Trang chủ Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Quy tắc sắp đặt chỗ ngồi trong phòng họp

Quy tắc sắp đặt chỗ ngồi trong phòng họp

Các cụ vẫn có câu: ” Ăn trông nồi, ngồi trông hướng ”, điều đó cho thấy từ xa xưa việc sắp đặt chỗ đứng chỗ ngồi đã là vấn đề cần chú ý và thực hiện cho đúng.

  • Ngày nay những quy tắc về sắp đặt vị trí ấy vẫn được sử dụng, nó không những hỗ trợ người tổ chức đạt được mục đích mà còn để những người tham gia hiểu được vị trí, vai trò của từng người.
  • Trợ lý hay thư ký với nhiệm vụ thường xuyên là tổ chức các cuộc họp, cần nắm rõ quy tắc này để sắp xếp chỗ ngồi cho phù hợp.

Quy tắc sắp đặt chỗ ngồi trong phòng họp

1.Tại sao cần hiểu các quy tắc sắp đặt vị trí?

  • Chỗ ngồi không đơn giản chỉ là chỗ ngồi, mà nó còn thể hiện vị thế, vai trò của người ngồi ở vị trí đó, thậm chí ảnh hưởng tới cách giao tiếp của những người trong phòng họp với nhau.
  • Việc am hiểu các quy tắc này sẽ giúp cho trợ lý hay thư ký:
  • Sắp đặt vị trí phù hợp với mục đích của cuộc họp
  • Giúp những người tham gia hiểu được vị thế của mình là ai, vai trò của mình là gì
  • Đảm bảo cho chủ tọa/ người quan trọng nhất có thể điều hành cuộc họp suôn sẻ và không tập trung.
  • Nghệ thuật sắp đặt có thể tăng sức mạnh của người điều hành và giảm sức mạnh của người chống đối.

Sắp đặt bàn ghế tổ chức cho một cuộc họp cần tuân thủ những nguyên tắc
Sắp đặt bàn ghế tổ chức cho một cuộc họp cần tuân thủ những nguyên tắc

2.Một số quy tắc chung khi sắp đặt chỗ ngồi

  • Nguyên tắc chung khi sắp đặt chỗ ngồi là thể hiện sự tôn trọng, đảm bảo các yếu tố thuận lợi, an toàn cho người quan trọng nhất của cuộc họp.
  • Thông thường việc sắp xếp chỗ ngồi theo các nguyên tắc sau:
  • Vị trí của chủ tọa luôn cách xa cửa ra vào nhất và là vị trí có thể bao quát toàn bộ phòng họp: Điều này để chủ tọa có thể kiểm soát cuộc họp dễ dàng.
  • Không phải ngoái lại nhìn khi có người đi vào, tránh sự mất tập trung bởi những hoạt động có thể xảy do thuê  dịch vụ nhân sự hoặc nhân sự lễ tân tiếp nước, rót trà của công ty ….
  • Các vị trí quan trọng sẽ ở gần chủ tọa, các vị trí càng xa càng kém quan trọng.
  • Ghế của chủ tọa thường là một chiếc ghế riêng, không giống các ghế còn lại, có lưng ghế cao hơn các ghế khác, điều này thể hiện uy quyền của chủ tọa.

3.Ý nghĩa một số vị trí ngồi.

  • Kiểu hỗ trợ ( bố trí sắp đặt ghế, thiết bị âm thanh với bàn kiểu này)
  • Nếu người còn lại muốn hỗ trợ cho sếp, hãy ngồi vuông góc với sếp, như vậy cả hai có thể phá vỡ rào cản và nhìn vào mắt nhau để hiểu nhau.
  • Đây cũng là vị trí mà trợ lý nên ngồi khi trao đổi với sếp.
  • Kiểu hợp tác
  • Nếu muốn thể hiện thái độ hợp tác, hãy ngồi bên cạnh người kia, điều đó thể hiện hai người có cùng suy nghĩ.
  • Tuy nhiên nên cân nhắc vị trí này khi ngồi với sếp bởi nó chỉ cho vị trí ngang nhau.
  • Kiểu đối kháng
  • Chiếc bàn ngăn giữa và tư thế mặt đối mặt sẽ tạo khoảng cách và sự đối đầu cho người ngồi theo kiểu sắp đặt này.
  • Nếu bạn muốn gây ảnh hưởng lên cấp dưới, hãy chọn vị trí ngồi này, và cho họ ngồi một cái không tựa lưng, không tay vị.
  • Họ sẽ cảm thấy yếu thế hơn bạn

Quy tắc sắp đặt chỗ ngồi trong phòng họp
Quy tắc sắp đặt chỗ ngồi trong phòng họp

4.Các kiểu sắp xếp bàn họp

  • Bàn họp thể hiện uy quyền: Đây là kiểu sắp xếp thường thấy trong các cuộc họp công ty.
  • Kiểu sắp xếp này thể hiện rõ vai trò thứ bậc của những người tham gia. Vị trí của chủ tọa sẽ ở đầu bàn. Những người cấp bậc thấp nhất sẽ ngồi cuối bàn.
  • Bàn họp đối kháng: Bàn họp này được sử dụng khi tranh luận hoặc khi họp với đối tác.
  • Khi đó, người chủ tọa ngồi giữa bàn, người có khả năng đối khánh, tranh luận hoặc đối tác sẽ ngồi đối diện chủ tọa, những người còn lại ngồi xung quanh.
  • Trong trường hợp này, trợ lý sẽ ngồi đối diện với người hỗ trợ/ trợ lý của đối tác.
  • Bàn họp thảo luận tự do: Kiểu bàn này không đặt nặng uy quền mà khuyến khích người tham gia tự do phát biểu.
  • Ngồi trong bàn tròn tạo cảm giác cân bằng về quyền lực.
  • Bàn này thường sử dụng khi những người tham gia có cùng cấp bậc, hoặc bỏ qua sự phân chia cấp bậc.
  • Nhược điểm của bàn này đó là không thể đặt nhiều bàn tròn trong 1 phòng họp và số lượng người tham gia bị hạn chế.

 

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn