Những bước lập kế hoạch cho tổ chức sự kiện

Phân tích tình hình

  • Bước tiếp theo, sau khi công bố tầm nhìn, mục tiêu sự kiện là phân tích tình hình sự kiện. Một quy trình đặc biệt hữu ích để đạt được sự am hiểu chi tiết về môi trường bên trong và bên ngoài của sự kiện( hoặc môi trường xung quanh sự kiện) là phân tích ma trận SWOT( điểm mạnh, điểm yếu cơ hội và thách thức). Trước hết, sự phân tích này cần tính đến các quan điểm khác nhau của các bên liên quan chính trong lĩnh vực sự kiện như các tổ chức du lịch, cộng đồng tại điểm đến, cơ quan chức năng của chính phủ có liên quan đến các lĩnh vực sự kiện như nghệ thuật, thể thao và các nhà tổ chức sự kiện lớn. Vì thế, nghiên cứu cẩn thận vấn đề này là cần thiết. Chẳng hạn, trong quá trình chuẩn bị chiến lược cho các sự kiện lớn tại Scotland, các Công ty tư vấn chịu trách nhiệm này đã tốn khoảng 18 tháng để tham gia vào nghiên cứu, bao gồm cả phỏng vấn hơn 80 cá nhân và các tổ chức tham gia vào các sự kiện lớn ở Scotland và ở nước ngoài; tương tự, công tác tiền chuẩn bị đăng cai SEA Games- Việt Nam 2003, cũng đã được lãnh đạo trong lĩnh vực thể thao Việt Nam tiến hành cuộc nghiên cứu rất công phu. Cụ thể là trước khi xin ý kiến thường trực Chính phủ về việc đăng cai sự kiện, lãnh đạo ngành đã thực hiện những chuyến công du tới các nước trong khu vực như Thái Lan, Malaysia, Singapore để gặp Bộ trưởng thể thao và Chủ tịch Ủy ban Olympic các nước nhằm tham khảo kinh nghiệm và nhận được tư vấn. Sau đó, họ làm báo cáo chi tiết trình Thường trực Chính phủ. Khi được Thường trực Chính phủ đồng ý, lãnh đạo ngành thể thao cùng với phó thủ tưởng, tiếp tục trình bày xin ý kiến Bộ chính trị. Sau đó, Chính phủ bàn thêm một lần nữa để cân nhắc mọi khía cạnh. Cuối cùng, quy trình vận động đăng SEA Games được tiến hành sau khi Chính phủ có quyết định cho phép lãnh đạo ngành thể thao vận động đăng cai.

Những bước lập kế hoạch cho tổ chức sự kiện
Những bước lập kế hoạch cho tổ chức sự kiện

Đồng thời, quá trình này cũng có thể đánh giá từ một số nguồn thông tin thứ cấp sẵn có bao gồm những dữ liệu thu thập trước về sự kiện, những dữ liệu thống kế và những báo cáo chung về những vấn đề liên quan, chẳng hạn như xu hướng trong hành vi nhàn rỗi. Ngoài ra, cũng cần nghiên cứu thực tiễn để bổ sung những thông tin còn thiếu, hoặc để cập nhật thông tin mới về những vấn đề cụ thể cho tổ chức sự kiện. Một sự am hiểu sâu hơn, chẳng hạn, về nhu cầu, mong muốn, mục tiêu và nhận thức của những nhóm khách hàng hiện tại hoặc tiềm năng có thể là cần thiết trước khi thay đổi một sự kiện nhằm tăng thêm số lượng người tham gia.

  • Môi trường bên ngoài, bao gồm tất cả những yếu tố xung quanh một sự kiện và có thể ảnh hưởng đến sự thành công của sự kiện.Một sự kiểm tra xuyên suốt và tỉ mỉ về một tập hợp những yếu tố tạo nên môi trường bên ngoài, sẽ hỗ trợ nhà quản trị sự kiện ra quyết định về những vấn đề như sự lựa chọn trị trường mục tiêu, kế hoạch chương trình, những thông điệp quảng cáo, giá vé và thời gian thực hiện sự kiện. Những thách thức đối với sự kiện( chẳng hạn, thay đổi về chính sách liên quan đến việc sử dụng và tiêu thụ thuốc lá, chất cồn trong các sự kiện ngoài trời) hoặc sự xuất hiện những sự kiện cạnh tranh mới cũng có thể được nhận ra thông qua quá trình này.

Sau đây, chúng ta sẽ xem xét những thành phần chính có liên quan thuộc môi trường bên ngoài, cùng với những vấn đề chọn lọc, gắn với mối quan tâm mà nó có khả năng ảnh hưởng đến những sự kiện.

  • Về chính trị/pháp luật- những quyết định thực hiện bởi tất cả cả các cấp chính phủ trở thành những quy định ảnh hưởng đến cách mà mọi người hành xử trong một xã hội và đến lượt nó- trong sự kiện. Chẳng hạn, những quy định về tiêu thụ thức uống có cồn đã thay đổi một cách triệt để ở Úc kể từ những thập niên 50, tạo ra những lễ hội về ăn uống, lễ hội rượu có sự kiểm soát chất cồn; những quy định về không hút thuốc lá nơi công cộng ở Việt Nam cũng ảnh hưởng đến hành vi của mọi người trong sự kiện.
  • Về kinh tế- những yếu tổ thất nghiệp, lạm phát, tỷ suất lợi nhuận phân phối giàu nghèo, mức độ tiền lương và phụ cấp có thể ảnh hưởng đến nhu cầu sự kiện. Chẳng hạn, giảm mức sống trong một vùng cụ thể, có thể đòi hỏi giảm giá vé vào cửa hoặc tìm kiếm những nguồn doanh thu thay thế( ví dụ, trợ cấp hoặc tài trợ) để trang trải cho những chi phí sự kiện.
  • Về văn hóa/ xã hội- sự thay đổi hành vi trong thời gian nhàn rỗi hoặc đối với sắc tộc thiểu số/ tôn giáo của dân cư ảnh hưởng đến nhu cầu sự kiện. Những thay đổi này có thể tạo nên những cơ hội ( chẳng hạn, xu hướng khuyến khích những hoạt động giải trí tại nơi mình ở ). Những thái độ dân cư theo hướng một hoạt động cụ thể cũng có thể là nhân tố quan tâm đối với giám đốc sự kiện.
  • Về kỹ thuật và công nghệ- sự thay đổi trong thiết bị và máy móc đã cách mạng hóa cách mà con người thực hiện những nhiệm vụ, bao gồm những khía cạnh về quản lý sự kiện. Một ví dụ tiêu biểu đó là việc sử dụng Internet để quảng bá sự kiện, triển lãm và sự kiện. Gõ vào công cụ tìm kiếm trên Internet từ ” sự kiện” sẽ xuất ra những đường dẫn đến vô số sự kiện ở tất cả mọi khu vực trên toàn cầu, Internet còn được sử dụng như một phương tiện để thực hiện sự kiện, chẳng hạn như hội nghị. Internet còn được sử dụng như một phương tiện để thực hiện sự kiện, chẳng hạn như hội nghị. Internet hỗ trợ cho những chuyên gia sự kiện.Từ đó website về giáo dục quản trị sự kiện được phát triển để hỗ trợ cho hiệp hội và xây dựng cơ sở dữ liệu về giáo dục sự kiện bởi việc cung cấp những thông tin, sự kết nối, nguồn tài liệu liên quan đến giáo dục, thực hành và nghiên cứu trong lĩnh vực sự kiện.
  • Về nhân khẩu học- kết cấu của một xã hội liên quan đến tuổi tác, giới tính, giáo dục và nghề nghiệp thay đổi theo thời gian. Tất cả tác động đến hành vi tiêu dùng sản phẩm sự kiện
  • Về môi trường vật lý- liên quan đến những vấn đề về ô nhiễm và rác thải. Nhiều ban quản lý và ban thu gom rác thải khuyến khích những nhà tổ chức sự kiện chủ động” xanh hóa” sự kiện. Một khía cạnh xem xét khác về môi trường đối với những giám đốc sự kiện, đó là sự thay đổi thời tiết gây ra bởi những tác động của hiệu ứng nhà kính. Sự thay đổi này có khả năng ảnh hưởng đến những sự kiện tổ chức ngoài trời.
  • Về cạnh tranh- những sự kiện khác thu hút khán giả cần được kiểm soát. Liên quan đến vấn đề này, sự so sánh về chương trình và giá cả là cần thiết. Phân tích cạnh tranh cần lưu ý rằng, không nhất thiết những sự kiện về bản chất giống nhau mới thu hút được khán giả giống nhau.

Những bước lập kế hoạch cho tổ chức sự kiện
Những bước lập kế hoạch cho tổ chức sự kiện

Bước tiếp theo sau khi đã hoàn tất sự phân tích về môi trường bên ngoài là thực hiện sự phân tích môi trường nội bộ của việc tổ chức sự kiện về cơ sở vật chất, tài chính, thông tin, nguồn nhân lực nhằm thiết lập điểm mạnh và điểm yếu của nó. Những điểm mạnh hay điểm yếu gắn liền với một sự kiện, có thể bao gồm mức độ quản lý hay chuyên gia sáng tạo mà dựa vào đó sự kiện có thể thu hút được, chất lượng các mối quan hệ với những người cung ứng cho sự kiện, quyền sở hữu địa điểm thích hợp và những phương tiện bao gồm trong đó, chất lượng của những thành phàn chương trình sự kiện, hệ thống kiểm soát vé thích hợp, mức độ phức tạp trong việc sử dụng hệ thống phần mềm quản lý sự kiện, nguồn tài chính, danh tiếng sự kiện, quy mô của nền tảng đội ngũ hướng dẫn và sức mạnh của sự kiện nối với những nhà tài trợ tiềm năng.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998