Quan niệm, vai trò, các giai đoạn trong quản trị dự án sự kiện

Quan niệm và vai trò của quản trị dự án sự kiện

Môi trường kinh doanh hiện đại liên tục thay đổi, hiện nay sản phẩm và dịch vụ phải được quản lý như dự án. Quản trị dự án. Quản trị dự án là tất yếu trong xã hội hiện đại đòi hỏi những phương pháp quản trị mới. Sự ra đời và phát triển ngành công nghiệp sự kiện là một trong những kết quả của thay đổi đó. Sự kiện chính là phản ứng kịp thời của các tổ chức/ doan nghiệp trước sự  thay đổi liên tục về môi trường kinh doanh ( O’ Toole và Mikolaitis, 2002). Mỗi sự kiện là một dự án. Vậy dự án là gì? Theo Gray và Larson ( 2000), ” dự án” hàm ý chỉ tính có thời hạn, ngân sách và sản phẩm cụ thể. Theo Nguyễn Thanh Liêm và cộng sự ( 2009), dự án là bất cứ nỗ lực có tính duy nhất, nhằm thực hiện một mục tiêu, để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ có thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định.

Quan niệm, vai trò, các giai đoạn trong quản trị dự án sự kiện
Quan niệm, vai trò, các giai đoạn trong quản trị dự án sự kiện

Từ đó,” dự án sự kiện” được hiểu là những nỗ lực trong phạm vi ngân sách và thời gian xác định nhằm thực hiện mục tiêu- tạo ra một sự kiện cụ thể.

Một dự án sự kiện chứa đựng một chuỗi những nhiệm vụ phức tạp, có liên quan đến nhau. Mức độ phức tạp của mỗi dự án sự kiện rất khác nhau, có thể chỉ đơn giản là tổ chức tiệc tri ân khách hàng, những cũng có thể rất phức tạp như Olympic 2014 tại Sochi với chi phí lên tới hơn 50 tỷ USD. Dự án sự kiện đòi hỏi những kỹ năng quản trị đặc biệt. Quản trị dự án sự kiện tập trung vào quản trị tiến trình. Sự kiện có thể chỉ diễn ra trong khoảng thời gian vài ngày hoặc vài giờ. Trong khi đó, quản trị sự kiện có thể phải diễn ra trong nhiều tháng hoặc năm, thậm chí với các sự kiện cực lớn có tính di chuyển như sự kiện thể thao châu lục hay Olympic, thời gian chuẩn bị lên tới chục năm.

Quản trị dự án sự kiện là một hệ thống công việc, được thực hiện theo tiến trình thời gian, kể từ giai đoạn tìm kiếm ý tưởng sự kiện cho đến sau khi kết thúc sự kiện. Đó là hoạt động tích hợp tất cả các nhiệm vụ thuộc các lĩnh vực quản trị khác nhau, bao gồm lập kế hoạch, hướng dẫn, tiếp thị, kiểm soát, quản trị ngân sách, quản trị rủi ro, hậu cần, dàn dựng và đánh giá, nhằm đạt được mục tiêu của sự kiện. Mỗi lĩnh vực trong số các lĩnh vực trên liên tục ảnh hưởng lẫn nhau trong vòng đời của một dự án sự kiện. Theo O’ Toole và Mikolaitis ( 2002), lợi ích của kỹ thuật quản trị dự án sự kiện là :

  1. Phương pháp tiến cận hệ thống, trong quá trình quản trị có thể có những cải thiện để phù hợp với môi trường của dự án thay đổi nhanh chóng.
  2. Làm cho việc quản trị các sự kiện rõ ràng hơn và tránh được nguy cơ thành công sự kiện phụ thuộc duy nhất vào một cá nhân. Bởi có một hệ thống các hồ sơ, tài liệu và sách hướng dẫn, cũng như sự truyền thông rõ ràng giữa các nhóm và sự chia sẻ kinh nghiệm với mọi thành viên trong nhóm. Một trong những mối lo ngại thường gặp nhất trong quản trị sự kiện là điều không may xảy ra với nhà trị ( ví dụ, tai nạn). Nếu mọi thứ chỉ có mỗi nhà quản trị biết thì sự kiện sẽ đối mặt với thử thách rất lớn. Vì thế, hệ thống tài liệu cụ thể là công cụ thay thế hữu ích cho trường hợp không may.
  3. Tránh sự quá tải cho một số thành viên và sử dụng thuật ngữ chung, nên tạo điều kiện dễ dàng, rõ ràng và kịp thời cho liên lạc giữa các nhóm.
  4. Đảm bảo trách nhiệm cho các bên liên quan và quản trị các bên liên quan là một lĩnh vực hiểu biết cơ bản của quản trị dự án.
  5. Giúp đào tạo nhân viên: Cung cấp một khung cho đào tạo nhân viên.
  6. Phương pháp quản trị sự kiện có thể được chuyển giao: Sự kiện kết thúc, các nhân viên sẽ thấy họ đã học được kỹ năng chuyển giao hữu ích.
  7. Được phổ biến cho các doanh nghiệp khác. Nhiều bên liên quan của sự kiện sẽ quen dần với các thuật ngữ.

Các giai đoạn trong quản trị dự án sự kiện

Quan niệm, vai trò, các giai đoạn trong quản trị dự án sự kiện
Quan niệm, vai trò, các giai đoạn trong quản trị dự án sự kiện

Khởi động dự án sự kiện

Đây là bắt đầu của tiến trình quản trị một dự án sự kiện. Hoạt động trọng tâm của giai đoạn này, bao gồm:

Hình thành ý tưởng sự kiện: Là nhiệm vụ rất quan trọng, bởi vì nó là linh hồn sự kiện. Giai đoạn này, ý tưởng về sự kiện là một khái niệm chung chung chưa rõ ràng. Nghĩa là, các tham số của sự kiện chưa được định rõ mà mới chỉ là những ý tưởng phác thảo hay còn gọi là khái niệm ban đầu ( các giai đoạn tiếp theo của dự án, các chi tiết cụ thể về sản phẩm sự kiện sẽ dần dần làm rõ). Chẳng hạn, ý tưởng về thành phố Đà Nẵng nên đăng cai tổ chức Cuộc thi Chung kết Hoa Hậu Việt Nam.

Thiết lập mục tiêu sự kiện: Liên quan đến các mục tiêu của đơn vị chủ nhà và nhà tài trợ.

Nghiên cứu khả thi: Bao gồm, báo cáo khả năng tồn tại của sự kiện và các hoạt động quản trị cần thiết để đạt được mục tiêu. Xác định địa điểm tổ chức, thời gian tổ chức, các nhà tài trợ và những người ủng hộ, dự toán ngân sách và những rủi ro có thể, công tác quản trị cần thiết về hậu cần sự kiện và quản trị sự kiện.

Như vậy, giai đoạn khởi động dự án sự kiện trùng với giai đoạn thiết kế ý tưởng sự kiện trong tiến tình lập kế hoạch chiến lược, được đề cập trong bài trước thiết kế ý tưởng về sự kiện, tổ chức sự kiện. Kết thúc giai đoạn này là quyết định dự án sự kiện có được lựa chọn để tiếp tục tiến hành hay không? Nếu câu trả lời là có, nhà tổ chức sự kiện sẽ công bố quyết định thực hiện sự kiện và giai đoạn tiếp theo của quản trị dự án sẽ bắt đầu.

Lập kế hoạch cho sự kiện

Đặc điểm công việc giai đoạn này là xác định rõ các chi tiết về sản phẩm của dự án sự kiện, bao gồm những cái gì là cần thiết phải có và làm như thế nào để có được những cái đó? Vai trò quan trọng của giai đoạn này là lập tất cả các kế hoạch phối hợp thực hiện, có nghĩa là đảm bảo rằng tất cả chúng đều thực hiện cùng nhau. Vì lý do này, các kế hoạch thường được gọi là kế hoạch  cơ sở hay tiểu dự án. Nó được coi là một điểm khởi đầu chứ không phải là một kế hoạch hoàn thành. Một khi các kế hoạch đã được xây dựng chúng cần phải được thực hiện.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn