Tổ chức cuộc họp

Các giải pháp cho các vướng mắc trong thế giới thực được tìm thấy xuyên qua cuộc họp và thảo luận nhóm.

  • Một cuộc họp vẫn tốt hơn là điện thoại, máy fax, hội nghị bằng video, máy vi tính, các sản phẩm khác của công nghệ thông tin hoặc cá nhân làm việc một mình.

Tổ chức cuộc họp

1.Vai trò của hội họp

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp, có vai trò quan trọng trong quản lý. Đây là phương pháp tốt nhất để lấy được tư tưởng của nhiều người cùng lúc.

  • Là cơ hội cho các thành viên thảo luận các vấn đề chung và cùng tham gia tiến trình làm quyết định.
  • Tổ chức hội họp đúng cách sẽ tiết kiệm thời gian, tạo động lực, tăng hiệu suất và giải quyết được các vấn đề.
  • Văn bản chỉ chuyên chở 7% ý  nghĩ và cảm xúc thật. Trao đổi qua điện thoại chỉ có 38% ý nghĩ và cảm xúc thật có thể chuyển tải.
  • 55% phần còn lại thì bằng biểu cảm trên nét mặt, điệu bộ và những dấu hiệu không thể hiện thành lời.
  • Đấy là lý do tại sao hội họp và những cuộc đối thoại” face to face” rất có ích.

Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp
Hội họp, hội nghị là một yếu tố quan trọng trong cuộc sống của doanh nghiệp

2.Mục đích các cuộc họp

  • -Cuộc họp cung cấp thông tin ( status meeting )
  • Họp để phổ biến thông tin. Thí dụ, đối với một đề án, ta cần cuộc họp để cho mọi người trong nhóm đề án biết diễn biến mới nhất của đề án.
  • Họp tìm giải pháp cho vấn đề
  • Trong loại cuộc họp này, mọi người trước tiên xác định một vấn đề đặc biệt nào đó và thảo luận nhằm đưa ra một hay nhiều giải pháp.
  • Các thành viên phải có khả năng nhận diện vấn đề và có năng lực nghĩ ra giải pháp cho vấn đề.
  • Họp ra quyết định tiến tới hành động
  • Cuộc họp loại này được tiến hành qua 4 giai đoạn
  • Đưa ra các sự kiện
  • Thu thập ý kiến dựa vào các sự kiện
  • Đưa ra một số giải pháp
  • Ra quyết định
  • Trong khi ra quyết định, mọi người phải đồng ý với nhau là quyết định theo lối bỏ phiếu lấy số phiếu đa số hay dựa vào nguyên tắc đồng thuận.
  • Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết định, một hành động hoặc một sự thay đổi.

3.Loại hình cuộc họp

  • Các kiểu họp khác nhau về qui mô ( số lượng người tham dự ), tính chất ( chính thức hoặc không chính thức ), thời gian….
  • Loại hình cuộc họp cần xác định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoạch, loại hình tổ chức một cuộc họp sẽ quyết định đến đối tượng khách mời.
  • Có các loại hình cuộc họp sau:
  • Cuộc họp nội bộ trong công ty mang tính định kỳ .
  • Cuộc họp nội bộ liên quan đến các dịp lễ, tổ chức kỷ niệm ngày thành lập công ty ( họp tổng kết năm, ngày thành lập công ty……): cuộc họp này có số lượng người tham gia lớn, có ăn uống và trình diễn.
  • Cuộc họp mang tính chất sự kiện ( tổ chức hội nghị khách hàng,……): có số lượng người tham gia lớn, có ăn uống, thậm chí cả lưu trú và trình diễn.
  • Đối với các cuộc họp lớn, các sự kiện lớn, vì đối tượng người tham gia lớn lên cần chú ý tới đúng đối tượng khác mời tham gia cuộc họp hay sự kiện.

Tổ chức cuộc họp với nhiều loại hình cuộc họp đưa ra những mục đích chung cho tập thể
Tổ chức cuộc họp với nhiều loại hình cuộc họp đưa ra những mục đích chung cho tập thể

  • Cũng cần chú ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng tham dự cuộc họp hay tổ chức sự kiện.
  • Loại hình cuộc họp hay sự kiện còn chi phối việc quyết định địa điểm diễn ra sự kiện hay cuộc họp, những loại sự kiện khác nhau.
  • Sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau, loại hình sự kiện hay cuộc họp còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện hay cuộc họp đó.
  • Bên cạnh đó, hình thức họp qua web, tức dùng Internet để gửi hình ảnh video ngay lúc họp, văn bản và các dữ liệu khác.
  • Cũng đang có chiều hướng gia tăng, các công ty cho biết những hình thức hội họp công nghệ cao này giúp giảm chi phí đi lại.
  • Và gia tăng hiệu quả trong việc bán hàng, hỗ trợ và đào tạo.
  • Không nên tổ chức cuộc họp khi
  • Chỉ liên quan đến vấn đề cá nhân
  • Không có thời gian chuẩn bị cho cuộc họp
  • Có cách khác hiệu quả hơn như nhắc nhở, điện thoại hay thư điện tử
  • Vấn đề đã được giải quyết
  • Nội dung cuộc họp không hữu ích.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn