Phương án chiến lược ứng phó rủi ro trong tổ chức sự kiện

Tiến trình xây dựng phương án chiến lược ứng phó rủi ro cho sự kiện, bao gồm tìm hiểu bối cảnh, nhận dạng rủi ro, đánh giá rủi ro, xây dựng các phương án ứng phó rủi ro và các biện pháp giảm nhẹ rủi ro.

Tìm hiểu về bối cảnh

Bối cảnh của quản trị rủi ro sự kiện, bao gồm loại sự kiện, cơ cấu quản lý, phân tích các bên liên quan và nguy cơ môi trường nói chung. Chẳng hạn, ở các nước phát triển, những năm gần đây, ném gói bột màu trắng, được xem là một mối nguy hiểm lớn tại các sự kiện, do sự công khai về những khủng bố sinh học như đe dọa bệnh than. Trong bối cảnh đó, các sự cố bột trắng đã được đăng nhập mỗi tuần trên các phương tiện truyền thông ở các nước phát triển như Mỹ, Úc, Pháp. Rốt cục, đó chỉ là những thông tin lừa đảo. Tuy nhiên, nhà trắng vẫn có khả năng gây ra một sự hỗn loạn đám đông, nếu có thành viên nào đó trong đám đông tin rằng nó là bệnh than. Hiện nay, ném bột màu trắng thỉnh thoảng vẫn được mô tả trên báo chí. Từ sau cuộc tấn công vào Trung tâm Thương Mại Thế Giới và Lầu Năm Góc năm 2001, mối đe dọa khủng bố ngày càng gia tăng. Nó là mối quan tâm đang diễn ra ở nhiều nước. Tại một số quốc gia, việc đối phó với khủng bố trở thành một phần của an ninh hàng ngày. Các sự kiện lớn có thể là một mục tiêu khủng bố, vì nó thu hút sự quan tâm phương tiện truyền thông toàn cầu. Theo đó, cần phải tính đến môi trường xung quanh trong tiến trình quản trị rủi ro tổ chức lễ khởi công.

Phương án chiến lược ứng phó rủi ro trong tổ chức sự kiện
Phương án chiến lược ứng phó rủi ro trong tổ chức sự kiện

Văn hóa tổ chức của khách hàng và của công ty sự kiện cũng là một phần xem xét bối cảnh sự kiện. Một số công ty, tổ chức rất nhạy cảm rủi ro cao và muốn muột sự kiện được dự đoán trước, được thử nghiệm trước nhiều năm. Những khách hàng đó thích” nhượng quyền”sự kiện.

Phần lớn các nguy cơ sẽ bắt đầu với hoặc liên quan đến các bên liên quan. Phân tích toàn diện các bên liên quan là điều kiện tiên quyết để quản lý rủi ro toàn diện. Các bên liên quan cũng có thể cung cấp sự hỗ trợ để đối phó với những rủi ro. Pháp lý về nhiệm vụ giữ gìn và nghĩa vụ công cộng là những ví dụ khác về môi trường sự kiện sẽ ảnh hưởng tới quá trình quản lý rủi ro.

Các rủi ro tài chính cũng là một ví dụ tiêu biểu của một bối cảnh thay đổi nhanh chóng. Tỷ giá tiền tệ, tình trạng tài chính của các nhà tài trợ, gian lận và nhu cầu của các cổ đông là một trong số những yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến khả năng tài chính của sự kiện. Một đánh giá rủi ro toàn diện không thể thực hiện mà không có sự kiện không thể  hiện mà không có sự hiểu biết bối cảnh của sự kiện, môi trường rủi ro và yêu cầu của các bên liên quan. Cần phải nhớ rằng bối cảnh đang thay đổi và do đó cần phải được đánh giá lại nhằm đảm bảo tiến trình quản trị sự kiện.

Nhận dạng rủi ro thông qua sự kiện thử nghiệm: Đây là phương pháp được sử dụng phổ biến để đảm bảo sự thành công cao nhất cho sự kiện, thông qua việc kiểm tra sự vận hành các trang thiết bị và các nguồn lực khác, kiểm tra sự phát triển ý tưởng và để các nhà tài năng làm quen với sân khấu và thiết bị ngay trước thời gian khai mạc sự kiện. Chẳng hạn, Ủy ban tổ chức Thế vận hội đã thực hiện các kế hoạch chi tiết của các sự kiện nhỏ hơn để thử nghiệm các khía cạnh của kế hoạch tổng thể; những buổi tuổi cocktail được tổ chức vào buổi tối, trước một hội nghị, thường được sử dụng như những sự kiện thử nghiệm để xác định các vấn đề vào phút cuối; nhiều sự kiện nghệ thuật tổ chức buổi tổng duyệt vào đêm liền trước ngày khai mạc sự kiện.

Phương án chiến lược ứng phó rủi ro trong tổ chức sự kiện
Phương án chiến lược ứng phó rủi ro trong tổ chức sự kiện

Nhận dạng rủi ro dựa theo nguồn gốc rủi ro bên trong hay rủi ro bên ngoài: Để dễ dàng phân tích rủi ro, cần có một hệ thống phân loại dựa theo nguồn gốc của rủi ro. Theo tiêu chí phân loại này, có hai loại rủi ro: rủi ro bên trong và rủi ro bên ngoài.

Rủi ro bên trong: Phát sinh trong giai đoạn lập kế hoạch sự kiện và thực hiện. Nó cũng có thể là kết quả của sự thiếu kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên. Những rủi ro này thường thể hiện năng lực công ty quản lý sự kiện.

Rủi ro bên ngoài: Phát sinh từ bên ngoài tổ chức sự kiện và có thể cần tới một kế hoạch chiến lược kiểm soát khác nhau. Kỹ thuật này tập trung vào việc giảm thiểu tác động của rủi ro- đối phó với những hậu quả. Ví dụ, rủi ro liên quan đến sự thay đổi kế hoạch của khách hàng ( thay đổi ngày hoặc thay đổi sân khấu theo kế hoạch sản xuất được cung ứng từ các nhà cung cấp khác) hoặc những rủi ro liên quan đến các TNV( chẳng hạn, họ không nghe lời, không có mặt, phàn nàn, không thể kiểm soát…..), cần một kế hoạch dự phòng cần thiết; hoặc tác động của việc hủy một cầu thủ ngôi sao bóng đá, có thể được giảm thiểu bằng cách cho phép vào xem miễn phí sự kiện này……

Với phương pháp nhận dạng rủi ro này, các phân tích SWOT được xem là một kỹ thuật hỗ trợ xác định nguồn gốc rủi ro. Các điểm mạnh và điểm yếu tương ứng với rủi ro bên trong, các cơ hội và mối đe dọa tương ứng với những rủi ro bên ngoài.

Nhận dạng rủi ro thông qua sơ đồ lỗi: Sơ đồ lỗi hay còn được gọi là ” Sơ đồ ảnh hưởng”. Đây là phương pháp phát hiện rủi ro bằng cách nghiên cứu các nguyên nhân gốc rễ có thể có. Mục tiêu là xác định xà xử lý từ nguyên nhân gốc chứ không xử lý triệu chứng. Đó được gọi là một kết quả từ phương pháp chứng minh. Phương pháp sơ đồ lỗi nghiên cứu ngược trở lại từ nguy cơ rủi ro thông qua các khía cạnh khác nhau của sự kiện dựa trên định đề nguyên nhân của rủi ro. Sau đó, danh mục các nguyên nhân, sẽ được sử dụng để xây dựng kế hoạch quản trị rủi ro cho sự kiện. Chẳng hạn, thiếu hoạt động bán vé khi sự kiện diễn ra sẽ là một kết quả khủng khiếp hay một hội nghị lớn được tổ chức ở phòng hội nghị có cửa ra vào hẹp sẽ gây ùn tắc nút cổ chai ở thời điểm đầu và kết thúc sự kiện. Tương tự, bổ sung lời một người nổi tiếng tham dự vào giờ cuối sẽ là nguyên nhân gốc rễ có ảnh hưởng xuyên suốt sự kiện.

Sau đây trình bày cụ thể ví dụ minh họa ảnh hưởng của sơ đồ lỗi hình 5.12 đến công tác đảm bảo hậu cần cho một tài năng lớn, do một lời mời muộn trong quá trình xây dựng kế hoạch sự kiện. Trường hợp này, lấy ví dụ tài năng lớn là một chính trị gia hàng đầu. Sựa lựa chọn vào phút cuối sẽ tác động trong suốt sự kiện. Các đường dẫn trong sơ đồ chỉ là minh họa ( thực tế, những tác động sẽ rất phức tạp ): Theo đường dẫn mũi tên, đầu tiên, khi một chính trị gia hàng đầu đồng ý tham dự sự kiện, chính sách marketing cho sự kiện sẽ có sự thay đổi. Điều đó, tác động đến số lượng người tham dự sự kiện và việc trả lời các lời mời. Sự gia tăng số lượng người tham dự đồng nghĩa với sự gia tăng bố trí cơ sở vật chất kỹ thuật ( kích thước phòng, thiết lập các thiết bị nghe nhìn, thức ăn đồ và uống). Đồng thời, người nổi tiếng này sẽ tác động đến kế hoạch an ninh. Sự thay đổi các yếu tố này sẽ làm tăng chi phí sự kiện. Ngoài ra, sự thay đổi này có thể sẽ đồng nghĩa với thiết lập lại kế hoạch. Theo đó, ảnh hưởng đến tiến trình thực hiện và chương trình sự kiện. Hy vọng rằng, những thành công trong xúc tiến cổ động sẽ thuyết phục nhà quản trị cấp cao để chuyển nguồn vốn từ khu vực khác bù đắp sự gia tăng chi phí này. Điều này có thể sẽ chịu sự tác động lớn nếu chính sách sự kiện chịu sự chi phối của nguyên tác ngân sách cứng rắn. Theo đó, nhà quản trị cấp cao sẽ không chấp nhận lời đề nghị gia tăng phân bổ nguồn vốn, nên buộc phải cắt giảm chi phí ở các khu vực khác của sự kiện.

Nhận dạng rủi ro thông qua báo cáo sự việc- gần như tất cả các sự kiện công cộng lớn có một tài liệu báo cáo sự cố. Đây có thể được bao gồm trong hướng dẫn sự kiện và phải được điền bởi các nhân viên sự kiện khi có sự cố. Các dữ liệu sự cố có thể được các cơ quan sử dụng để đưa ra một hồ sơ rủi ro sự kiện. Các dịch vụ xe cứu thương có dữ liệu như vậy về sự cố y tế cho các sự kiện. Bằng cách đưa ra các dịch vụ cấp cứu theo những đặc điểm cơ bản của một sự kiện, chẳng hạn như số lượng khán giả, số lượng khán giả có khả năng có rượu, nhóm tuổi và loại hoạt động sự kiện, họ có thể dự đoán các loại sự cố y tế có thể xảy ra.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn