Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Và để tổ chức sự kiện thành công cần chuẩn bị những gì?

Cần hiểu đúng về tổ chức sự kiện

  • Để có cái nhìn toàn diện về tổ chức sự kiện, trước tiên cần hiểu sự kiện là gì, có tính chất như thế nào. Theo định nghĩa phổ biến nhất thì sự kiện là những cột mốc, dấu ấn quan trọng có tính chất “điểm tụ” thu hút số đông nhằm thể hiện một mục đích nào đó. Đó có thể là các hội nghị, hội thảo, họp báo, triển lãm, lễ hội, hoạt động marketing giới thiệu sản phẩm, kết nối doanh nghiệp, quảng bá thương hiệu trong tất cả các lĩnh vực kinh tế, văn hóa xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,.. Cũng có thể là lễ tổ chức đám cưới, kỉ niệm sinh nhật của các cá nhân.
  • Suy từ định nghĩa trên, tổ chức sự kiện được hiểu là một quá trình bao gồm toàn bộ các hoạt động nhằm mục đích thu hút đám đông và truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện mong muốn. Nói một cách đơn giản, tổ chức sự kiện là thực hiện các công việc để một sự kiện diễn ra thuận lợi và kết thúc tốt đẹp.

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì, tổ chức sự kiện để thu hút đám đông
Tổ chức sự kiện bao gồm những gì, tổ chức sự kiện để thu hút đám đông

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì?

1. Tổ chức sự kiện bao gồm những gì,có cần tuân thủ quy trình tổ chức sự kiện không

  • Không phải ngẫu nhiên tổ chức sự kiện được ví von giống như chơi một trò chơi ghép hình. Mà hình ảnh này xuất phát từ chính đặc thù nghề nghiệp và tính chất công việc mà những người làm nghề tổ chức sự kiện đang làm.
  • Đó là tỉ mỉ chuẩn bị mỗi tiểu tiết, cẩn trọng chọn lựa từng miếng ghép để tạo thành một bức tranh hoàn chỉnh. Lẽ dĩ nhiên, để vẽ lên bức tranh sự kiện hoàn hảo thì người làm tổ chức sự kiện buộc phải tuân thủ theo một quy trình nhất định, bao gồm các khâu như sau:
  •  Giai đọan trước khi diễn ra sự kiện, người tổ chức sự kiện cần tìm hiểu về thương hiệu, nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện, nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục đích tổ chức sự kiện, ngân sách, số lượng người tham dự, thời gian, địa điểm tổ chức.

Người tổ chức sự kiện nên tìm hiểu về các thương hiệu trước khi tổ chức
Người tổ chức sự kiện nên tìm hiểu về các thương hiệu trước khi tổ chức

  • • Ngay sau khi trải qua công tác nghiên cứu là thời gian dành cho việc thiết kế. Nhiệm vụ của những người tổ chức sự kiện lúc này là cụ thể hóa ý tưởng bằng các đề cương tổng thể và kế hoạch chi tiết cho sự kiện. Bao gồm từ việc thiết kế hình ảnh cho chương trình, bố trí nhân lực, chuẩn bị vật lực, công nghệ và trang thiết bị…
  • cho đến dự trù các phương án xử lý tình huống bất ngờ. Đây được xem là công tác trọng yếu tạo nên sự thành công của sự kiện. Với một lộ trình đã được hoạch định rõ ràng thì ngay cả khi tình huống xấu nhất không may xảy ra như thời tiết thay đổi, khách mời đến muộn…cũng được xử lý chuyên nghiệp.

2. Tổ chức sự kiện bao gồm những gì, giai đoạn thực hiện sự kiện

  • Trong giai đoạn thực hiện sự kiện, công tác tổ chức chú trọng vào khâu điều hành các diễn biến của sự kiện bao gồm việc đón tiếp, khai mạc sự kiện, tiến hành các chương trình và các hoạt động phụ trợ trong sự kiện (văn nghệ, phục vụ ăn uống, tổ chức trò chơi…)
  • Khi sự kiện kết thúc, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện cho rằng việc của họ là tiến hành dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho là xong. Nhưng đối với những đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, sự kiện đã xong nhưng công việc chưa xong. Họ còn họp bàn rút kinh nghiệm, viết báo cáo tự đánh giá để ngày càng có những sự kiện thành công hơn nữa.

Cần chọn đúng đơn vị tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện bao gồm những gì? Không phải ngẫu nhiên mà tổ chức sự kiện được xem là một “quả bom hẹn giờ”. Tổ chức sự kiện bao gồm những gì, chỉ cần ekip thiếu cẩn thận thì rủi ro sẽ nổ ra bất cứ lúc nào. Đó có thể là sai sót trong giai đoạn trước và trong sự kiện.

  • Cũng có thể là tình huống ngoại cảnh ngoài ý muốn. Chính vì vậy, tổ chức sự kiện đòi hỏi những con người có tư duy khoa học và cách làm việc chuyên nghiệp.
  • Có một điều chắc chắn rằng các đơn vị tổ chức sự kiện thiếu chuyên nghiệp dư sẽ rất dễ gặp phải sự cố và trong những tình huống bất ngờ này họ sẽ rơi vào tình thế bị động, lúng túng, loay hoay không biết cách xoay sở ra sao.

Vì vậy, để đáp ứng yêu cầu khắt khe của công tác tổ chức sự kiện, bạn cần chọn một đơn vị hoạt động chuyên nghiệp.

Cần chọn các đơn vị tổ chức sự kiện có uy tín để tạo ra sự thành công cho mỗi doanh nghiệp
Cần chọn các đơn vị tổ chức sự kiện có uy tín để tạo ra sự thành công cho mỗi doanh nghiệp

  • Công ty tổ chức sự kiện Á Châu với hơn 10 năm kinh nghiệm tự hào là đơn vị hàng đầu cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện. Sau hàng loạt thành công của các sự kiện lớn do công ty tổ chức như: chương trình ra mắt phim 2018, tổ chức lễ bàn giao căn hộ Capital House, hội nghị khách hàng đầu năm của Mittubishi Electric, tổ chức lễ động thổ trung tâm thương mại AeonMal Hà Đông, hội nghị điện lạnh Hòa Phát, tổ chức lễ kỉ niệm 10 năm An Phát Plastic, tổ chức chương trình chào xuân MB Bank 2018… Á Châu vẫn không ngừng đổi mới, không ngừng sáng tạo và nỗ lực từng ngày để ngày càng có những sự kiện thành công vượt hơn cả sự mong đợi của khách hàng.

Tham khảo thêm:

Không chỉ là cái tên được nhắc đến bằng sự chuyên nghiệp, tận tình, tận tâm, Á Châu còn là đơn vị được tìm kiếm bởi giá thành dịch vụ tốt nhất. Sở hữu các vật tư, công nghệ hiện đại bậc nhất nên giá thành dịch vụ của chúng tôi rẻ hơn rất nhiều so với các công ty phải đi thuê lại trang thiết bị. Với hơn 10 năm bề dày kinh nghiệm cùng sự thành công mà công ty tổ chức sự kiện Á Châu có được, chắc chắn chúng tôi không làm bạn thất vọng!

Nguyễn Thanh Trúc
Chuyên gia tổ chức sự kiện - Tư vấn hướng dẫn miễn phí phương án tổ chức sự kiện

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn