Quy định, đăng ký và giấy phép trong tổ chức sự kiện

Các quy định về đăng ký, giấy phép, hợp đồng, trước hết, là phương tiện để bảo vệ lợi ích hợp pháp cho công ty và cho dịch vụ tổ chức sự kiện. Tiếp đến, đó là hình thức tôn vinh hành vi đạo đức của công ty và nhà tổ chức sự kiện. Cuối cùng, đó là cách để bảo vệ sự đầu tư tài chính của nhà tổ chức sự kiện. Vì thế, cần phải đặc biệt quan tâm đến các quy định, đăng ký và giấy phép.

Mức độ quan tâm và thực thi đầy đủ các thủ tục pháp lý phản ánh tính chuyên nghiệp của nhà tổ chức sự kiện. Cần hiểu rằng, tuân thủ các thủ tục quản lý hành chính là điều đầu tiên, không thể thiếu để đảm bảo sự kiện được diễn ra trôi chảy, không bị trục trặc, chẳng hạn, bị phạt hành chính hay thậm chí bị hủy bỏ. Bất kỳ sự kiện được tổ chức ở đâu, đều cần phải xin phép tổ chức và phải tuân thủ những nguyên tắc để đảm bảo không vi phạm luật pháp về thuần phong mỹ tục của nước sở tại hay địa phương.” Quy định” được hiểu là danh mục các thủ tục cần phải tuân theo khi tổ chức sự kiện. Các quy định này nên áp dụng sáng tạo cho từng sự kiện.

Thủ tục các nơi rất không giống nhau, thậm chí ngay trên một đơn vị hành chính, chẳng hạn, tại Thành phố Hồ Chí Minh, nhưng ở quận 1, quận 3 và quận 10, thời gian chờ làm thủ tục cấp phép tổ chức sự kiện tối đa 2 tuần nhưng các quận còn lại tối đa 1 tuần; cũng tại thành phố này, có 7 tuyến cấm chạy roadshow ( đường Nguyễn Thị Nghĩa, Đồng khởi, Lê Duẩn, Hàm Nghi, Nguyễn Huệ, Lê Lợi, Lê Lai) và 7 nơi cấm tập trung ( tượng đài Bác Hồ trước UBND TP. HCM, các khu vực đại sứ quán, nhà hát Thành phố, Bưu điện, dinh Thống nhất, nhà thờ Đức Bà, công viên 30/4). Nguyên tắc chung, nhà tổ chức sự kiện cần tiến hành nghiên cứu hết sức cẩn thận, bao gồm cả việc điều tra các sự kiện tương tự trong cùng khu vực và tìm kiếm lời khuyên từ những người có kinh nghiệm, cũng như cần làm việc với cơ quan chức năng của địa phương nơi sẽ tổ chức sự kiện, để nắm rõ hơn về những gì liên quan đến đăng ký và giấy phép cần thiết.

Quy định, đăng ký và giấy phép trong tổ chức sự kiện
Quy định, đăng ký và giấy phép trong tổ chức sự kiện

Sau đây, giới thiệu những quy định về các giấy tờ liên quan đến bộ hồ sơ xin cấp phép tổ chưc sự kiện cho một số loại sự kiện cụ thể:

Đối với các sự kiện các cuộc biểu diễn nghệ thuật, sự kiện giải trí, hồ sơ gồm có: Đơn xin cấp phép tổ chức biểu diễn( nêu rõ thời gian địa điểm, tên chương trình, tiết mục, tác giả, đạo diễn người biểu diễn, thời gian tổ chức phúc khảo, bán vé hay miễn phí….); bản sao hợp đồng địa điểm; nội dung chương trình; văn bản bài hát; bản sao hợp đồng địa điểm; nội dung chương trình; văn bản bài hát; bản Giấy chứng nhận đăng kinh doanh; giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền ( từ tháng 7 năm 2008, các chương trình có hoạt động văn nghệ như hát, nhạc có liên quan đến tác giả và tác phẩm thì cần mua tác quyền sử dụng bài hát bằng cách ký hợp đồng trực tiếp với tác giả về việc đồng ý cho sử dụng tác phẩm, hoặc đến cơ quan quản lý để đóng phí); giấy ủy quyền( nếu có). Nếu chương trình có các nghệ sĩ nước ngoài tham gia, hồ sơ cần bổ sung thêm giấy sao hộ chiếu và hộ chiếu gốc của nghệ sĩ đó.

Quy định, đăng ký và giấy phép trong tổ chức sự kiện
Quy định, đăng ký và giấy phép trong tổ chức sự kiện

Sự kiện là các cuộc họp báo, hồ sơ bao gồm: Đơn xin tổ chức họp báo ( trong đó, trình bày rõ mục đích, thời gian, địa điểm,nội dung, người thuyết trình, người chủ trì, đối tượng khách mời); Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh; Giấy ủy quyền ( nếu có); Hợp đồng địa điểm; Nội dung chương trình ( kịch bản chương trình).

Sự kiện là các hội nghị khách hàng, hồ sơ xin cấp phép bao gồm: Đơn xin phép tổ chức; giấy đăng ký kinh doanh; giấy ủy quyền; nội dung chương trình; hợp đồng địa điểm; nếu sự kiện có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương;

Sự kiện trình diễn thời trang, hồ sơ bao gồm: Đơn xin phép trình diễn thời trang; danh sách người mẫu; hình mẫu trang phục sẽ trình diễn; tổ chức phúc khảo ( ít nhất 5 ngày); hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

Những sự kiện được tổ chức trên quy mô nhiều tỉnh, chỉ cần xin cấp phép tại một tỉnh, chỉ cần xin cấp phép tại một tỉnh, sau đó trình Giấy phép đã xin ở tỉnh đó tại địa phương tổ chức sự kiện. Thời hạn nộp hồ sơ ở các địa phương cũng khá quan trọng. Nếu sự kiện là Gala hay Festival mang màu sắc địa phương, những giấy tờ cần trình gồm công văn của UBND Tỉnh ( cơ quan chỉ đạo, đơn vị thực hiện, ban tổ chức , các kế hoạch truyền thông, nội dung chương trình, tài trợ nếu có, tiến độ thực hiện).

Về thời hạn nộp hồ sơ, các cơ quan của chính quyền cần một khoảng thời gian nhất định để đáp ứng các yêu cầu sự kiện đặt ra. Do đó, cần hết sức chú ý về thời hạn hoàn tất hồ sơ, nộp đăng ký và xin giấy phép sớm để loại bỏ yếu tố chậm trễ và những khó khăn với khung thời gian của lập kế hoạch sự kiện.

Ngoài ra, nhà tổ chức sự kiện cũng cần quan tâm đến những quy định cụ thể về thời gian dựng lều bạt tại một số địa điểm, quy định tiếng ồn, quy định an toàn lao động và sức khỏe, quy định phát tờ rơi. Bởi những vấn đề này có thể sẽ có những thay đổi tùy theo địa phương.

Nói chung, đây là lĩnh vực phức tạp, nên cần có sự  quan tâm đặc biệt. Khi tổ chức sự kiện, nhà quản trị sự kiện cần tuân theo các quy định hiện hành, nên phải tiến hành nghiên cứu thật chi tiết tất cả các quy định ảnh hưởng đến sự kiện của mình và dành thời gian để xử lý các kết quả nghiên cứu đó.

Lưu ý đối với quản trị một dự án sự kiện là lễ hội:

  1. Về chất lượng nguồn nhân lực: Trên quản điểm, người dân địa phương là chủ thể sáng tạo của lễ hội truyền thống. Nghĩa là, không nên và không thể sử dụng nhân lực ở các nơi khác cho lễ hội địa phương. Trong khi, trình độ nhận thức và kỹ năng tổ chức lễ hội của người dân rất khác nhau giữa các cộng đồng. Vì thế, cần phải chú trọng bồi dưỡng kiến thức và nâng cao các kỹ năng cho người dân trong tổ chức lễ hội truyền thống ( kỹ thuật quản trị dự án sự kiện, kiểm soát và ngân sách, nhân lực…..).
  2. Cần xây dựng kế hoạch quản lý hành vi đám đông: Nhìn chung, một bộ phận người dân Việt Nam lạm dụng rượu bia và họ chưa có thói quen tốt về xếp hàng và ứng xử văn minh. Đây là căn nguyên của những rủi ro về hành vi đám đông tại các lễ hội truyền thống. Vì thế, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm đúng mức tại việc xây dựng kế hoạch quản lý đám đông.
  3. Các vấn đề pháp lý: Lễ hội truyền thống được tổ chức ở các vùng nông thôn. Người dân Việt Nam từ bao đời nay gắn liền với môi trường văn hóa vốn của họ. Trong môi trường đó, họ ứng xử và điều chỉnh hành vi chủ yếu theo luật tục. Vì thế, nhà tổ chức sự kiện cần chú trọng công tác tuyên truyền nâng cao hiểu biết của người dân về các rủi ro trong tổ chức lễ hội và sự cần thiết phải thực hiện các quy định pháp lý trong tổ chức lễ hội.
  4. Quản trị truyền thông là tối quan trọng cho một lễ hội tại vùng nông thôn, đặc biệt vùng sâu vùng xa. Cần thiết có một chuyên gia marketing giàu kinh nghiệm và sáng tạo sẽ quản lý hoạt động này. Việc phát triển một website thân thiện cũng rất quan trọng nhằm mang lại sự thành công.
  5. Giảm thiểu rủi ro được xem xét trong mối quan hệ với tất cả các khía cạnh, những nguy cơ lường trước sẽ được giải quyết và quản lý tốt trước khi lễ hội bắt đầu.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn