Tổ chức hội nghị khách hàng

Hội nghị khách hàng có thể được thể hiện dưới nhiều cái tên khác nhau như: lễ kỷ niệm, lễ gặp mặt, lễ tri ân. Đối với những công ty có nhiều hệ thống đại lý thì còn có các tên gọi như: hội nghị nhà phân phối, tri ân đại lý,….

Dù dưới những tên gọi là gì đi nữa thì hội nghị khách hàng vẫn là một hình thức quan trọng để tăng cường sự gắn bó của khách hàng với công ty, là một biện pháp có hiệu quả, tăng quan hệ mật thiết, tình cảm với khách hàng.

Tổ chức hội nghị khách hàng

1.Xác định thời gian tổ chức hội nghị khách hàng

  • Đơn vị tổ chức hội nghị khách hàng phải biết rõ nhất về thời gian nào để phù hợp cho việc tổ chức hội nghị khách hàng.
  • Biết được thời điểm nào là phù hợp với khách mời, vì mỗi công ty có sự hoạt động và cách thức vận hành thời gian sản xuất và kinh doanh khác nhau.
  • Do vậy doanh nghiệp muốn tổ chức hội nghị khách hàng phải lắm bắt được như cầu này của khách hàng nói chung thường chọn vào ngày thứ bảy, chủ nhật, buổi chiều bắt đầu từ 15 giờ là phù hợp.

2.Xác định địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng

  • Muốn tổ chức một sự kiện hội nghị khách hàng yếu tố địa điểm là điều rất quan trọng, vì nó thể hiện được bộ mặt và khẳng định giá trị của buổi sự kiện đến với khách hàng. Để tìm kiếm địa điểm phù hợp doanh nghiệp cũng phải nghiên cứu rất cụ thể để đạt được một hiệu quả cao nhất: Vị trí trung tâm, giao thông, thời gian di chuyển, văn hóa, tôn giáo….
  • Ngoài yếu tố thuận lợi về như kể trên, chi phí cũng là một hạng mục đáng để chú ý. Mặt bằng khách sạn trung tâm sẽ có chi phí cao hơn và diện tích thường hẹn hơn, vì chủ sở hữu sẽ tối đa hóa về diện tích để sử dụng và cho thuê dịch vụ.
  • Vậy tìm ở đâu và vị trí nào phù hợp nhất…doanh nghiệp nên có một chiến lược cụ thể

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng.
Xác định thời gian, địa điểm tổ chức hội nghị khách hàng.

 

 

Tổ chức hội nghị khách hàng

1.Chuẩn bị cho hội nghị khách hàng

  • Lập danh sách khách mời trong buổi hội nghị khách hàng. Lên danh sách khách tham dự, soạn thư mời.Khách mời gồm 300 người và những khách hàng, đại lý, các nhà đầu tư và giới truyền thông….
  • Chuẩn bị trước khi hoạt động:
  • Phải hoàn thành lập tổ công tác, phân công rõ ràng, trách nhiệm cụ thể đến từng người.
  • Lập  bảng kế hoạch tiến độ để tiện kiểm tra thực hiện.
  • Mọi công việc chuẩn bị phải xem xét một cách toàn diện, thực hiện một cách chu đáo, cẩn thận, tỉ mỉ. Thành lập nhóm hoạt động, có người tổng phụ trách, trong đó, mỗi nhóm lại có thể thành 3 nhóm nhỏ.
  • Tổ đối ngoại: phụ trách giấy mời, mời khách.
  • Tổ hậu cần: phụ trách hội trường, phương tiện giao thông, thực phẩm, tặng phẩm, phần thưởng…..
  • Tổ lễ tân: đón khách tại cửa hội trường, đưa khách vào hội trường.
  • Tổ nội dung: viết các bài viết, bài phát biểu, thiết kế tài liệu cho khách mời….
  • Chuẩn bị hoặc đặt các thiết bị truyền thông cho buổi hội nghị khách hàng:
  • Hệ thống âm thanh phải phù hợp với không gian diễn ra hội nghị khách hàng.
  • Thiết kế pano để treo tại nơi tổ chức và một số địa điểm khác.
  • Tiền sảnh đã được trang trí rất trang trọng và đẹp mắt.
  • Chuẩn bị nội dung cho buổi hội nghị: Viết các bài phát biểu.
  • Chuẩn bị tài liệu để trình bày trong buổi hội nghị.
  • Chuẩn bị tài liệu cho khách mời: như các thông tin mới về công ty, sản phẩm của công ty, những thông tin cần thiết để khách mời hiểu hơn về công ty….
  • Chuẩn bị hoa các tặng phẩm cho khách mời.
  • Rút lại danh sách khách tham dự cuối cùng
  • Kiểm tra bộ phận phục vụ tiệc ( nếu khách dùng ngay tiệc khu vực làm lễ ).
  • Kiểm tra hệ thống âm thanh, micro, nhạc chào.
  • Kiểm duyệt đầy đủ yếu tố nhân sự: Các nhân viên công ty sẽ được phân nhịp vụ và điều phối công việc, chuẩn bị mọi thứ yếu nhân sự và thiết bị dụng cũ cẩn thận, mọi nhân viên trong tư thế sẵn sàng
  • Phân công các nhân viên vào các vị trí công việc đã thống nhất theo kế hoạch từ trước.
  • Duyệt, khớp thử chương trình 1 lần ( nếu chương trình có nhiều phần phức tạp và yêu cầu nhiều bộ phận phối kết hợp với nhau).
  • Kiểm tra lại danh sách nhân sự chính tham gia chương trình: Mc, lễ tân, đoàn múa lân, ca sỹ, kỹ thuật viên âm thanh, ánh sáng, bắn pháo, danh sách khách VIP…….
  • Sắp xếp vị trí đặt quà, hoa quả cài áo đại biểu, nước uống, bằng khen tập hợp tại một khu vực để tránh thất lạc và giao cho một người quản lý.

Tổ chức hội nghị khách hàng
Tổ chức hội nghị khách hàng

2.Bắt đầu chương trình

  • Đón khách:
  • Các lễ tân chào mời quan khách, cài hoa, đeo băng cho khách nên chú ý đừng làm mạnh tay hoặc làm cho khách mời khó chịu hướng dẫn lối đi dẫn khách vào khu vực làm chương trình.
  • Ghi danh sách người đến dự, dựa vào giấy mời gửi một xuất tặng phẩm, một quyển sổ tay, một đặc san, báo truyền hình.
  • Những quản lý có nhiệm vụ sắp xếp chỗ đứng cũng như biên đạo các động tác lễ tân trong lúc đón khách.
  • Lễ tân đón khách với thái độ ân cần, nhiệt tình, vui vẻ. Nhạc nền bật vui tươi, rộn ràng, trang trọng và náo nức. Đội trống đánh tưng bừng để thu hút sự quan tâm của tất cả mọi người.
  • Phát tài liệu cho khách mời.
  • Người chủ trì tuyên bố lý do và giới thiệu thành phần tham dự
  • Đọc danh sách các cơ quan, cá nhân gởi thư, hoa chúc mừng
  • Báo cáo sơ lược tình hình kinh doanh thời gian qua của công ty và phương hướng sắp tới.
  • Góp ý của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ của công ty.
  • Giới thiệu sản phẩm mới, giới thiệu chương trình khuyến mại, công bố danh sách khách hàng thân thiết và trao thưởng.
  • Kế hoạch và các chiến lược mới của công ty trong thời gian tới.
  • Có thể thực hiện chương trình hỏi đáp có thưởng. Tiết mục này chủ yếu là để khơi dậy sự hiểu biết của khách hàng về sản phẩm, bốc thăm trúng thưởng……
  • Liên hoan khách hàng
  • Tuyên bố kết thúc hội nghị và cám ơn.
  • Sau hội nghị khách hàng
  • Liên lạc sau hội nghị nắm bắt những ý kiến, phản hồi sau buổi hội nghị. Đem băng hình đã ghi hình ảnh trong liên hoan chuyển thành đĩa hình gửi tặng khách hàng tham gia.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn