Tiến trình thiết lập hợp đồng trong tổ chức sự kiện

Quá trình thiết lập hợp đồng, bao gồm 5 bước

Ý định—-> Đàm phán—-> chấp nhận ban đầu——> Thỏa thuận các điều khoản——> Ký kết hợp đồng

Giai đoạn ý định hợp đồng: Là bước khởi đầu xây dựng hợp đồng. Giai đoạn này, nhà tổ chức sự kiện đang trong quá trình chuẩn bị và gửi lời mời đàm phán cho đối tác. Lời mời đàm phán thường là những thông tin chung có tính tổng hợp, chưa cụ thể và cũng chưa có cam kết phát sinh quyền và nghĩa vụ pháp lý giữa bên mời và bên được mời.

Đàm phán hợp đồng: Lời mời được chấp nhận và bắt đầu đàm phán. Giai đoạn này, nhà tổ chức sự kiện thực hiện các cuộc đối thoại, thương lượng giữa hai bên hoặc nhiều bên có mong muốn quan hệ đối tác với nhau nhằm tiến đến một thỏa thuận chung đáp ứng yêu cầu hợp tác kinh doanh của các bên tham gia đàm phán. Giai đoạn này chưa phát sinh quyền và nghĩa vụ của các bên đàm phán. Suốt quá trình đàm phán, kể cả đến thời điểm kết thúc đàm phán, các bên vẫn có quyền có ý kiến thay đổi, đàm phán lại hoặc đàm phán bổ sung trước khi ký kết hợp đồng. Lưu ý hoạt đồng thường xảy ra trước ký kết hợp đồng, nhưng cũng có thể xảy ra trong quá trình hoạt thực hiện hợp đồng ( các trường hợp đàm phán để sửa đổi, bổ sung hợp đồng).

Chấp nhận ban đầu: Các bên đàm phán có thể ký kết với nhau những bản ghi nhớ, lập kế hoạch đàm phán hoặc ghi nhận những nguyên tắc cơ bản cho việc đàm phán và ký kết các hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện cụ thể về sau.

Tiến trình thiết lập hợp đồng trong tổ chức sự kiện
Tiến trình thiết lập hợp đồng trong tổ chức sự kiện

Thỏa thuận các điều khoản: Hợp đồng hóa các giai đoạn đàm phán. Soạn thảo các biên bản thỏa thuận nhằm xác định rõ và thống nhất quyền và nghĩa vụ của các bên. Tất cả các biên bản thỏa thuận đều có chung đặc điểm: đều là những hợp đồng thực sự nhưng được hình thành về mặt thời gian trước khi ký kết hợp thỏa thuận cuối cùng ( mặc dù việc ký kết và thực hiện các thỏa thuận này hoàn toàn không có nghĩa là hợp đồng cuối cùng sẽ được ký kết). Đối với các sự kiện lớn và nhiều hợp đồng phức tạp hơn, một bản thỏa thuận sẽ được gửi đi ngay sau khi các cuộc đàm phán được hoàn thành. Đây là một bản tóm tắt và tất cả các điểm quan trọng cụ thể, thông báo về danh mục cụ thể về các dịch vụ hoặc sản phẩm được cung cấp. Hợp đồng này có thể được thương lượng lại hoặc chấm dứt với sự thỏa thuận của tất cả các bên.

Ký kết hợp đồng: Là bước cuối cùng trong quá trình xây dựng hợp đồng. Gia đoạn này, các bên thống nhất tất cả các vấn đề liên quan đến hợp đồng. Cuối cùng, trong hợp đồng nên có một điều khoản cho phép cả hai bên đi đến trọng tài trong trường hợp bất đồng. Sau khi ký kết hợp đồng, phát sinh các quyền và nghĩa vụ các bên. Thông thường việc ký kết hợp đồng cuối cùng sẽ làm cho một số hợp đồng sơ bộ đương nhiên hết hiệu lực. Sau khi đã ký kết hợp đồng, phát sinh các quyền và nghĩa vụ các bên.

Do dự án sự kiện bị ràng buộc về thời gian nên nếu một hàng hóa hay dịch vụ được giao không đúng chất lượng, nhà quản trị sự kiện sẽ khó có đủ thời gian để tìm kiếm một nhà cung cấp khác trước khi sự kiện diễn ra. Vì thế, đàm phán hợp đồng phải rất chi tiết. Điều này, không có nghĩa mọi thứ đều được ghi trong hợp đồng( nếu cần thiết, soạn thảo phụ lục hợp đồng). Đồng thời, khi soạn thảo và ký kết hợp đồng, nhà quản trị sự kiện nên cẩn thận với các vấn đề sau: đảm bảo rằng hợp đồng phù hợp với quy định của địa phương , quốc gia, quốc tế; xác định một khung thời gian thực hiện công việc; chuẩn bị văn bản gốc cho mọi người ký và sử dụng như tài liệu chính thức chứ không phải sử dụng văn bản fax; tạo danh sách kiểm tra riêng biệt để theo dõi quá trình phê duyệt cho tất cả các thỏa thuận bằng văn bản và xác định phương pháp trọng tải và phương pháp giải quyết tranh chấp.

Quá trình lập hợp đồng có thể dễ dàng, nếu nhà quản trị có hợp đồng tiêu chuẩn. Dựa trên bản hợp đồng tiêu chuẩn, có thể thêm vào tên của nhà cung cấp và bất kỳ điều kiện đặc biệt nào. Điều này cho phép công ty tiết kiệm thời gian. Bởi vì thông qua hợp đồng với các nhà tài trợ, nhà cung cấp giải trí không quen biết có thể tốn rất nhiều thời gian.

Tiến trình thiết lập hợp đồng trong tổ chức sự kiện
Tiến trình thiết lập hợp đồng trong tổ chức sự kiện

Quản lý thực hiện hợp đồng

Tiến trình quản lý hợp đồng được nói rất rõ, liên quan đến việc đàm phán hợp đồng, bao gồm các thông số kỹ thuật quan trọng của sản phẩm. Một khi các điều khoản được thỏa thuận và hợp đồng được ký kết, thì sau đó phải được quản lý.

Trong bối cảnh kinh doanh thay đổi nhanh chóng, sẽ là sai lầm nếu chúng ta nghĩ rằng, một khi hợp đồng đã được ký kết sẽ không cần phải đàm phán lại. Sai lầm này thường khá phổ biến ở các công ty quản lý sự kiện thiếu kinh nghiệm. Hợp đồng sự kiện cần phải được xem xét lại. Thay đổi điều kiện, một đặc điểm phổ biến trong quản lý sự kiện, có thể gây nên hàng loạt vấn đề về hợp đồng. Trong một số loại sự kiện, ví dụ sự kiện thể thao đặc biệt lớn, thì hợp đồng thường xuyên được đàm phán lại. Trong các trường hợp tái đàm phán để sửa đổi, bổ sung hợp đồng do tình hình khách quan mới phát sinh, hoặc do ý chí của các bên bằng các” Phụ lục hợp đồng”, thường có dữ liệu trong hợp đồng chính. Phụ lục của hợp đồng là tài liệu kèm theo hợp đồng chính để quy định chi tiết, làm rõ, sửa đổi, bổ sung một số điều khoản của hợp đồng chính. Chính có thể được thể hiện như là” một thỏa thuận thời điểm”. Nhờ thế, nó mang lại sự chắc chắn trong quản lý.

Như vậy, trong phạm vi quyền và nghĩa vụ của mình, các bên cần lập kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện phù hợp với nội dung của hợp đồng đã ký kết nhằm đạt được các thỏa thuận trong hợp đồng. Tùy loại hợp đồng, nội dung quản lý thực hiện hợp đồng có thể bao gồm:

  • Quản lý tiến độ thực hiện hợp đồng;
  • Quản lý về chất lượng sản phẩm và dịch vụ;
  • Quản lý khối lượng và giá hợp đồng;
  • Quản lý điều chỉnh hợp đồng và các nội dung khác của hợp đồng.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn