Tổ chức sự kiện, quản trị sự kiện

Cơ hội nghề nghiệp

Sự kiện là một ngành đang phát triển với tốc độ nhanh chóng và tạo nhiều cơ hội việc làm mới. Nhu cầu tăng thêm lao động cho sự kiện chỉ diễn ra trong ngắn hạn, nên thông thường nhà quản trị sự kiện có xu hướng sử dụng các nhân viên hiện có của họ nhiều hơn là tuyển thêm các nhân viên mới. Nhân viên hiện có, có thể cho tạm ngừng các công việc hiện tại và giao các nhiệm vụ khác cho phù hợp với nhu cầu có tính mùa vụ hoặc yêu cầu họ làm thêm giờ. Dù vậy, không thể phủ nhận vai trò sự kiện đối với việc tạo việc làm cho cộng đồng, đặc biệt đối với các sự kiện lớn- có thể tạo việc làm đáng kể trong giai đoạn xây dựng, và thực hiện sự kiện: Sự kiện Cup Mỹ Auckland vào năm 2000, ước tính đã tạo ra 1.470 việc làm mới trong lĩnh vực xây dựng, kinh doanh dịch vụ lưu trú, vận chuyển đường biển và các hoạt động liên quan ( Scott, 2003). Lễ hội bia 2.000 tại Munich, đã tạo việc làm cho khoảng 12.000 người, mang lại 0,7 tỷ Euros, với khoảng 5,5 triệu lượt khách đến tham gia sự kiện trong vòng 16 ngày.

Tổ chức sự kiện,quản trị sự kiện
Tổ chức sự kiện,quản trị sự kiện

Những cơ hội việc làm sự kiện tạo ra thường tập trung ở các thành phố lớn và thuộc các tổ chức có liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến sự kiện: Một nghiên cứu quốc gia tại Úc, thực hiện trên trang Web với hơn 100 quảng cáo tuyển dụng cho thấy, những tổ chức có nhu cầu tuyển dụng tập trung tại thành phố Sydney (54%), trong số đó phổ biến nhất là các công ty sự kiện ( 26%) tiếp đến, ngành công nghiệp khách sạn và khu nghỉ dưỡng ( 13%), các tổ chức phi lợi nhuận (8%), công ty quản lý tài chính (6%) và các cơ quan chính phủ bao gồm cả chính quyền địa phương chiếm khoảng 5%.

Tùy theo quy mô của sự kiện, số lượng nhân sự tham gia thường có sự khác biệt. Có thể chỉ vài người ( những sự kiện nhỏ như sự kiện gia đình, hội thảo cấp công ty….), nhưng cũng có thể lên đến hàng trăm, thậm chí tới hàng ngàn người ( các sự kiện lớn hay cực lớn mang tầm quốc gia hay quốc tế). Nguồn nhân lực cho tổ chức sự kiện ( thường tổ chức các sự kiện đặc biệt), các nhóm chuyên gia tổ chức sự kiện trong các tổ chức hay các nhóm dự án. Tùy theo quy mô và tính chất chuyên nghiệp của công ty tổ chức sự kiện, cơ cấu chức danh nguồn nhân tổ chức sự kiện có thể có những thay đổi:

Với một công ty tổ chức sự kiện ở quy mô vừa phải, hay một nhóm tổ chức sự kiện, có thể có các vị trí quan trọng như sau:

  • Quản trị sự kiện ( Event manager/ Event planner): Là chức danh giữ vị trí tổng điều hành sự kiện, với trách nhiệm lập kế hoạch và quản lý toàn bộ sự kiện từ xây dựng kế hoạch cho đến các hạng mục sản xuất, các hạng mục thuê mướn và quản lý rủi ro, phân công nhân sự và những vấn đề sau sự kiện.
  • Giám sát viên ( Event leader/ Event supervisor): Chức danh này có nhiệm vụ phụ trách hậu cần, cung ứng khách hàng, điều phối đón tiếp khách…
  • Nhân viên ( Event executive): Đây là những người đảm nhận từng loại công việc cụ thể, dưới sự phân công của các nhà quản lý sự kiện.
  • Cộng tác viên/ tình nguyện viên ( Helper/ Volunteer): Những người có thể được thuê hay mời tham gia, làm việc theo thời vụ cho mỗi dự án sự kiện.

Đối với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, ngoài những vị trí có tính phổ quát như bộ phận nhân sự, bộ phận tài chính kế toán, những vị trí cơ bản nhất có tính đặc trưng của tổ chức sự kiện gồm:

  • Quản trị sự kiện ( Event Managerh/ Planner): Vị trí này có trách nhiệm lập kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp toàn bộ sự kiện; tổng quản lý nguồn lực và tổng quản lý kế hoạch tác nghiệp.
  • Điều phối viên ( Coordinator): Có trách nhiệm kiểm soát toàn bộ sự kiện nhằm đảm bảo việc điều hành có hiệu quả và chất lượng tốt nhất có thể.
  • Nhân viên bộ phận khách hàng ( Account): Có trách nhiệm chăm sóc khách hàng cả trước, trong và sau sự kiện; duy trì dữ liệu của nhà cung cấp dịch vụ, khách mời, nhà tổ chức, nhà tài trợ, đối tác, khách hàng…..
  • Nhân viên các bộ phận sáng tạo ( Creative), Thiết kế ( Design) và trang trí ( Decor): Chịu toàn bộ trách nhiệm về thiết kế ý tưởng, thực hiện và phối hợp cùng với các bộ phận khác để thực hiện các giải pháp tối ưu nhất, phù hợp với mong muốn của đơn hàng.
  • Nhân viên bộ phận Hậu cần ( Logistics) và bộ phận Cơ sơ vật chất- Kỹ thuật ( Infrastructure and Techniacl): Bộ phận này có nhiệm vụ hiện thực hóa ý tưởng sự kiện, bao gồm tổ chức, lập kế hoạch và triển khai các nguồn lực để một sự kiện diễn ra và kết thúc một cách hiệu quả.

Để thành công trong tìm việc, trước hết, các ứng viên phải làm rõ những kiến thức đối với công việc sẽ làm; những kỹ năng, cách thức để hoàn thành công việc hiệu quả; thái độ, các tố chất cá nhân và những mối quan tâm mà mỗi cá nhân tạo ra. Tiếp đến, là sự phù hợp các kiến thức và kỹ năng đó với yêu cầu của nhà tuyển dụng tiềm năng. Các ứng viên cần phải tạo ra giá trị, phải chủ động với thay đổi và rủi ro, phải phát triển quan hệ và trao đổi giá trị. Có rất nhiều chức danh về tổ chức sự kiện, nhà tuyển dụng thường tìm kiếm một kết hợp giữa kiến thức, kỹ năng và thái độ. Do đó, người có ý định tìm việc có thể được mời đến để xem xét các vị trí để thực hiện những bước quan trọng đầu tiên hướng một nghề tổ chức sự kiện lễ khánh thành thích thú và bổ ích.

Quản trị sự kiện trong tổ chức sự kiện
Quản trị sự kiện trong tổ chức sự kiện

 Về phẩm chất 

 Động cơ tích cực, nhiệt huyết:

  • Đây là yếu tố thể hiện thái độ với công việc. Bất kỳ nghề nào, công việc nào, nếu người thực hiện thiếu động cơ tích cực, thiếu nhiệt huyết thì khó thành công. Đặc biệt, đối với nghề tổ chức sự kiện là nghề hấp dẫn nhưng nhiều thách thức. Đây là công việc rất vất vả, do bị ràng buộc về thời gian, một khi dự án sự kiện được triển khai, nhà tổ chức phải làm việc hết mình, có những thời điểm, họ phải làm việc bất kể thời gian, không có ngày lễ, ngày nghỉ, nên động cơ tích cực và nhiệt huyết là yếu tố tiên quyết.

Tính kiên trì và năng động:

  • Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ dẻo dai, có khả năng chịu được áp lực cao về công việc và phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Thực tế cho thấy, từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, đằng sau vẻ ngoài trầm tĩnh của những nhà tổ chức sự kiện mà công chúng quan sát được sự căng thẳng cao độ về thần kinh để dự trù và xử lý rất nhiều ” sự cố”. Ví dụ : các nhân vật chính của sự kiện đến muộn giờ hoặc họ phải đối mặt với những thay đổi bất thường của thời tiết hay sự hỗn loạn của đám đông… Ở Việt Nam, việc tổ chức sự kiện ngoài trời như lễ khởi công, khánh thành, thi đấu thể thao thường gặp phải rất nhiều khó khăn, đòi hỏi những người tổ chức sự kiện phải luôn có những quyết định ứng phó thích hợp.

Năng lực sáng tạo

  • Sản phẩm sự kiện là sáng tạo, được khởi đầu bằng ý tưởng và không chấp nhận sự rập khuôn máy móc. Đây là yếu tố tạo sự khác biệt của các sự kiện, đảm bảo tính cạnh tranh của sự kiện để thu hút người tham gia và công chúng tham quan. Nên người tổ chức sự kiện phải là người có năng lực sáng tạo. Ngoài các sự kiện đặc biệt là lễ hội truyền thống, nảy sinh từ chính nhu cầu tâm linh và nhu cầu giải trí của người dân, có khả năng thu hút mạnh mẽ số lượt người đến với lễ hội, phần lớn các sự kiện khác phải tạo được sự long trọng, sự náo nhiệt và sự khác biệt để thu hút đông đảo người tham gia và khách tham quan. Ngoài ra, sự sáng tạo của của nhà tổ chức sự kiện sẽ giúp tăng hiệu suất, tối ưu hóa quy trình làm việc.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998