Tổ chức sự kiện là gì?

Những năm gần đây, dịch vụ tổ chức sự kiện vẫn luôn phát triển không ngừng và ngày càng khẳng định được vị thế của mình trong ngành dịch vụ nói chung, là một trong những lựa chọn hàng đầu của các bạn trẻ năng động, có sức sáng tạo và đam mê thể hiện mình. Bạn đang tìm hiểu tổ chức sự kiện là gì?

  • Vậy bạn có tự tin rằng mình hoàn toàn hiểu rõ nghành dịch vụ hiện đang rất hot này hay không?Hãy để Á Châu giúp bạn hiểu hơn về ngành dịch vụ tổ chức sự kiện thông qua các thông tin hữu ích dưới đây nhé.

SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Trước khi tìm hiểu công việc tổ chức sự kiện, trước hết ta phải hiểu khái niệm của sự kiện.Sự kiện có thể được hiểu là các hoạt động có chủ đích diễn ra tại một thời điểm nhất định, tại một địa điểm nhất định, tập trung ý tưởng và nguồn lực để truyền đạt một thông điệp xác định nào đó, tạo sự chú ý và thu hút sự quan tâm của các đối tượng tham gia.

  • Đó có thể là các hoạt động có ý nghĩa trọng đại được truyền thông và xã hội quan tâm như World Cup, SEA Games, các cuộc thi hoa hậu…; cũng có thể là các sự việc mang ý nghĩa cá nhân, gia đình, cộng đồng nhỏ hẹp, gắn với đời sống thường ngày và phong tục tập quán như đám cưới, sinh nhật, đám ma…; hoặc các hoạt động liên quan đến hoạt động thương mại và marketing của các doanh nghiệp như hội nghị hội thảo, giới thiệu sản phẩm, lễ khai trương khánh thành, hội chợ, triển lãm…

Tổ chức sự kiện là gì, một sự kiện hội chợ giới thiệu sản phẩm
Tổ chức sự kiện là gì, một sự kiện hội chợ giới thiệu sản phẩm

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ?

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực văn hóa, thể thao, thương mại, kinh doanh, giải trí,… thông qua các hình thức hội thảo, hội nghị, hội chợ, triển lãm, tiệc,… nhằm gửi gắm thông điệp mà người tổ chức sự kiện muốn công chúng cũng như khách hàng của mình nhận thức được.

  • Trong quá trình tổ chức sự kiện, các đơn vị có trách nhiệm thực hiện phải theo sát và hoàn thành các phần của sự kiện diễn ra suôn sẻ, từ việc hình thành ý tưởng ban đầu cho đến khi nó kết thúc.

Tất bật chuẩn bị cho một lễ cưới
Tất bật chuẩn bị cho một lễ cưới

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ, CÁC LOẠI HÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

  • Tổ chức sự kiện bao hàm rất nhiều các lĩnh vực trong đời sống, do đó các loại hình tổ chức sự kiện cũng hết sức đa dạng. Phân loại theo mục đich, các sự kiện không nằm ngoài 4 loại sau
    Sự kiện kỉ niệm: là những sự kiện lễ hội hoặc những sự kiện xã hội nhằm mục đích kỉ niệm, bao gồm các lễ hội truyền thống, kỷ niệm ngày thành lập, sinh nhật, đám cưới,…
    Sự kiện giáo dục: là những sự kiện được tổ chức nhằm mục đích huấn luyện, truyền đạt những thông tin mang tính giáo dục đối với người tham dự, gồm có hội nghị, hội thảo, lễ tốt nghiệp, lễ phát bằng,…
    Sự kiện tiếp thị: là những sự kiện được tổ chức nhằm thu hút sự chú ý và thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc sử dụng dịch vụ, bao gồm các hội chợ, giới thiệu sản phẩm, lễ khánh thành, khai trương…
    Sự kiện khen thưởng, tri ân: là những sự kiện nhằm mục đích tôn vinh, thể hiện lòng kính trọng đối với những đóng góp của một cá nhân, tập thể, ví dụ như lễ tưởng niệm, các lễ trao giải,…

Một buổi hội thảo
Một buổi hội thảo

TỔ CHỨC SỰ KIỆN LÀ GÌ,QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

1.Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp những nội dung sau:

1.1.Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

  • Tìm hiểu về nguyện vọng của người đầu tư tổ chức sự kiện cũng như loại hình sự kiện mà họ muốn tổ chức
    Nghiên cứu các yếu tố có thể tác động đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân sự, các yếu tố ngoại cảnh,…
    Lên ý tưởng và kế hoạch cụ thể cho sự kiện, lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức sự kiện, quy trình diễn ra sự kiện,…
    Quảng bá cho sự kiện
    Đề ra các phương án dự phòng cho sự kiện

Tổ chức RoadShow, giúp quảng bá cho sự kiện
Tổ chức RoadShow, giúp quảng bá cho sự kiện

1.2.Giai đoạn thực hiện sự kiện:

  • Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện
    Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện
    Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện
    Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện
    Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện
    Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới
    Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:
    Xúc tiến và quảng bá sự kiện
    Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện
    Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện
    Chăm sóc khách hàng

TẠI SAO NÊN TÌM ĐẾN CÁC CÔNG TY TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP?

Có rất nhiều những doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình đứng ra tổ chức các sự kiện với suy nghĩ rằng sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức.
Tuy vậy, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy rằng bạn nên tìm đến những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thay vì tự mình đứng ra tổ chức:

  • Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chắc chắn sẽ làm tốt hơn bạn từ việc xây dựng ý tưởng, lên kế hoạch cho sự kiện cũng như điều hành sự kiện, bởi vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành này. Việc này sẽ đảm bảo giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh trong quá trình tổ chức sự kiện mà những người không chuyên như bạn hầu như khó có thể xử lí kịp.
  • Kỳ thực hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức rất nhiều, bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thược trong ngành, giúp bạn tìm được các dịch vụ chuyên nghiệp với mức giá ưu đãi hơn nhiều so với việc bạn tự tìm kiếm. Việc này đồng thời cũng giúp bạn tiết kiệm thời gian tổ chức sự kiện nữa.
    Các công ty tổ chức sự kiện còn có thể giúp bạn quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp mình đến rộng rãi công chúng bởi họ có những mối quan hệ sâu rộng trong ngành truyền thông.

Nên tìm đến các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có 1 sự kiện thành công
Nên tìm đến các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để có 1 sự kiện thành công

Tham khảo thêm:

Với những chia sẻ trên đây của Á Châu, hy vọng bạn đã có được những thông tin hữu ích về tổ chức sự kiện và có thể đưa ra những lựa chọn sáng suốt khi quyết định công ty tổ chức sự kiện để hợp tác.

Nguyễn Thanh Trúc
Chuyên gia tổ chức sự kiện - Tư vấn hướng dẫn miễn phí phương án tổ chức sự kiện

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn