Phương án ứng phó, chiến lược ứng phó và giải pháp giảm rủi ro

Sau khi đánh giá các rủi ro, các nhà quản trị sự kiện cần tạo ra cơ chế kiểm soát mọi vấn đề có thể nảy sinh. Có thể sử dụng nhiều công cụ kỹ thuật để ứng phó rủi ro:

Các phương án ứng phó rủi ro:

Có 4 loại phương án ứng phó rủi ro như sau:

  • Thay đổi khả năng một vấn đề sẽ xó với xảy ra: Kế hoạch của sự kiện tổ chức lễ khánh thành có thể được thay đổi để đối phó rủi ro. Điều này có thể bao gồm việc né tránh các rủi ro đã được xác định bằng cách thay đổi kế hoạch tức là không tiếp tục thực hiện hoạt động đó. Ví dụ, sự kiện lướt sóng, không thể có được bảo hiểm, nhà quản trị xác định là sự kiện có nguy cơ và đã hủy bỏ hoạt động đó.
  • Thay đổi hậu quả nếu vấn đề xảy ra: Nỗ lực thực hiện để thay đổi khả năng xảy ra và hậu quả rủi ro ( lập kế hoạch dự phòng, đơn giản hóa tiến trình, kiểm tra nhiều lần….).
  • Chấp nhận rủi ro: Rủi ro được đánh giá là không gây hậu quả đáng kể nên có thể chấp nhận. Phương án này thường được xây dựng dựa trên quỹ dự phòng cho dự án sự kiện.
  • Chuyển rủi ro cho bên bên thứ 3: Thường đi lèm với chi phí.

Các chiến lược ứng phó rủi ro:

Phương án ứng phó, chiến lược ứng phó và giải pháp giảm rủi ro
Phương án ứng phó, chiến lược ứng phó và giải pháp giảm rủi ro

Dựa theo các phương án trên, các chiến lược ứng phó rủi ro sẽ được hoạch định như sau:

Hủy và tránh rủi ro: Nếu là rủi ro là quá lớn, cần thiết hủy bỏ toàn bộ hoặc một phần của sự kiện. Ví dụ, một buổi biểu diễn ca nhạc ngoài trời là sự kiện nhỏ của một sự kiện lớn thường được hủy bỏ nếu trời mưa to. Những nguy cơ chính được xác định không phải là do khán giả khó chịu, mà là nguy cơ điện giật.

Giảm thiểu rủi ro: Rủi ro không thể tránh khỏi, thì cần phải được giảm thiểu. Chẳng hạn, để loại bỏ toàn bộ rủi ro an ninh có thể tại sự kiện, có thể yêu cầu kiểm tra mọi người. Giải pháp này rõ ràng là không khả thi đối với hầu hết cá sự kiện. Nên thay vào đó, một chiến lược giảm thiểu nguy cơ cần được phát triển, ví dụ, cài đặt thiết bị dò kim loại tại cổng vào sự kiện hoặc bố trí nhân viên bảo vệ chốt trực tại những vị trí dễ quan sát hơn.

Giảm mức độ nghiêm trọng của rủi ro: Một phần quan trọng của kế hoạch an ninh là sự chuẩn bị ứng phó nhanh chóng va hiệu quả cho các vấn đề có thể dự đoán trước. Ví dụ, nếu nhận dạng nguy cơ tai nạn cho khách hàng từ những va chạm của các trò chơi nhằm tạo dựng tinh thần đồng đội, trong trường hợp này, đào tạo khả năng sơ cứu và nâng cao kỹ năng sơ cứu cho nhân viên có thể làm giảm mức độ nghiệm trọng. Như vậy, người quản trị sự kiện không thể loại bỏ các thảm họa, nhưng có thể chuẩn bị trước kế hoạch ứng phó để ngăn chặn có hiệu quả.

Lập kế hoạch cứu nguy và thay thế: Khi có gì đó không ổn, tình trạng này có thể được cứu nguy bằng một kế hoạch thay thế khác tại chỗ. Ví dụ, trường hợp nếu có nguy cơ mất điện, các trò chơi bật bung của phần hội vui dành cho trẻ em sẽ không bật lên, thì bộ phận tổ chức trò chơi cho các em có thể tổ chức ngay trò chơi khác thay thế. Với một quy mô lớn hơn, bộ phận giải quyết các trường hợp khẩn cấp phải chuẩn bị sẵn sàng máy phát điện dự phòng tại các sự kiện lớn ngoài trời, đề phòng nguy cơ mất điện lưới quốc gia.

Phân tán các rủi ro: Nếu rủi ro có thể trải rộng ra tại các khu vực khác nhau, tác động của nó sẽ giảm. Chẳng hạn, phân tác các khu vực nắm giữ tiền mặt ( gian hàng bán vé) để nếu có bất kỳ vụ trộm cắp nào, sẽ không đe dọa toàn bộ thu nhập của sự kiện.

Chuyển rủi ro: Rủi ro có thể được chuyển cho bên thứ ba. Bảo hiểm, bảo hành, đàm phán hợp đồng giá cố định…. là những ví dụ về thay đổi hậu quả bằng cách chuyển các rủi ro cho bên thứ ba và chấp nhận một rủi ro nhỏ hơn. Các nhà thầu phụ có thể phải chia sẻ trách nhiệm của sự kiện. Hợp đồng cảu họ thường có chứa đựng những điều khoản ứng phó mà họ có trách nhiệm về sự an toàn của trang thiết bị của họ và những hành động của nhân viên của họ trong sự kiện này.

Các giải pháp giảm nhẹ rủi ro:

Trong các sự kiện đặc biệt, những rủi ro có xác suất xảy ra lớn và một khi đã xảy ra thì hậu quả là rất lớn đó là rủi ro về giao tiếp, rủi ro về đám đông. rủi ro từ hành vi của người sử dụng rượu và ma túy và rủi ro về môi trường. Với những loại rủi ro này, nhà quản trị sự kiện luôn phải quan tâm và có kế hoạch và giải pháp để giảm nhẹ. Sau đây là những gợi ý về những giải pháp giảm nhẹ rủi ro cho một số trường hợp cụ thể:

Rủi ro trong giao tiếp:

Sự  phối hợp nhịp nhàng trong một sự kiện là kết quả của việc giao tiếp tốt, liên tục và nhất quán giữa các nhân viên và các bên liên quan. Nhà quản trị sự kiện người chịu trách nhiệm trong việc phát triển kỹ năng giao tiếp trong một sự kiện, nhằm đảm bảo rằng tất cả các nhân viên có liên quan đều được thông báo, liên lạc với nhau và phải tham gia vào mỗi giai đoạn của sự kiện. Những phương pháp sau đây có thể giúp thiết lập hoặc cải thiện chất lượng mạng lưới giao tiếp trong các sự kiện.

  • Hiểu biết về các thuật ngữ rủi ro: Rủi ro cần phải được tất cả nhân viên và TNV mô tả chính xác và hiểu.
  • Xây dựng kênh truyền thông mở: Vấn đề nổi cộm tại các sự kiện là nhân viên ngại trao đổi với nhà quản trị sự kiện là một nhiệm vụ không hoàn thành. Nếu họ nhận ra vấn đề thì họ tìm cách trao đổi điều đó với quản trị sự kiện một cách kịp thời.
  • Xây dựng kênh truyền thông phi chính thức: Các nhà lý thuyết truyền thông nhấn mạnh tầm quan trọng của phương pháp giao tiếp phi chính thức đối với sự thành công trong tổ chức sự kiện. Các bữa ăn tối, các cuộc trò chuyện tại quán cà phê hoặc chỉ nói chuyện một cách thân thiện có thể trợ giúp đáng kể quá trình giao tiếp. Phương pháp truyền thống các nhà quản trị thường áp dụng là đi tản bộ tại địa điểm tổ chức sự kiện để tìm hiểu những gì đang diễn ra.
  • Thiết lập sổ quản trị rủi ro: Sổ là một kế hoạch được liên tục cập nhật và sửa đổi. Sẽ bổ sung vào sổ những rủi ro mới được nhận dạng. Theo đó, sổ quản trị rủi ro có một số chức năng như sau: là một công cụ quản lý trực tiếp; được sử dụng để theo dõi các rủi ro giúp tránh bị lãng quên; là chứng cứ của thực hiện các công việc- trong báo cáo tiến độ; là tài liệu để làm rõ năng lực quản lý sau khi kết thúc; là tài liệu chuyển giao cho các sự kiện tiếp theo nhằm nhận dạng dễ dàng rủi ro và lập kế hoạch để quản trị rủi ro, nó cũng có thể được sử dụng ở các mức độ khác nhau cho phép đội ngũ quản lý cấp cao và nhân viên thể hiện vai trò trong việc quản lý rủi ro; cuối cùng, sổ giúp truyền thông thông một cách đơn giản và rõ ràng các vấn đề cơ bản. Sau khi đã thiết lập được sổ quản lý rủi ro có thể lên mạng nội bộ hoặc Internet và phải luôn cập nhật. Tất cả các thành viên của nhóm sự kiện có thể dễ dàng truy cập, nên số quản trị rủi ro cung cấp cái nhìn tổng quan về quá trình quản lý sự kiện.
  • Thiết lập một hệ thống thông tin và gửi cho văn phòng sự kiện. Biện pháp này có thể phòng ngừa các vấn đề trong tương lai. Dễ dàng truy cập thông tin liên quan là vấn đề quan trọng để quản lý tốt rủi ro truyền thông. Nếu có thay đổi hoặc bất kỳ sự  điều chỉnh nào nên ghi lại bằng văn bản và lấy chữ ký của những người chịu trách nhiệm trên các văn bản được điều chỉnh nhằm ủy quyền cho những thay đổi, bổ sung hay xóa bổ các dịch vụ/ ác sản phẩm khác.
  • Cung cấp những biển báo và thông báo về nội dung sự kiện cho những người tham dự sự kiện. Sử dụng tài liệu hướng dẫn sự kiện là một thiết bị truyền thông tuyệt vời cho các thủ tục giao tiếp và cung cấp thông tin chung về sự kiện cho nhân viên và TNV.
  • Tiến hành kiểm tra việc giao tiếp của các nhân viên và tìm ra cách tốt nhất để có thể gửi và nhận thông tin một cách chuẩn xác nhất, nhằm hạn chế các yếu tố gây nhiễu.

Phương án ứng phó, chiến lược ứng phó và giải pháp giảm rủi ro
Phương án ứng phó, chiến lược ứng phó và giải pháp giảm rủi ro

Quản lý đám đông:

Sự di chuyển đám đông thực sự là rủi ro đối với hầu hết sự kiện. Hậu quả về sự cố liên quan đến đám đông có thể dẫn đến các vấn đề về hình sự và trách nhiệm chăm sóc. Do đó, nó là một ưu tiên hàng đầu trong tâm trí người quản lý của sự kiện. Abbot ,lưu ý rằng nhà tổ chức sự kiện cần phải phân biệt khái niệm” quản lý đám đông” và ” kiểm soát đám đông”. Theo ông, đây là hai khía cạnh riêng biệt nhưng có tương quan về khái niệm: hàm ý việc tạo thuận lợi, cách làm và di chuyển đám đông; để chỉ các bước thực hiện một khi đám đông đã bị mất kiểm soát. Như vậy, quản lý đám đông là công tác chuẩn bị quản lý rủi ro trước sự kiện. Phần nhiều kiểm soát đám đông phát sinh do công ty sự kiện quản lý rủi ro không đầy đủ. Tuy nhiên, vẫn có thể có các rủi ro không lường trước đối với đám đông. Những yếu tố xem xét trong công tác quản lý đám đông là:

  • Trước hết, rủi ro đám đông nảy sinh do ước tính không chính xác số lượng cụ thể những người sẽ tham dự sự kiện. Rủi ro này cũng có thể xuất phát từ nguyên nhân không xem trọng sức chứa của địa điểm được thiết kế. Số người tham dự quá đông có thể tạo áp lực lớn cho nguồn lực sự kiện. Show diễn tại Vancouver ( Canada) của các ca sĩ Mỹ Tâm, Đan Trường cùng các ngôi sao ca nhạc Việt Nam khác vào tháng 8/2014 bị cảnh sát bắt buộc hủy giữa chừng là ví dụ tiêu biểu cho vấn đề này.
  • Ngoài ra, quản lý rủi ro đám đông cũng cần xem xét các loại đối tượng khán giả và hành vi của họ. Một sự kiện gia đình sẽ có những ưu tiên khác nhau về quản lý rủi ro so với một lễ hội rock. Những kỳ vọng của đám đông có thể được quản lý với các loại hình thông tin được gửi ra trước khi sự kiện được tổ chức. Quản lý đám đông cho các  sự kiện lớn đã trở thành một lĩnh vực đặc biệt của các nhà nghiên cứu và có một số tư vấn trong lĩnh vực này.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn