Quan hệ công chúng trong tổ chức sự kiện

Quan hệ công chúng:

Đây là nỗ lực của nhà marketing sự kiện để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với công chúng. Trong số những hoạt động của quan hệ công chúng, họp báo là hình thức cần cân nhắc để triển khai hiệu quả. Hết sức chú ý việc phải thông báo bằng văn bản xin cấp phép họp báo với cơ quan quản lý nhà nước chậm nhất là một ngày trước khi tổ chức họp báo.

Hậu cần về khách mời:

Mỗi sự kiện nhắm đến những khách mời mục tiêu khác nhau. Nhà tổ chức sự kiện cần lập kế hoạch khách mời. Nội dung chính về kế hoạch khách mời, bao gồm lập danh sách khách mời, hồ sơ khách mời, thiết kế giấy mời, kế hoạch gửi và kiểm soát việc gửi giấy mời.

Quan hệ công chúng trong tổ chức sự kiện
Quan hệ công chúng trong tổ chức sự kiện

Ghi rõ những lưu ý và thông tin phục vụ khách VIP( Nếu có).

Lập hồ sơ khách mời: Hồ sơ khác mời liên quan trực tiếp đến công tác hậu cần đối với khác mời. Hồ sơ khác mời được soạn thảo dựa trên danh sách khách mời. Đây là tài liệu ghi rõ thông tin về những đặc điểm của mỗi khách, để nhà tổ chức sự kiện hiểu và phục vụ khác một cách tốt nhất.

Tiến trình lập hồ sơ khác mời bao gồm 3 bước.

  • Bước 1: Xác định rõ các thành phần về khác mời, bao gồm địa vị xã hội, độ tuổi giới tính, các thành phần đi kèm( vợ, trẻ em)
  • Bước 2: Xác định mức độ đáp ứng nhu cầu khác mời ( có hay không việc đáp ứng nhu cầu chỗ nghỉ cho khách mời? Nếu có, phải xác định rõ chất lượng phòng ( ví dụ, phòng đôi/ phòng đơn/ phòng VIP); nhu cầu ăn uống cho khách mời ( ăn tiệc hay tự chọn); Tổ chức bàn ăn cho khách theo dạng bàn loại nào ( bàn chữ nhật, bàn tròn, bàn vuông )? Các nhu cầu khác của khách mời là gì ( ca nhạc và khiêu vũ)?…
  • Bước 3 : Lập hồ sơ khách mời. Để chủ động trong công tác hậu cần, danh sách khác mời nên lập thành hai loại ( danh sách dự phòng ). Khách thuộc danh sách dự phòng sẽ được mời thay thế khi khách của danh sách chính vắng mặt.

Thiết kế giấy mời: Giấy mời tham gia sự kiện ( Event Invitation Cards) là dạng thức giao tiếp cấp độ 3 giữa chủ sự kiện với khách mời. Để tạo được ấn tượng tốt cho khách mời, giấy mời cần phải:

  • Chuyển tải thông điệp cơ bản về sự kiện.
  • Thiết kế trang nhã và lịch sự ( thể hiện sự tôn trọng khách mời).
  • Giấy mời phải được để trong phong bì (  trong một số trường hợp, cần in phong bì riêng sự kiện ).
  • Những sự kiện của nhà nước hoặc sự kiện đã có những chuẩn mực nhất định, phải tham khảo quy định để thực hiện đúng.

Tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng
Tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng

Nội dung giấy mời, bao gồm lời chào và lời mời; tên khách mời ( nếu có thể, phần họ tên khách mời nên được viết nắn nót bằng tay để tạo ấn tượng hơn cho khách); số lượng và thành phần khách được mời; tên và chủ đề sự kiện; thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện; các chỉ dẫn cần thiết khác như phương tiện, bãi đậu xe, trang phục, địa chỉ, số điện thoại, số fax và phong bì hồi âm có dán tem ( tùy chọn).

Gửi và kiểm soát công tác gửi giấy mời: Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo chắc chắn rằng, giấy mời được gửi trước một khoảng thời gian đủ sớm để khách mời chủ động thu xếp tham gia sự kiện. Vì vậy, nhà tổ chức sự kiện cần lưu tâm đến khoảng cách địa lý từ nơi ở của khách đến địa điểm tổ chức sự kiện để xác định thời gian gửi thích hợp. Nếu khách mời ở nước ngoài cần lưu ý mẫu phong bì để quản lý tốt chi phí tiền gửi. Sau khi đã gửi giấy mời cần kiểm tra người được mời đã nhận được giấy mời hay chưa và phản hồi của họ như thế nào về quyết định có hay không đến sự kiện?

Nếu bạn đang có nhu cầu tổ chức sự kiện có thể tham khảo thêm chuyên mục dịch vụ tổ chức sự kiện

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn