Tổ chức sự kiện, chi phí trong dự án

Chi phí

Kiểm soát chi phí là nhiệm vụ đầy khó khăn của nhà tổ chức sự kiện. Bởi rằng, thu nhập có thể được đưa đến thông qua một vài cửa, nhưng chi phí có thể bị rò rỉ ra nhiều cửa ( J. Tum, 2006). Để có được ngân sách lành mạnh cho sự kiện, dự toán loại chi phí và kiểm soát các yếu tố cấu thành chi phí là những vấn đề rất quan trọng.

Dự toán chi phí sự kiện:

Chi phí chính của một sự kiện thường là chi phí sản xuất ( bao gồm, thuê nhân viên sự kiện, xây dựng, bảo hiểm và quản trị); chi phí thuê địa điểm; chi phí quảng bá; quan hệ công chúng; khuyến mại; chi phí tài năng- là những chi phí liên quan đến giải trí. Các yếu tố xem xét để dự toán chi phí bao gồm:

  1. WBS- đầu vào của nhiều tiến trình quan trọng, chẳng hạn, kế hoạch nhân lực, quản trị rủi ro, nguồn cung ứng…..
  2. Yêu cầu về nguồn lực cho sự kiện- chẳng hạn, yêu cầu kỹ năng đội ngũ nhân viên, yêu cầu về các tính năng của thiết bị….
  3. Đơn giá nguồn lực- Đơn giá nguồn lực được đo lường rất khác nhau tùy theo mỗi loại nguồn lực. Ví dụ, lao động tính theo giờ làm việc, trang thiết bị tính theo ngày sử dụng và các hàng hóa mua ngoài thường giá cố định.

Quá trình ước tính chi phí chung có thể theo các bước sau đây:

  1. Bước 1: Nếu có ý tưởng dự toán hoặc con số gần đúng- điều này sẽ được sử dụng trong giai đoạn phát triển ý tưởng sự kiện để cung cấp cho nhà quản trị sự kiện một khái lược về những khoản mục chi phí có liên quan. Nói chung, dự đoán có độ chính xác không +/-25%.
  2. Bước 2: Nghiên cứu khả thi, bằng cách so sánh chi phí giá thuê dịch vụ trong các sự kiện tương tự. Ví dụ, chi phí giá thuê dịch vụ diễn giả, dù không có biểu giá chung vì dịch vụ này thay đổi tùy theo sự nổi tiếng và loại hình nghề nghiệp của diễn giả, nhưng nhà tổ chức sự kiện cần nắm giá cơ sở để đàm phán mức giá công bằng và dự toán ngân sách thực tế hơn.
  3. Bước 3: Báo giá chi phí và trả lời hồ sơ dự thầu. Đối với các sự kiện lớn có nhiều yếu tố nguồn lực sự kiện được tổ chức đấu thầu ( âm thanh, đèn chiếu, ánh sáng, an ninh). Một ước tính gần đúng có thể dựa trên cơ sở này. Đối với sự kiện nhỏ, báo giá có thể thu được bằng cách gọi điện trực tiếp cho một lựa chọn các nhà cung ứng và so sánh các chi phí. Tuy nhiên, hiếm khi các trường hợp đó các chi phí có thể so sánh. Bởi vì, các hàng hóa và dịch vụ có rất nhiều tính năng khác thường hoặc các điều kiện đặc biệt. Thường công ty sự kiện đã xây dựng một mối quan hệ với nhà cung ứng, có xu hướng họ sẽ trở lại với nhà cung ứng đó.

Ngân sách cho quản trị dự án tổ chức sự kiện
Ngân sách cho quản trị dự án tổ chức sự kiện

Các yếu tố cấu thành chi phí sự kiện:

Mối quan tâm hàng đầu của các nhà tổ chức sự kiện là chi phí. Chi phí tổ chức sự kiện được cấu thành từ hai loại là chi phí cố định và chi phí biến đổi. Mặc dù đều là chi phí, nhưng phương pháp sử dụng để kiểm soát chúng là khác nhau. Để hiểu cách làm thế nào giảm thiểu chi phí, cần phân biệt giữa hai nhóm chi phí nói trên:

Chi phí cố định ( FC) là chi phí chung. Loại chi phí này không thay đổi theo số lượng khách hàng đến với sự kiện ( xét ở mức độ nào đó). Ví dụ, chi lương nhân viên, chi quản lý. Khi quyết định về ngân sách, các chi phí này cần được phân bổ hợp lý cho các khu vực sự kiện khác nhau. Chi phí cố định của sự kiện còn gồm các khoản chi phí thuê. Chi phí thuê thường không thay đổi khi số lượng người tham gia tăng hoặc giảm nhẹ( thuê địa điểm, thuê MC và thuê các ban nhạc). Ví dụ, nếu nhà quản trị sự kiện hợp đồng với một ban nhạc địa phương để đem lại trải nghiệm giải trí cho khách hàng, chi phí vui chơi giải trí này là cố định.

Mục tiêu của tổ chức là lợi nhuận. Lợi nhuận là hiệu số giữa doanh thu và chi phí. Để đạt được mục tiêu tài chính ( lợi nhuận lớn ), phải giảm thiểu chi phí hoạt động. Theo đó, bắt buộc nhà quản trị sự kiện cố gắng giảm chi phí cố định. Trong những năm 90 của thế kỷ trước, các tổ chức chú trọng hơn vào kiểm soát chi phí, vì kiểm soát doanh thu. Họ đã nỗ lực tìm cách tiết kiệm chi phí mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng của sự kiện. Benjamin Franklin, một nhà kinh tế học tài ba đã từng nhắc nhở rằng ” Một đồng xu tiết kiệm được là một đồng xu kiếm được”.

Chi phí biến đổi là chi phí trực tiếp liên quan trực tiếp đến sự kiện và liên quan đến số lượng người tham dự sự kiện. Ví dụ, đối với sự tiệc tri ân khách hàng, chi phí thực phẩm và đồ uống có liên quan trực tiếp đến số lượng người tham dự sự kiện. Nếu nhiều người tham dự sự kiện hơn, sẽ cần in nhiều giấy mời hơn, huy động nhiều nhân viên phục vụ hơn và chắc chắn cần cung ứng nhiều thức ăn và đồ uống hơn. Về thực phẩm và đồ uống, chi phí thực phẩm và đồ uống cho 400 người, sẽ gấp khoảng hai lần, nếu chỉ có 200 người tham sự kiện.

Ngân sách cho quản trị dự án tổ chức sự kiện
Ngân sách cho quản trị dự án tổ chức sự kiện

Dự toán chi phí biến đổi khó khăn hơn vì, thường họ mua được vào phút cuối cùng từ các nhà cung ứng và giá có thể dao động. Chi phí biến đổi, còn bao gồm chí phí thuê thiết bị nghe nhìn và lao động đi kèm, thiết kế và in ấn, các mặt hàng khác mà tổng chi phí phụ thuộc vào số lượng cuối cùng đặt hàng và khả năng của nhà tổ chức sự kiện trong thương lượng cuối cùng đặt hàng. Do đó, để đặt hàng vào phút cuối và gia tăng lượng khách đi đến các sự kiện là vô cùng khó khăn để chờ đợi cho đến phút cuối cùng về chủng loại nhất định các mặt hàng. Việc thuê thiết bị nghe nhìn và nhân viên đi kèm đòi hỏi một khoảng thời gian, đủ để cung cấp một sản phẩm chất lượng. Nghĩa là khả năng sử dụng các dữ liệu quá khứ của nhà quản trị sự kiện cho khối lượng các hạng mục dự án sự kiện là cần thiết, để đặt hàng ít hơn với những tùy chọn, để có được nguồn cung ứng nhanh chóng, sẽ làm giảm chi phí biến đổi hay trực tiếp. Ngoài ra, khả năng của nhà tổ chức trong thương lượng và giải quyết tốt các mối quan hệ sẽ có tác động lớn tới các loại hàng hóa này.

Sự kiện luôn gắn liền với ăn uống. Sau đây là một số gợi ý để tiết kiệm chi phí ăn uống trong tổ chức sự kiện: Trước hết, cần phân tích kỹ các bữa ăn phục vụ cho khách và nên chia nhỏ thành những phần của một vài kiểu phục vụ thức ăn; ăn theo hình thức tiệc tự chọn có thể là sự lựa chọn phù hợp, vì giảm được chi phí thuê nhân viên phục vụ; nên yêu cầu số lượng thức ăn vừa đủ để phục vụ, dựa vào kinh nghiệm của các sự kiện trước; tìm kiếm nhà tài trợ cho bữa tiệc ( ví dụ các công ty đồ uống ); giảm lượng tiêu thụ bia rượu. Cuối cùng, phục vụ thức uống tại quầy bar. Đây là loại thức uống do quản lý bar tự pha chế để vụ đoàn. Phục vụ nước uống tự pha chế tại quầy bar ngay tại cửa ra vào của sự kiện, đáp ứng nhu cầu của khách hàng về thưởng thức đồ uống và  giảm chi phí cho nhà tổ chức nhờ kiểm soát tốt lượng tiêu thụ.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn