitake xảy ra. Chúng ta đều biết điều này. Tuy nhiên, khi nói đến sự kiện của riêng bạn, bạn chắc chắn rằng không có gì xấu có thể xảy ra với bạn.
  • Rốt cuộc, bạn đã lên kế hoạch cho tất cả mọi thứ vào bức thư!
  • Nhưng bây giờ, vì Murphy và luật pháp tồi tệ của anh ta, mọi thứ đã đi sai.
  • Đã đến lúc phủi bụi kế hoạch dự phòng đó! Bạn có một kế hoạch dự phòng, phải không? Oh…

Làm thế nào để tránh nó

  • Hy vọng cho điều tốt nhất, lên kế hoạch cho điều tồi tệ nhất. Nghe có vẻ quen? Nó nên; một trong những người bạn của bạn có thể đã đăng nó trên Facebook gần đây, cùng với các trích dẫn động lực khác.
  • Mặc dù thật tuyệt khi có niềm tin vào thành công của sự kiện, nhưng cũng thật thông minh khi chuẩn bị trong trường hợp mọi thứ không hoàn thành. Luôn có kế hoạch dự phòng.
  • Hãy nghĩ về bất kỳ điều bất ngờ xấu tiềm ẩn nào và tự hỏi bạn sẽ làm gì nếu chúng xảy ra. Bạn có một máy tính xách tay với hàng giờ nhạc cổ điển được ghi âm trước trong trường hợp toàn bộ dàn nhạc bị bệnh?
  • Hãy đưa ra một kế hoạch cho bất kỳ sự vắng mặt hoặc hủy bỏ. Lập danh sách các nhà cung cấp sao lưu mà bạn có thể gọi trong trường hợp các nhà cung cấp chính của bạn làm bạn thất vọng.
  • Tốt nhất, bạn nên sẵn sàng cứu vãn hầu hết các tình huống xấu.
  • Hãy nhớ rằng bạn sẽ hiếm khi – nếu có – phải dùng đến các tùy chọn dự phòng của mình.
  • Nhưng có một “Kế hoạch B” là sự khác biệt giữa việc chuyển sang chế độ hoảng loạn và biết chính xác phải làm gì nếu mọi thứ sáng tỏ.
  • Đừng bao giờ rời xa bản thân mà không có lựa chọn.

Không nên có những kế hoạch B, khi tổ chức một sự kiện
Không nên có những kế hoạch B, khi tổ chức một sự kiện

Muốn thêm?

  • Hướng dẫn này để lập kế hoạch dự phòng cho các sự kiện nêu bật những rủi ro chính mà bạn có thể muốn xem xét.
  • (Chúng có thể được chia thành năm nhóm: thể chất, nhóm, pháp lý, kỹ thuật và chính trị.)
  • Đây là một bài viết khác nhấn mạnh sự cần thiết phải luôn có kế hoạch dự phòng trong kế hoạch sự kiện.

Bây giờ bạn đã biết những sai lầm trong kế hoạch sự kiện lớn nhất, bạn đã sẵn sàng để biến sự kiện của chính mình thành công lớn. Và bạn chắc chắn sẽ không tự mình mắc phải những sai lầm khi lập kế hoạch. Đúng?

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

Sự kiện mới tổ chức gần đây

093 885 9998 Đăng ký tư vấn