Trang chủ Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Những cân nhắc về lựa chọn mốc thời gian cho tổ chức sự kiện

Những cân nhắc về lựa chọn mốc thời gian cho tổ chức sự kiện

Những cân nhắc về lựa chọn mốc thời gian cho sự kiện

Nội dung quan trọng trong xác định lịch trình sự kiện là lựa chọn những mốc thời gian thích hợp, bởi đây cũng là yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện. Trong đó, thời gian khai mạc sự kiện là mốc quan trọng nhất. Để đảm bảo sự kiện đạt được số lượng khách mời sẽ tham dự và thu hút được đông đảo khách hàng mục tiêu tham gia, nhà tổ chức sự kiện cần tính toán thời gian phù hợp nhất để tổ chức sự kiện. Các vấn đề cần cân nhắc gồm:

  • Xem xét xem sự kiện được tổ chức vào mùa nào trong năm và mùa đó có đặc điểm thời tiết như thế nào?
  • Xem xét thời gian tổ chức sự kiện có thuộc vào mùa lễ hội truyền thống hay lễ hội tôn giáo/ tín ngưỡng của cộng đồng không? Một sự kiện cần thu hút đông đảo công chúng được tổ chức vào thời gian trùng với một lễ hội cộng đồng của địa phương/ của vùng lân cận/ ngày lễ tôn giáo sẽ đối mặt với nguy cơ mục tiêu về số lượng khách tham dự không đạt được.

Những cân nhắc về lựa chọn mốc thời gian cho sự kiện
Những cân nhắc về lựa chọn mốc thời gian cho sự kiện

  1. Quyết định lựa chọn thời gian cho sự kiện còn cần phải dựa trên các yếu tố về đặc điểm loại hình sự kiện và thành phần khách tham gia . Chẳng hạn, sự kiện giới thiệu sản phẩm mới về trang phục cưới phải tổ chức trước mùa cưới ( mùa xuân và mùa thu) hay sự kiện gây quỹ từ thiện phải được tổ chức vào thời điểm các đối tượng của mục tiêu truyền thông mà sự kiện hướng đến vẫn đang ở tại vùng sự kiện diễn ra để thu hút sự chú ý cao của công chúng.
  2. Đồng thời, nhà tổ chức sự kiện cần cân nhắc sự phù hợp giữa đặc điểm sự kiện và khách tham dự để chọn ngày trong tuần tối ưu, nhằm đạt được mục tiêu sự kiện. Chẳng hạn, các loại sự kiện cần sự yên tĩnh như hội nghị, hội thảo……, sẽ là sai lầm nếu chọn ngày tổ chức vào thứ 2, nhưng các sự kiện gây quỹ, sự kiện thể thao, sự kiện đoàn thể, sự kiện giải trí thì nên chọn ngày cuối tuần. Tuy nhiên, ngay cả 2 ngày nghỉ cuối tuần, chọn ngày nào cũng cần xem xét. Nhìn chung, thứ 7 sẽ tốt hơn chủ nhật do ngày hôm sau họ phải đi làm, nên có khả năng sẽ hạn chế khả năng tham dự của khách và các bên liên quan.
  3. Quan niệm ngày tốt/ ngày xấu của người Việt Nam và một số cư dân các nước Á đông cũng có khả năng ảnh hưởng đến số lượng khách tham dự.
  4. Cuối cùng, cân nhắc giờ khai mạc và giờ bế mạc sự kiện. Những mốc thời gian này có thể tác động tới tâm trạng, khả năng lưu lại của khách tham dự và bầu không khí chung của sự kiện. Vì thế, sự kiện cần được tổ chức vào thời gian không gây trở ngại cho khách tham dự. Muốn vậy, nhà tổ chức sự kiện cần tính đến các yếu tố về khoảng cách từ chỗ ở hoặc từ nơi làm việc của khách tới điểm tổ chức sự kiện, phương tiện giao thông khách có thể sử dụng để đi lại, thời gian TNV có thể sẵn sàng tham gia trước khi khách đến, khả năng khách TNV gặp ùn tắc giao thông khi lựa chọn thời gian trong ngày. Ví dụ, một sự kiện được tổ chức ở những nơi mà phương tiện giao thông công cộng là sự lựa chọn duy nhất của người dân địa phương, kết thúc sau 22 giờ, sẽ gây tâm lý tiêu cực cho người tham dự. Tương tựu một sự kiện giải trí dành cho lứa tuổi thiếu niên kết thúc quá khuya hay sự kiện có khách hàng mục tiêu là những người có con nhỏ kết thúc quá muộn cũng gây tâm lý không tốt cho người tham dự và nguy cơ khán giả ra về vào khoảng thời gian của những tiết mục cuối. Điều đó sẽ gây hiệu ứng xấu đến bầu không khí chung của sự kiện.

Tổ chức sự kiện, những cân nhắc về lựa chọn mốc thời gian
Tổ chức sự kiện, những cân nhắc về lựa chọn mốc thời gian

Mốc thời gian tổ chức sự kiện cần được quan tâm không chỉ ở giai đoạn đầu của dự án mà cần kiểm soát trong suốt quá trình chuẩn bị dự án. Trước khi chốt lại ngày cụ thể tổ chức sự kiện, cần rà soát lại xem thời gian tổ chức có bị trùng với lễ hội truyền thống, dịp lễ hay ngày nghỉ nào không? Trong không ít trường hợp, khi lập kế hoạch, sự kiện không trùng với sự kiện khác, nhưng đến gần ngày sự kiện diễn ra thì xuất hiện một sự kiện có tính cạnh tranh. Ví dụ, kế hoạch tổ chức tiệc tri ân khách hàng của công ty bị trùng vào đêm chung kết bóng đá thế giới; hoặc nếu một cuộc hội thảo với thị trường mục tiêu là nam giới, thời gian tổ chức trùng với những ngày có những cuộc thi đấu thể thao lớn ở địa phương hay những sự kiện thể thao nổi bật ở các châu lục/ thế giới, được phủ sóng trên phương tiện truyền thông toàn cầu, thì nguy cơ thất bại về số lượng khách tham gia là rất lớn. Trong các trường hợp này, cần thay đổi thời gian tổ chức sự kiện hay lập phương án phòng tránh.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn