Thông tin liên lạc trong tổ chức sự kiện

Thông tin liên lạc trong suốt sự kiện phải đồng bộ và liền mạch với những chức năng khác của quản trị sự kiện. Đặc biệt, tính trực tiếp và tức thì của thông tin là quan trọng. Thông tin phải đưa đến trực tiếp người thực hiện nó và phải đảm bảo có đủ thời gian để người ta hành động. Tính trực tiếp của thông tin là duy nhất đối với các sự kiện, bởi vì chúng phải đáp ứng đúng thời hạn và thường liên quan đến số lượng người có liên quan. Vì thế, nhà quản trị phải quan tâm đến phương án và loại thiết bị truyền tin. Sau đây là danh mục các thiết bị truyền tin, nhà phụ trách hậu cần cần dựa vào qui mô sự kiện để lựa chọn loại thiết bị thích hợp:

  • Máy bộ đàm: Rất phổ biến tại các sự kiện lớn là các kênh liên lạc được dành riêng cho cảnh sát và các trường hợp khẩn cấp.
  • Điện thoại di động và tin nhắn văn bản: Loại phương tiện này dung lượng bị giới hạn, nên có thể trở nên quá tải trong trường hợp khẩn cấp. Vì thế, một số địa điểm lớn cần có thêm thiết bị phủ sóng bổ sung.
  • Biển báo: Hình thức phổ biến của phương tiện liên lạc. Địa điểm bố trí và tính rõ ràng của các biển báo là những vấn đề quan trọng.

Thông tin liên lạc trong tổ chức sự kiện
Thông tin liên lạc trong tổ chức sự kiện

  • Người đưa tin: Là những người đưa thông tin đến cho người nhận. Người đưa tin không thể thiếu nếu có sự cố mất điện. Một số sự kiện công cộng lớn có xe đạp sẵn sàng phục vụ cho mục đích này.
  • Các bản tin giấy: Thông báo cho các đơn vị về sự thay đổi các chương trình hằng ngày và cập nhật số lượng và thành phần người tham dự.
  • Hệ thống âm thanh: Rất hữu ích cho việc truyền tải các thông báo. Các nhóm sự kiện nên biết cách sử dụng các hệ thống này một cách chính xác.
  • Cờ: Thường sử dụng trong các sự kiện thể thao, ví dụ đua xe.
  • Tín hiệu hình ảnh và âm thanh: Thường sử dụng để truyền đạt sự bắt đầu hoặc hoàn thành một hành động. Tiếng huýt sáo, tiếng kèn hoặc đèn flash, tất cả được sử dụng trong trường hợp này. Nghệ thuật ánh sáng có thể được sử dụng để di chuyển khán giả quanh địa điểm tổ chức.
  • Máy thu thanh sóng FM tầm ngắn: Được dùng để truyền tải các thông tin trong suốt diễn biến sự kiện.
  • Wifi và Bluetooth: Là hai công nghệ phương tiện liên lạc được sử dụng trong các cuộc hội nghị và triển lãm để gửi tin và nhận thông tin.
  • Bản tin: Thường sử dụng làm phương tiện liên lạc giữa những người biểu diễn và tình nguyện viên tại địa điểm tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện thông tin liên lạc trong sự kiện
Tổ chức sự kiện thông tin liên lạc trong sự kiện

Tóm lại, di chuyển xung quanh địa điểm sự kiện hoặc địa điểm lắp đặt các trang thiết bị, các nhà cung ứng và con người- đó là hậu cần suốt sự kiện- phải có hệ thống truyền tin hiệu quả. Để đạt được điều này, nhà quản trị dự án sự kiện cần lập kế hoạch về phương tiện liên lạc và lập bản báo cáo về phương tiện liên lạc. Đây là một phần cơ bản của quản trị dự án sự kiện và cần phải trải qua một sự đánh giá rủi ro thấu đáo.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn