Trang chủ Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Tổ chức sự kiện, các bên liên quan

Tổ chức sự kiện, các bên liên quan

 Cộng đồng chủ nhà

    Quan niệm cộng đồng chủ nhà: 

  • Mỗi sự kiện có cộng đồng chủ nhà cụ thể. Đó có thể là cộng đồng địa lý nơi sự kiện được tổ chức hoặc là cộng đồng quan tâm, mà từ đó sự kiện thu hút cả những người tham gia và người xem sự kiện.

Vai trò của cộng đồng chủ nhà:

  • Cộng đồng chủ nhà là một trong những bên liên quan của sự kiện, là nhân tố cơ bản quyết định đến sự thành công của sự kiện. Nhà quản trị sự kiện cần phải nắm bắt tốt và hiểu được các xu hướng rộng lớn và các lực lượng tác động lên toàn bộ cộng đồng. Bởi vì, cộng đồng chủ nhà sẽ tạo nên môi trường hoạt động cho sự kiện của họ. Tâm trạng, nhu cầu và khát vọng của cộng đồng sẽ quyết định đến sự chấp nhận của họ đối với các kiểu và loại sự kiện.

Vai trò của cộng đồng đối với sựu kiện:

  • Cộng đồng chủ nhà liên quan và làm chủ sự kiện: Nhiều nhà nghiên cứu ( Get 1997): Goldblatt và Perry 2002; Jago và cộng sự, 2002) đã nhận ra tầm quan trọng của cộng đồng chủ nhà liên quan và làm chủ sự kiện. Qua đó, họ phát ra những thông điệp tích cực hay tiêu cực đến du khách. Chẳng hạn, một trong những thông điệp tích cực hay tiêu cực đến du khách. Chẳng hạ, một trong những lực lượng không thể thiếu trong các kỳ Festival Huế là tình nguyện viên, với hàng nghìn bạn trẻ đăng ký tham gia. Công việc của họ tại Festival Huế là chỉ dẫn cho du khách đường đến các khu du lịch, các điểm biểu diễn nghệ thuật lớn. Thông qua những ” áo xanh” tình nguyện trẻ đầy nhiệt huyết, du khách cảm nhận được lòng mến khách và tính” thân thiện” của sự kiện, từ đó góp phần vào thương hiệu của điểm đến. Rất nhiều thành viên cộng đồng tích cực tham gia các sự kiện trong cộng đồng của họ và hành động như những người đại diện sự kiện, thu hút người tham gia tiềm năng. Các cuộc thi như ” Lời chúc pháo hoa”, ” Dự đoán đội vô địch DIFC 2013′ trong khuôn khổ chương trình Đồng Hành cùng Cuộc thi trình diễn pháo hoa quốc tế năm 2013 là ví dụ tiêu biểu của các sự kiện được kích thích bởi các nhà hoạt động xã hội, cam kết cho các mục tiêu của sự kiện để cộng đồng làm chủ sự kiện.
  • Cộng đồng cung cấp nguồn nhân lực cho sự kiện: Sự tham gia của địa phương và quyền làm chủ sự kiện có lễ dễ nhận thấy nhất trong số các sự kiện địa phương và sự kiện vùng, những sự kiện tiếp tục yêu cầu sự tham gia của các tình nguyện viên chuyên dụng. Các cộng đồng chủ nhà có thể là người dân, thương nhân, các nhóm vận động hành lang và cơ quan công quyền, chẳng hạn hội đồng thành phố, giao thông, cứu hỏa, cảnh sát và đội cứu thương.
  • Cộng đồng đóng góp những ý tưởng về giải pháp quan trị sự kiện: Nếu sự kiện đủ lớn, có ảnh hưởng đáng kể, vượt ra ngoài ranh giới của địa điểm tổ chức sự kiện, thì sự  chỉ dẫn tường tận của cơ quan công quyền có thể đưa ra những giải pháp sáng tạo và hỗ trợ nhân lực, để giảm thiểu tác động và quản lý tình hình.

Tổ chức sự kiện, các bên liên quan
Tổ chức sự kiện, các bên liên quan

Cộng đồng chủ nhà có kinh nghiệm về các sự kiện khác nhau trong quá khứ, nên cần khuyến khích họ đóng góp các ý tưởng để đảm bảo sự kiện thành công. Có thể thấy rằng, Cuộc thi trình diễn pháo hoa quốc tế Đà Nẵng đã trải qua 6 kỳ ( 2008- 2013), càng về sau sự kiện được tổ chức càng chuyên nghiệp, sự  phối hợp giữa các nhà tổ chức sự kiện, giao thông công cộng và các cơ quan công quyền trở nên nhịp nhàng và hiệu quả hơn. Tất cả đã mang đến cho người tham gia sự kiện một trải nghiệm tốt trong suốt chương trình. Thành công này có sự  đóng góp không nhỏ của cộng đồng.

  • Cuối cùng, vai trò quan trọng của cộng đồng đối với sự kiện không chỉ đánh giá trên mối liên hệ chính thức với chính quyền, mà còn cần phải nhận thức được tầm quan trọng đặc biệt của dư luận và tiếng đồn địa phương. Bởi vì các yếu tố này có thể làm phai nhạt hoặc phá vỡ thái độ của cộng đồng chủ nhà đối với sự kiện.

 Nhà tài trợ

  • Nhà tài trợ cho sự kiện là các tổ chức/ cá nhân đầu tư một phần tài lực, vật lực hay nhân lực, góp phần vào sự thành công của sự kiện, nhằm mang lại lợi ích cho mình và xã hội. Những thập kỷ gần đây, đã có sự gia tăng nhanh chóng tài trợ cho sự kiện. Nhiều công ty lớn xem tài trợ cho sự kiện như là công cụ chủ yếu của chính sách quan hệ công chúng, nhằm tạo ra thiện chí của cộng đồng và xem đó như là một phần quan trọng của markerting hỗn hợp, để nâng cao nhận thức thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng. Bởi vì, thông qua tài trợ sự kiện, doanh nghiệp tiếp cận được thị trường mục tiêu; trưng bày được sản phẩm, dịch vụ; tạo dựng và nâng cao quan hệ với các nhà phân phối; tác động đến thái độ mua hàng của khách hàng ( thông qua hình ảnh nhãn hiệu của sản phẩm và dịch vụ); khác biệt hóa nhãn hiệu, sản phẩm, dịch vụ của mình so với đối thủ cạnh tranh. Sự kiện cũng mang lại cơ hội quan trọng cho nhà tài trợ để họ xây dựng mối quan hệ với các tổ chức, các nhà tài trợ khác, với các đối tác chủ nhà và khách hàng.

Các doanh nghiệp đầu tư số tiền lớn để tài trợ cho sự kiện và dành những ngồn lực bổ sung vào tài trợ của họ, nhằm đạt được mục tiêu doanh nghiệp và mục tiêu doanh số.

Nhà tổ chức sự kiện phải xem nhà tài trợ như là các đối tác quan trọng trong các sự kiện. Điều quan trọng là cần phải xác định chính xác nhà tài trợ mong muốn những gì từ sự kiện và sự kiện có thể mang lại cho họ những gì? Nên nhớ rằng, nhu cầu của các nhà tài trợ cho sự kiện có thể không giống với nhu cầu của các đơn vị chủ nhà hoặc nhà quản trị sự kiện. Chẳng hạn, đơn vị chủ nhà hay tổ chức sự kiện quan tâm đến số lượng khán giả đến với sự kiện bao nhiêu? Nhưng với các nhà tài trợ, tiêu chí này có thể không quan trọng với họ bằng mức độ bao phủ của phương tiện truyền thông mà sự kiện tạo ra, đó có thể quan trọng đối với ban giám đốc điều hành của đơn vị tài trợ, để hợp thức hóa hoặc dễ tiếp cận với các quan chức trong một bầu không khí thoải mái. Họ có thể tìm kiếm các cơ chế để gia tăng doanh số, hoặc muốn gia tăng cường mối quan hệ khách hàng thông qua các hoạt động chủ nhà. Nhà quản trị sự kiện cần phải tận dụng cơ hội để đi đến những thỏa thuận tài trợ chính thức và để đối xử với các nhà tài trợ, như các đối tác trong sự kiện. Ý tưởng tốt nhất cho sự kiện có thể nảy sinh từ mối quan hệ đối tác. Chương trình sự kiện chung có thể được xác định nhằm hỗ trợ cho các nhà tài trợ và cung cấp thêm lợi ích cho sự kiện. Vì thế, các chính sách markerting quan hệ với các nhà tài trợ là rất quan trọng.

  • Để thu hút tài trợ, sự kiện phải đem lại lợi ích thiết thực cho các nhà tài trợ và các chương trình hiệu quả để cung cấp cho họ- Nhà tổ chức sự kiện phải rõ ràng hóa quyền lợi của nhà tài trợ; sự kiện phải đáp ứng được quyền lợi quảng bá thương hiệu cho nhà tài trợ. Trong đó, Ban tổ chức đã thuyết minh bốn lý do nên tài trợ cho sự kiện và chi tiết hóa các quyền lợi giành cho nhà tài trợ kim cương( quyền lợi đặc biệt, quyền lợi về truyền thông, quyền lợi vé….).

Truyền thông

  • Sự mở rộng các phương tiện truyền thông đại chúng và sự tăng nhanh các hệ thống truyền phát, chẳng hạn: cáp, truyền hình vệ tinh và Internet, đã tạo ra những cơn khát về sản phẩm truyền thông đại chúng hơn bao giờ hết. Mạng lưới toàn cầu của các tổ chức truyền thông, việc truyền tải điện tử trực tuyến các hình ảnh và dữ liệu sự kiện đã làm nên tính xác thực về sự kiện trong hệ thống truyền thông toàn cầu. Truyền thông đại chúng toàn cầu có vai trò rút ngắn khoảng cách và kết nối ( tạo nên thế giới phẳng). Theo thông tin từ Ủy ban Olympic quốc tế, tổng số lượng khán giả xem trực tiếp các môn thi đấu đang diễn ra tại Luân Đôn qua tivi, Internet và điện thoại di động thì Olympic Luân Đôn 2012 đã có 4,8 tỷ người theo dõi. Có đến 21.000 phóng viên” chính thức” đến từ các hãng thông tấn lớn tham gia đưa tin từ các địa điểm thi đấu với vô số các máy quay phim quay tất cả các góc độ có thể, khán giả có có thể xem các sự kiện phù hợp với quan điểm của riêng quốc gia mình.

Cuộc cách mạng trong lĩnh vực truyền thông đã cách mạng hóa các sự kiện. Hiện nay, một số sự kiện tồn tại ảo trên các phương tiện truyền thông đôi khi còn sống động hơn cả trong thực tế. Thật vậy, công chúng tại một sự kiện thể thao hay một buổi hòa nhạc có thể bị lu mờ bở khán giả truyền hình.

  • Truyền thông đại chúng là công cụ markerting quan trọng của sự kiện, là phương tiện để trình diễn sự kiện. Nhiều sự ngày nay được tạo ra chủ yếu đáp ứng nhu cầu của khán giả truyền hình. Sự kiện đã gặt hái được nhiều từ sự phát triển này, bao gồm cả tài trợ thương mại và các khoản tiền về bản quyền phát sóng. Giá trị của chúng đối với các nhà tài trợ thương mại ngày càng tăng bởi phạm vi phủ sóng của sự kiện. Chẳng hạn, ở Việt Nam trong những năm gần đây có sự bùng nổ các chương trình truyền hình gameshow. Tất cả những chương trình này đều là hình thức kinh doanh dựa vào những tin nhắn bình chọn của khán giả và kéo theo các hợp đồng quảng cáo. Rõ ràng, các phương tiện truyền thông đã tạo nên một luồng công chúng truyền hình rộng lớn.\
  • Truyền thông đại chúng là đối tác quan trọng của sự kiện. Đó là yếu tố tác động trực tiếp đến sự thành công của sự kiện. Các nhà quản trị sự kiện cần phải xem xét các nhu cầu của các nhóm truyền thông khác nhau và tham khảo ý kiến của họ như các bên liên quan quan trọng trong sự kiện. Một khi các phương tiên truyền thông được coi là đối tác tiềm năng, họ sẽ mang đến nhiều thứ hơn cho sự kiện.

Những người hợp tác thực hiện

  • Những người hợp tác thực hiện( co- workers) là nhóm được tập hợp lại để thực hiện sự kiện. Họ là những đại diện khác nhau của các bên liên quan chính của sự kiện. Bất cứ sự kiện nào thì nhóm cần phải được chia sẻ tầm nhìn và triết lý của sự kiện từ nhà quản trị sự kiện và những nhà tài năng, cho đến giám đốc sân khấu, các nhóm, đội gác cổng và cả những công nhân vệ sinh. Tất cả mọi thành viên trong nhóm thực hiện là bộ mặt của sự kiện và mỗi thành viên đều đóng góp đến sự thành công hay thất bại của sự kiện. Trong đó, giữ vai trò tổng đạo diễn sự kiện là giám đốc sự kiện.

Theo Goldbatt ( 1997): những nhà quản trị sự kiện hiệu quả nhất không chỉ đơn thuần là những giám đốc, hơn thế họ còn là những nhà lãnh đạo năng động có khả năng khuyến khích, thôi thúc những người khác làm việc để đạt được những mục tiêu của họ và được những người theo sau ngưỡng mộ. Theo ông, sự khác biệt giữa” quản lý” và” lãnh đạo” có lẽ được mô tả tốt nhất bởi một định nghĩa đơn giản những rất ý nghĩa là giám đốc kiểm soát những vấn đề, trong khi nhà lãnh đạo tạo động lực cho người khác tìm cách đạt mục tiêu.

  • Hầu hết, mọi người trong nhóm thực hiện sự kiện cùng hợp tác với nhau để tạo ra sự thành công cho sự kiện. Dù vậy, giữa họ vẫn luôn tồn tại những vướng mắc nhỏ. Có nhiều cách để giải quyết mẫu thuẫn. Trong đó, công tác lựa chọn đội thực hiện sự kiện và quản lý họ luôn luôn là những nhân tố chính để tránh những vấn đề này. Tổ chức Disney, chẳng hạn, có một hệ thống mà trong đó vai trò của người biểu diễn, công nhân vệ sinh và nhân viên an ninh hợp nhất thành khái niệm của một đội chăm sóc không gian. Bảng tin hàng ngày truyền đến tất cả nhân viên nhắc nhở họ rằng:” Khách hàng có thể đến thăm Disneyland duy nhất một lần trong đời và ấn tượng của họ sẽ mãi mãi phụ thuộc vào những gì mà họ trải nghiệm trong ngày hôm nay”. Đó là một triết lý tích cực có thể áp dụng cho tất cả các sự kiện.

Tổ chức sự kiện, các bên liên quan
Tổ chức sự kiện, các bên liên quan

 Lời khuyên đối với việc kiểm soát các bên liên quan của sự kiện

Các bên liên quan trong sự kiện giữ vai trò quyết định đến sự thành công của sự kiện. Một số lời khuyên sau đây sẽ hữu ích cho các giám đốc sự kiện:

  • Hiểu rõ những bên liên quan trong sự kiện của bạn: Mọi sự  kiện đều có những bên liên quan cụ thể và mặc dù sự phân loại có thể giống nhau nhưng nhóm liên quan đến sự kiện có thể khác nhau một cách rõ rệt.
  • Hiểu được động cơ của các bên liên quan trong sự kiện: Tại sao họ lại liên quan cụ thể và mặc dù sự phân loại có thể giống nhau nhưng những nhóm liên quan đến sự kiện? Nhu cầu của họ là gì và họ kỳ vọng gì ở sự kiện này.
  • Sắp xếp các bên liên quan theo thứ tự ưu tiên: Khi đó, cần đánh giá nhu cầu nào là quan trọng nhất, để đạt được mục tiêu sự kiện? Thương thì nên thực hành sắp xếp theo thứ bậc các bên liên quan, theo sự ảnh hưởng của họ đến sự kiện và lợi ích mà họ tìm kiếm ở sự kiện.
  • Hiểu được sức mạnh của cộng đồng. Cộng đồng là những người tham gia và bình luận sự kiện, nên phải hiểu rõ sức mạnh của họ và tôn trọng môi trường của họ, đó có thể trở thành sự quảng bá đặc biệt cho sự kiện tiếp theo.

Vui lòng trích nguồn https://sukienachau.com khi copy bài viết này.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn