Sự kiện, các kỹ thuật quản trị sự án tổ chức sự kiện

Lập trình công việc:

Lập trình công việc ( schedule) chính là bảng thời hạn hoàn thành công việc. Thời gian là một trong những ràng buộc của dự án sự kiện, là kế hoạch định lượng có tính mệnh lệnh, tác động đến kết quả một dự án sự kiện. Do vậy, lịch trình công việc là công cụ kiểm soát quan trọng để giúp nhà quản trị sự kiện đảm bảo tiến độ dự án sự kiện. Khi lập lịch trình, nhà quản trị sự kiện cần đảm bảo tính đồng bộ giữa các công việc trong sự kiện và giữa cac sự kiện cần đảm bảo tính đồng bộ giữa các công việc trong sự kiện và giữa các sự kiện trong hệ thống, đặc biệt là các sự kiện lớn- được triển khai trong thời gian dài và không gian rộng lớn.

Dựa vào chương trình khung được xác lập thông qua kết quả phân công nhiệm vụ ở trên, nhà tổ chức tiến hành lập trình cho công việc, nghĩa là xác định thời gian biểu để thực hiện mỗi hạng mục công việc cụ thể. Một sai sót nhỏ trong khâu lập lịch trình thực hiện công việc có thể gây ảnh hưởng theo hiệu ứng Domino đến các nhóm các công việc khác và hậu quả thật khó lường như phá vỡ kế hoạch chi phí, do đó làm giảm chất lượng sự kiện. Thời hạn dự án sự kiện là yếu tố vô cùng quan trọng đối với nhà quản lý sự kiện, hầu hết các công việc của họ đều phải đi từ ngày thực hiện. Vì vậy, nhà quản trị sự kiện cần tính toàn cẩn thận thời hạn công việc.

Tính toàn thời gian:

Trước hết, nhà tổ chức cần xác định tổng quỹ thời gian cho dự án sự kiện. Tổng thời gian này được tính từ khi hoạch định kế hoạch đến khi bắt đầu tổ chức sự kiện. Đây là mức khống chế tổng thời gian thực hiện các hạng mục công việc. Do sự kiện diễn ra trong bối cảnh thay đổi nhanh chóng, để đảm bảo sự thành công sự kiện, nhà quản trị sự kiện cần phải ước lượng thêm một lượng thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc để giải quyết những bất trắc. Sau đó, nhà tổ chức cần tính toán thời gian cần thiết để thực hiện mỗi hạng mục công việc: Nếu ký hiệu là thời gian cần thiết để thực hiện hạng mục trong công việc là thời gian thực hiện hạng mục công việc thứ n.

Phương án sử dụng thời gian

Với mức thời gian đã khống chế và nguồn lực đã ( nhân lực, vật lực và tài lực) nhà tổ chức sự kiện lựa chọn phương án sử dụng quỹ thời gian sao cho thích hợp nhất. Có 3 phương án sử dụng quỹ thời gian để thực hiện các hạng mục công việc sự kiện là thực hiện theo dạng cuốn chiếu, thực hiện theo kiểu dòng chảy song song và kết hợp cả 2 phương án trên.

  1. Phương án 1: thực hiện công việc theo kiểu cuốn chiếu bằng cách xâu chuỗi các hạng mục công việc theo dòng chảy thời gian và chúng được thực hiện nối tiếp nhau. Công việc này thực hiện xong mới tiếp tục thực hiện công việc khác. Phương án này được áp dụng khi sự kiện có quỹ thời gian dài để chuẩn bị sự kiện và nguồn lực của công ty tổ chức sự kiện yếu.
  2. Phương án 2: thực hiện song song các công việc bằng việc phân chia các hạng mục công việc thành những nhóm khác nhau, sau đó sắp xếp trình tựu công việc trong từng nhóm dựa trên các mỗi quan hệ phụ thuộc trước sau giữa các công việc và tiến hành thực hiện các hạng mục công việc theo trình tự dòng chảy công việc trong từng nhóm. Đồng thời, các nhóm cùng thực hiện công việc và cùng hoàn thành trong một thời gian thống nhất. Phương pháp thực hiện song song các hạng mục công việc giúp nhà tổ chức sự kiện rút ngắn được tiến độ thực hiện nên rất hữu ích đối với những sự kiện có quỹ thời gian ngắn và công ty sự kiện có nguồn lực dồi dào. Nhưng hạn chế lớn nhất của phương án là tính phức tạp trong công tác tổ chức và kiểm soát sự kiện. Thực hiện song song các công việc, đòi hỏi nhà quản trị sự kiện phải xác định chính xác các mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc. Có 2 loại quan hệ phụ thuộc trước sau giữa các công việc; phụ thuộc cứng 1 và phụ thuộc mềm (2):(1) là quan hệ phục thuộc bắt buộc không thể thay đổi, ví dụ, phải dựng xong lều bạt lớn thì mới tiến hành thiết kế sân khấu cho sự kiện được; (2) quan hệ phụ thuộc mềm được quyết định dựa trên sự tùy chọn có tính linh hoạt.
  3. Phương án (3): thực hiện các hạng mục công việc bằng việc kết hợp cả theo kiểu cuốn chiếu và dòng chảy song song.

Như vây, lịch trình chính là bản kế hoạch chi tiết tiến độ chung về thực hiện một dự án sự kiện. Sau khi xây dựng xong lịch trình, nhà quản trị sự kiện với tư cách là tổng chỉ huy của dự án phải đảm bảo tất cả các khâu, các bước, các khu vực triển khai công tác chuẩn bị sự kiện, phải tuân thủ nghiêm ngặt lịch trình để đảm bảo sự thành công sự kiện. Phải chắc chắn mọi công việc được hoàn thành trước ngày sự kiện diễn ra để những người liên quan có thời gian rà soát lại những chi tiết cuối cùng. Trường hợp ngược lại, sẽ dẫn đến những hậu quả khó lường: chẳng hạn, quyết định nhận thêm yêu cầu kê bàn vào phút cuối của một sự kiện gây quỹ từ thiện, làm cho người tổ chức không thể xoay xở để có hoa và khăn trải bàn đồng bộ với các bàn khác; khách phải đứng chờ tại lối đi, gây ra tình trạng mất trật tự; hoặc quyết định mời thêm một chính trị gia nổi tiếng vào phút cuối là nguy cơ lớn về công tác hậu cần và các công tác khác.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn