Trang chủ Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Tổ chức sự kiện, lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện

Tổ chức sự kiện, lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện

 Khái niệm, phân loại và vai trò kế hoạch trong tổ chức sự kiện

    Khái niệm và phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện 

         Khái niệm lập kế hoạch sự kiện

  • Theo nghĩa đơn giản nhất, lập kế hoạch sự kiện được hiểu là quá trình xác lập những kết quả cuối cùng ( mục tiêu sự kiện) và những phương tiện để đạt được những mục tiêu đó. Để tạo ra được một sự kiện, nhà tổ chức sự kiện phải thực hiện một tập hợp các hoạt động, các nhiệm vụ, thuộc nhiều mảng hoạt động khác nhau và chịu sự chi phối của nhiều yếu tố. Để tránh chồng chéo, gây lãng phí, thậm chí có thể sự kiện không thành công, các hoạt động, các nhiệm vụ đó cần phải sắp xếp theo trình tự để đạt mục tiêu đề ra.

 Phân loại kế hoạch trong tổ chức sự kiện

  • Các kế hoạch trong tổ chức roadshow có thể được phân loại theo một số tiêu thức khác nhau. Sau đây đề cập đến tiêu thức phân loại phổ biến nhất:
  • Dựa theo cấp kế hoạch, kế hoạch trong tổ chức sự kiện có hai loại, kế hoạch chiến lược và kế hoạch chức năng. Hai loại kế hoạch này khác nhau về thời gian, phạm vi hoạt động và mức độ chi tiết: Trước hết, thời gian, kế hoạch chiến lược thường từ hai năm trở lên trong khi đó kế hoạch tác nghiệp từ một năm trở xuống ( Thu Hà và cộng sự , 2008); về phạm vi hoạt động, kế hoạch chiến lược bao gồm các mảng hoạt động lớn, liên quan đến tương lai của sự kiện, trong khi đó kế hoạch tác nghiệp chỉ có phạm vi hạn hẹp trong một mảng cụ thể nào đó; về mức độ cụ thể, các mục tiêu chiến lược thường cô động và tổng thể ( thiên về định tính), trong khi đó, các mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp thường cụ thể( thiên về định lượng ).
  • Dựa theo mảng hoạt động, có kế hoạch hậu cần, kế hoạch truyền thông, kế hoạch nhân lực, kế hoạch ngân sách, kế hoạch ứng phó rủi ro…..
  • Dựa theo tiến trình thực hiện sự kiện, có kế hoạch chuẩn bị, kế hoạch dàn dựng, kế hoạch đón tiếp khách và khai mạc, kế hoạch điều hành diễn biến sự kiện, kế hoạch bế mạc, kế hoạch đánh giá và kết thúc sự kiện……
  • Kế hoạch truyền thông Cuộc thi Dù bay Quốc tế Đà Nẵng 2013

Tổ chức sự kiện, lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện
Tổ chức sự kiện, lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện

Tóm lại, có nhiều loại kế hoạch, việc lựa chọn kế hoạch nào phụ thuộc vào loại sự kiện, mục đích và các điều kiện cụ thể của mỗi sự kiện. Ví dụ như, một sự kiện cá nhân thì chỉ cần lập kế hoạch tổ chức thực hiện, nhưng một sự kiện lớn tái diễn và đã trở thành sản phẩm cho điểm đến, cần phải lập kế hoạch chiến lược. Hay một sự kiện của tổ chức thì không cần phải lập kế hoạch chiến lược cho nó, nhưng đứng trên góc độ là chuỗi sự kiện của tổ chức, thì lập kế hoạch chiến lược là vô cùng cần thiết. Cần lưu ý rằng, dù là kế hoạch thuộc loại nào thì yêu cầu kế hoạch có tính khả thi.

Vai trò kế hoạch trong tổ chức sự kiện

Tại sao phải lập kế hoạch cho sự kiện?

Theo Hannagan ( 1998), vai trò chính của lập kế hoạch cho sự kiện gồm:

  • Tạo ra một tập hợp các phương án chiến lược để cân nhắc lựa chọn.
  • Giúp xác định và giải quyết các nảy sinh để giảm rủi ro cho sự kiện.
  • Củng cố vị thế cạnh tranh của sự kiện

Để sắp xếp một cách hiệu quả các công việc trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản trị sự kiện cần nắm chắc những yếu tố, mà trọng tâm là điều khiển và đánh giá quy trình, phối hợp những quyết định trong tất cả mọi lĩnh vực để phát triển và truyền đạt mục tiêu các sự kiện, thôi thúc và khuyến khích những người có trách nhiệm đối với việc thực hiện những thành phần khác nhau của kế hoạch. Lưu ý rằng, nếu ” kế hoạch” được xem như là một công cụ quảng trị, để đảm bảo sự thành công cho sự kiện, thì việc tổ chức thực hiện kế hoạch liên quan đến một số thước đo về nguyên tắc được các nhà quản trị sự kiện xác lập. Theo đó, Thompson ( 1997), Hannagan ( 1998), Johnaon và Scholes ( 1999), đã cảnh báo với các nhà quản trị sự kiện rằng, tổ chức thực hiện kế hoạch phải linh hoạt với mỗi hoàn cảnh thay đổi, tránh tình trạng thực hiện kế hoạch một cách quá cứng nhắc, nghĩa là:

  • Giải quyết hài hòa quyết định tiểu tiết với quyết định chiến lược.
  • Kế hoạch chỉ là những tài liệu định hướng ban đầu. Trong triển khai thực hiện, cần thường xuyên trao đổi và có những điều chỉnh phù hợp.

Tóm lại, kế hoạch có vai trò rất lớn đối với sự thành công của sự kiện. Kế hoạch giúp nhà tổ chức sự kiện biết phương hướng hoạt động trong tương lai, giảm rủi ro do tác động từ môi trường bên ngoài, tránh sự chồng chéo công việc gây ra sự lãng phí nguồn lực. Kế hoạch thiết lập nên những tiêu chuẩn và là thước đo để kiểm tra hoạt động tổ chức sự kiện đạt hiệu quả cao. Kế hoạch là thước đo để kiểm tra hoạt động tổ chức sự kiện đạt hiệu quả cao. Kế hoạch là công cụ hữu ích trong việc thực hiện tốt sự phối hợp hoạt động giữa các thành viên trong nhóm tổ chức sự kiện.

 Thiết kế ý tưởng sự kiện

  • Sự kiện, ngày càng trở nên chuyên nghiệp, thu hút sự tham gia và hỗ trợ ngày càng nhiều của các thành phần chính quyền, đoàn thể và các bên liên quan khác. Sự kiện bây giờ không chỉ đáp ứng nhu cầu của khán giả mà nó phải bao quát cả số lượng lớn những yêu cầu khác như những mục tiêu và quy định của chính quyền, những đòi hỏi về truyền thông đại chúng, các nhu cầu của nhà tài trợ và kỳ vọng của cộng đồng. Những người và những tổ chức có sự  quan tâm chính đáng đến tác động của một sự kiện được biết đến như là những bên liên quan trong sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cần nắm rõ các bên liên quan và các mối liên hệ giữa họ. Bởi vì, họ có vai trò quyết định đối với sự  thành công của sự kiện.

Các bên liên quan trong tổ chức sự kiện

  • Các bên liên quan trong tổ chức sự kiện là các thành viên có liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp tới sự thành công của sự kiện, đó là nhà tổ chức sự kiện/ nhà quản trị sự kiện, tổ chức chủ nhà, cộng đồng chủ nhà, nhà tài trợ, tư vấn giám sát/ thiết kế và dàn dựng sự kiện, truyền thông, người thực hiện, khán giả….. Để sự kiện thành công, một giám đốc phải có khả năng nhận biết được các bên liên quan trong sự kiện và quản lý nhu cầu cá nhân của họ mà đôi khi bị chồng chéo và xung đột với nhau. Trên góc độ tác động của sự kiện, thì sự thành công của nó sẽ được xem xét trên sự hài hòa giữa nhu cầu, kỳ vọng và lợi ích cạnh tranh của một tập hợp những bên liên quan khác nhau. Vì thế, khi được hỏi về lý do tạo nên sự thành công của Thế Vận Hội Sydney, ông trưởng ban tổ chức sự kiện này đã trả lời rằng, nhờ vào sự hợp tác và quản lý hiệu quả một số lớn các bên liên quan khác nhau trong sự kiện.

Tổ chức sự kiện, lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện
Tổ chức sự kiện, lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện/ nhà quản trị sự kiện là những người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp- họ có thể được tổ chức chủ nhà thuê trực tiếp hoặc trên cơ sở hợp đồng như một khách hàng. Cũng có thể nhà quản trị sự kiện là nhân viên chính thức của đơn vị chủ nhà sự kiện hoặc họ làm việc theo hợp đồng, nếu sự kiện được thuê người tổ chức; là trường hợp tổ chức chủ nhà tự đứng ra tổ chức sự kiện cho mình. Nhiều công ty lớn ở Mỹ như Coca Cola, công ty kẹo Brach, IBM, Xerox, có riêng một bộ phận để tổ chức sự kiện. Các sự kiện do chính tổ chức chủ nhà tổ chức thường là các sự kiện nhỏ, ít có ảnh hưởng lớn đến chúng. Tại Việt Nam, phần lớn các công ty quảng cáo,các khách sạn, các trung tâm hội nghị….. chuyên thực hiện tổ chức sự kiện.

  • Nhà tổ chức sự kiện và đơn vị chủ nhà phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về các vấn đề liên quan đến sự kiện.

Đơn vị chủ nhà của sự kiện 

  • Sự kiện đã trở thành một phần của môi trường văn hóa, sự kiện có thể được tạo ra bởi bất kỳ bộ phận nào từ cơ quan, ban ngành của chính quyền, các tổ chức/ đoàn thể hay cộng đồng. Dù sự kiện bắt nguồn đâu thì cũng cần xác định bản chất của đơn vị chủ nhà/ tổ chức chủ nhà của sự kiện.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn