Tiến trình lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức sự kiện

 Sơ đồ tiến trình lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện

Về lý thuyết, tiến trình lập kế hoạch cho sự kiện, trải qua 5 bước như mô tả bao gồm:

  1. Bước 1: Phát triển ý tưởng sự kiện/ ý định dự thầu( đối với các sự kiện phải đấu thầu quyền đăng cai tổ chức)
  2. Bước 2: Phân tích tính khả thi/ chuẩn bị và đệ trình hồ sơ dự thầu.
  3. Bước 3: Thiết lập cơ cấu tổ chức cho sự kiện.
  4. Bước 4: Lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện.
  5. Bước 5: Lập các kế hoạch triển khai phối hợp thực hiện

Thực tế thực hiện, nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc từng trường hợp cụ thể, xác định lập kế hoạch tổ chức sự kiện ngày thành lập công ty nên bắt đầu từ bước nào trong tiến trình. Chẳng hạn:

  • Đối với sự kiện mới được tổ chức lần đầu cần phải thông qua ý tưởng khái quát sự kiện với những bên liên quan chính về loại sự kiện ( hội  thảo, chương trình nghệ thuật từ thiện…..), thời gian tổ chức sự kiện, địa điểm thiết kế sân khấu, những nhân tổ tạo nên sự độc đáo và đặc biệt của sự kiện. Sau đó, tiến hành nghiên cứu tính khả thi ý tưởng. Nếu nghiên cứu này chỉ ra rằng, sự kiện có khả năng đáp ứng những tiêu chí cơ bản, thì sau đó sẽ lập kế hoạch cho việc sáng tạo và triển khai thực hiện.
  • Đối với sự kiện di động phải thông qua thủ tục đấu thầu để giành quyền đăng cai tổ chức( chẳng hạn, hội nghị APEC hay sự kiện thể thao SEA Games), nhà tổ chức sự kiện cần thực hiện một cuộc điều tra sơ bộ để xem có đáng giá để dự thầu sự kiện đó không?
  • Nếu câu trả lời là” có”, thì trước khi chuẩn bị hồ sơ dự thầu chính thức cần phải tiếp tục thực hiện nghiên cứu tính khả thi một cách chi tiết hơn, để nhận định một số vấn đề quan trọng, chẳng hạn, chi phí phải bỏ ra là bao nhiêu và sự kiện có thể đem lại lợi ích gì cho đơn vị chủ nhà của sự kiện, những yêu cầu đáp ứng về nguồn lực cho sự kiện tài chính( tài chính, con người, cơ sở vật chất kỹ thuật…) và khả năng có thể đáp ứng là gì ? Nếu hồ sơ dự thầu đăng cai tổ chức sự kiện chuẩn bị tốt và dự thầu thành công, triển khai lập kế hoạch chi tiết về thực hiện sự kiện. Tiến trình lập kế hoạch thu hút sự kiện thông qua dự thầu được chỉ rõ.

Sự kiện nhỏ chỉ diễn ra duy nhất một lần ( cuộc họp tổng kết công ty), nếu xét theo góc nhìn cho chính sự kiện đó, các bước lập kế hoạch chiến lược là không thực sự cần thiết. Nhưng nếu đứng trên góc nhìn là công ty tổ chức sự kiện, sự kiện này nằm trong chuỗi sự kiện mà công ty cung ứng cho khách hàng, thì lập chiến lược sự kiện lại rất cần thiết.

  • Đối với lễ hôi, những bước trong tiến trình trên cũng có những thay đổi nhất định, nội dung này sẽ trình bày kỹ hơn ở cuối chương.

Phát triển ý tưởng sự kiện/ ý định dự thầu sự kiện

  • Có thể phân ý tưởng sự kiện thành hai loại: ý tưởng chính và ý tưởng nhánh. Ý tưởng chính là yếu tố chủ đạo xuyên suốt toàn bộ sự kiện. Theo đó, nội dung hoạt động, thiết kế sân khấu, cách trang trí, trang phục của các nhân vật chính đều tập trung làm nổi bật ý tưởng chính. Ý tưởng nhánh là ý tưởng được phát triển tiếp những ý tưởng chính, ví dụ, các ý tưởng về thiết kế sân khấu, ý tưởng về hoạt động giải trí cụ thể, ý tưởng về quà tặng. Lưu ý rằng, tất cả các ý tưởng nhánh phải đảm bảo tính logic và làm tôn lên ý tưởng chính của sự kiện. Tiến trình tổ chức sự kiện được bắt đầu bằng tìm kiếm ý tưởng chính về sự kiện, như đã trình bày ở phần trước. Khởi đầu của quá trình này, các ý tưởng còn chung chung chưa cụ thể. Trong khi, thực tiễn cho thấy, các sự kiện được tổ chức thành công là những sự kiện được dựa trên một ý tưởng rõ ràng nhất.

Như vây, kết thúc giai đoạn hình thành ý tưởng sự kiện đã tìm ra ý tưởng tốt nhất. Tiếp tục giai đoạn này là tiến hành phát triển các ý tưởng nhánh sựu kiện: chi tiết hơn về địa điểm tổ chức sự kiện, về vị trí sân khấu và thiết kế sân khấu, về xem xét thời gian, hay những nhân tố chính của chương trình nhằm tạo nên tính độc đáo và đặc biệt cho sự kiện….

  1. Chẳng hạn, Ban tổ chức đã tiếp tục phát triển ý tưởng về thời gian tổ chức Cuộc thi Maraton quốc tế Đà Nẵng ngày 1/9/2013.
  2. Bắt đầu trang trí đường phố, quảng bá, truyền thông cho chương trình ngày 20/8/2013( 1o  ngày trước khi thi)
  3. Bắt đầu thiết kế sân khấu tại địa điểm xuất phát- kết thúc, dựng các lều trại phục vụ cho cuộc thì: Ngày 24/8/2013
  4. Kiểm tra tổng thể công tác tổ chức: Ngày 24/8/2013.
  5. Bắt đầu đón vận động viên quốc tế đến Đà Nẵng: Ngày 29/8/2013
  6. Ngày khai mạc cuộc thi: Ngày 1/9/2013.
  7. Thời gian dọn dẹp: Ngày 03/9/2013.

Nghiên cứu tính khả thi

  • Như đã trình bày ở các trang trước, có nhiều sự cân nhắc được tính đến trong việc thực hiện đánh giá cho mỗi sự kiện cụ thể. Quá trình này cần xem xét, những yêu cầu về ngân sách, về kỹ năng quản trị, những khả năng về sân khấu, những tác động đến khu vực cộng đồng và điểm đến chủ nhà, sự sẵn có đội ngũ tình nguyện viên, tài trợ và hỗ trợ những dịch vụ, khách mời/khách tham gia dự kiện, những yêu cầu về hạ tầng, sự sẵn có của tài trợ cá nhân/ cộng đồng, cấp độ hỗ trợ về an ninh/chính sách cho sự kiện. Cuối cùng phân tích chi phí- lợi ích. Đây là nghiên cứu và đánh gia so bộ có nên tiến hành nghiên cứu tính khả thi một cách chi tiết hay không.

Lưu ý rằng, mức độ chi tiết và sự phức tạp gắn liền với những nghiên cứu này rất khác nhau. Tùy thuộc vào quy mô và tính độc đáo của sự kiện, việc nghiên cứu tính khả thi có thể mất một tuần hay lâu hơn. Các sự kiện quốc tế cần có nhiều thời gian hơn để tiến hành nghiên cứu tính khả thi. Việc nghiên cứu và biên soạn thành tài liệu hoàn chỉnh cần có thời gian. Thời gian cần có phụ thuộc và mức độ chi phí bằng tiền, chi phí về thời gian và nguồn lực cần phải được xét đến, để nhiệm vụ này hoàn thành chu đáo hơn.

Tiến trình lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức sự kiện
Tiến trình lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức sự kiện

Chuẩn bị và đệ trình hồ sơ dự thầu

Đối với loại sự kiệ tái diễn” di động”( thường xuyên di chuyển địa điểm tổ chức), như đã trình bày, quyết định thầu để tổ chức một sự kiện chỉ được thực hiện sau khi đã đánh giá đầy đủ về lịch sử của sự kiện và cân nhắc tính khả của dự án để giành được quyền đăng cai tổ chức. Bước tiếp theo của tính trình này là chuẩn bị và đện trình hồ sơ dự thầu quyền đăng cai tổ chức sự kiện. Giai đoạn này cần phải trải qua trình tự như sau:

  • Xác định nguồn nhân lực
  • Phát triển một hướng chính để chuẩn bị và trình bày hồ sơ dự thầu.
  • Tìm hiểu về tổ chức thực hiện sự kiện và bản chất sự kiện.
  • Xác định nhân tốt mang lại thành công đấu thầu sự kiện trong quá khứ.
  • Chuẩn bị hồ sơ dự thầu.
  • Vận động hành lang ửng hộ dự thầu.

Như vậy, đối với sự kiện dự thầu, chỉ khi dự thầu thành công, hoạt động lập kế hoạch chiến lược cho sự kiện mới bất đầu.

Thiết lập cơ cấu tổ chức

  • Bước tiếp theo của tiến trình hoạch định kế hoạch chiến lược cho sự kiện là xây dựng cơ cấu tổ chức cho sự kiện. Tùy theo mục tiêu, quy mô và tầm mức sự kiện, cơ cấu tổ chức sự kiện có thể thiết lập có thể thiết lập đơn giản hay phức tạp.

Cơ cấu tổ chức đơn giản

  • Đúng như tên gọi, bộ máy đơn giản có mức độ phức tạp thấp là cơ cấu tổ chức trực tuyến. Cấu trúc tổ chwucs này chỉ có một người lãnh đạo duy nhất là giám đốc sự kiện. Đó là người có quyền hạn ra tất cả quyết định và là người chỉ huy toàn bộ mọi hoạt động của nhân viên trong nhóm thực hiện sự  kiện. Cấu trúc tổ chức này không có cấp lãnh đạo trung gian. Đây là cơ cấu tổ chức phổ biến nhất trong kinh doanh, quản trị sự kiện nhỏ.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức này là đảm bảo nhanh hiệu lực điều hành công việc của nhà quản trị sự kiện do thông tin truyền đi là trực tuyến. Mặt khác, do  chỉ một người quản lý nên cơ cấu tổ chức này đảm bảo tính linh hoạt và tính dễ thích ứng với những bối cảnh thay đổi. Ngoài ra, đây là cấu trúc đảm bảo dự dễ hiểu và có trách nhiệm rõ ràng- nhà quản trị sự kiện có trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động gắn với sự kiện. Sự linh hoạt của cấu trúc này hiểu theo nghĩa chung là nhân viên được kỳ vọng là đa kỹ năng về tay nghề và có khả năng thực hiện tốt những chức năng công việc khác nhau. Điều này có thể giải thích rằng, những công việc cá nhân cho kết quả vừa ý hơn và tạo ra những cấp độ tinh thần cao hơn của nhân viên.

  • Tuy nhiên, cấu trúc này có một số giới hạn tiềm tàng. Bởi vì nhân viên không có cơ hội để chuyên môn hóa, nên họ có thể không đạt được cấp độ chuyên môn cao trong bất kỳ một lĩnh vực nào. Ngoài ra, khi sự kiện phát triển vượt ra ngoài một quy mô nhất định, thì việc ra quyết định sự kiện có thể trở nên rất chậm, hoặc thậm chí không tồn tại- một nhà quản trị đơn lẻ phải ra tất cả các quyết định và thực hiện tất cả các chức năng quản trị. Mặt khác, nếu một giám đốc có một lối quản trị chuyên quyền thì có thể làm mất tinh thần và động cơ làm việc của nhân viên. Đồng thời, mô hình tổ chức này cũng tồn tại một số rủi ro cố hữu trong việc tập trung tất cả thông tin quản lý sự kiện vào một người như đau ốm vào một thời gian không thích hợp có thể gây ra tai họa lớn.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn