Nguồn thu, báo cáo trong dự án tổ chức sự kiện

Đây là mảng khó kiểm soát nhất. Nguồn thu thường xác định cụ thể trên từng loại sự kiện, mục tiêu sự kiện và kế hoạch sự kiện. Nguồn thu của sự kiện có thể đến từ các khoản sau đây:

  1. Vé bán hàng- phổ biến nhất trong các sự kiện kinh doanh.
  2. Tài trợ- phố biến trong văn hóa thể thao và các sự kiện.
  3. Bán hàng.
  4. Quảng cáo.
  5. Tài trợ” bằng hiện vật”.
  6. Quyền phát sóng- nguồn thu quan trọng của các sự kiện thể thao.
  7. Trợ cấp- quốc gia, tỉnh, địa phương.
  8. Gây quỹ- phổ biến trong sinh hoạt cộng đồng.
  9. Các khách hàng- những nguồn chính cho các sự kiện doanh nghiệp.

Ngoài giải pháp định hướng đã trình bày ở mục kiểm soát dòng tiền, trong số các nguồn thu liệt kê ở trên, nhà quản trị sự kiện cần xem xét cẩn thận lệ phí tham dự và giá vé sự kiện. Nguồn thu từ lệ phí hay vé sẽ tác động trực tiếp đến dòng tiền. Giá vé có thể được quyết định bởi một hoặc nhiều hơn trong ba phương án sau đây:

Nguồn thu, báo cáo trong dự án tổ chức sự kiện
Nguồn thu, báo cáo trong dự án tổ chức sự kiện

Định giá vé theo chi phí-  tất cả chi phí ước tính và được chi cho số người sẽ tham dự sự kiện dự kiến.Phương án này nhanh chóng, đơn giản và dựa trên hiểu biết về điểm hòa vốn.

Định giá vé theo nhu cầu thị trường- định theo giá vé hiện hành cho các sự kiện tương tự hoặc sự kiện cạnh tranh. Giá vé xem hòa nhạc, thường được quyết định theo cách này. Trong các phương pháp định giá trên, hãy xem xét độ co giãn của cầu theo giá, ví dụ, liệu giá vé tăng nhẹ có ảnh hưởng đến số lượng vé bán được hay không?

Định giá vé theo giá trị nhận thức- sự kiện có thể có cá tính năng  đặc biệt, ví dụ, đối với một số sự kiện sáng tạo, giá vé phải được xem xét cẩn thận.

Một số kỹ thuật có thể sử dụng để tăng thu nhập cho sự kiện bao gồm:

Giá vé:

Còn nhiều chiến lược định giá vé để có thể tăng doanh số bán vé. Một trong những cách thông thường nhất là đa dạng giá vé, tùy thuộc vào vị trí ngồi, số lượng vé bán và thời điểm vé được bán ( ví dụ: mua sớm và mua với số lượng lớn có thể sẽ được chiết khấu. Cách khác có thể là chiến lược định giá dành riêng cho nhóm khách hàng đặc biệt. Họ có thể là khách hàng quen, thành viên câu lạc bộ, hoặc khách hàng có những yêu cầu riêng về chủ đề sự kiện…. Khi định giá vé cao, những khách hàng này cần được cung cấp những dịch vụ và sự chăm sóc đặc biệt, ví dụ: bãi đậu xe riêng, khu vực ngồi đẹp và có tính riêng tư.

Trao đổi và hỗ trợ bằng hiện vật:

Một trong những cách để tăng thu nhập cần được xem xét là giảm chi phí bằng cách trao đổi sản phẩm với các nhà cung ứng. Ví dụ: phát một số vé miễn phí ( có thể quy ra tiền ) để trao đổi với các nhà cung ứng hoặc giữa các đối tác với nhau ( các khách sạn thường trao đổi voucher với nhau). Thông qua cách thức này, sự kiện sẽ có lợi về mặt truyền thông.

Bán hàng:

Sân khấu là nơi tạo ra những cơ hội bán hàng. Nhiều khi người tham dự muốn một đồ vật ( sản phẩm ) gắn liền với sự kiện để làm kỹ niệm. Chẳng hạn, khi khách hàng tham gia sự kiện, họ tham gia một trò chơi hay tiết mục nào đó, cái mà rất khó lặp lại trong cuộc đời họ. Nhà tổ chức sự kiện có thể chụp hình và quay phim và sau đó có thể bán nó cho người tham dự ( cần cân nhắc). Ngoài ra, một đồ vật hay một điều gì đó đặc biệt của sự kiện có thể sẽ trở nên có giá trị và sẽ được bán trong các sự kiện có liên quan.

Bản quyền phát sóng:

Bản quyền phát sóng là nguồn doanh thu quan trọng của tổ chức lễ ký kết hợp đồng, đặc biệt là các sự kiện thể thao. Phát sóng trực tiếp truyền hình của sự kiện là một phạm vi sinh lợi tiềm năng nhưng nó đi kèm với một mức giá. Bản quyền truyền hình trực tiếp, cụ thể là nhu cầu và mong đợi của người xem đôi khi trở thành vấn đề chính của sự kiện ( ví dụ , VTV chỉ mua bản quyền truyền hình World Cup 2014 khoảng 7 triệu USD để phát sóng tại Việt Nam).

Nguồn thu, báo cáo trong dự án tổ chức sự kiện
Nguồn thu, báo cáo trong dự án tổ chức sự kiện

Đòn bẩy tài trợ:

Đòn bẩy là thuật ngữ chỉ việc sử dụng tài trợ để giành lấy hỗ trợ lớn hơn những nhà tài trợ khác. Rất hiếm công ty hay tổ chức nào muốn trở thành nhà tài trợ đầu tiên hỗ trợ cho các sự kiện chỉ diễn ra một lần. Tuy vậy, một khi sự kiện có một nhà tài trợ đủ tin cậy và uy tín, sẽ cho phép sự kiện tiếp cận với các nhà tài trợ khác. Giành lấy sự tài trợ của các đơn vị truyền thông báo đài, có thể cho phép các nhà quản lý sự kiện tiếp cận với các nhà tài trợ tiếp theo, khi đó, nhà tài trợ nhận ra rằng họ có khả năng có được sử dụng quảng bá miễn phí.

Báo Cáo

Báo cáo ngân sách là cách nhấn mạnh vấn đề và giải quyết vấn đề của sự kiện. Đó là một bản mẫu để truyền thông đến ban quản trị và nhân viên. Vì thế, cần phải soạn thảo báo cáo một cách dễ hiểu.

Vấn đề thường xuyên trong các sự kiện là khoản chi phí” thổi phồng”. Các nhà quản trị sự kiện luôn phải đối mặt với tình huống này. Ví dụ, nhà thầu phụ cung cấp hệ thống âm thanh chẳng may bị phá sản, nhà cung cấp thay thế  có thể đưa ra giá khá cao. Đồng thời, như một luật bất thành văn của quản trị sự kiện là càng gần thời điểm dự án hoàn thành thì càng đắt đỏ. Khoản ngân sách dự đoán hợp lý được thực hiện trong một khuôn khổ nhất định. Bất kỳ một sự thay đổi nào dù nhỏ trong khuôn khổ đều có thể gây ra những thay đổi lớn về tài chính của sự kiện. Đồng thời, thời gian là yếu tố quan trọng. Cân nhắc quá nhiều những yếu tố không đáng có ở ngân sách có thể mất nhiều thời gian và năng lượng của ban quản lý, do đó sẽ hạn chế thời gian có ích cho các vấn đề khác.

Cuối cùng, bởi vì ban quản trị dự án thiết lập ngân sách sự kiện, nên có thể áp đặt lên nhân viên những quy định nghiêm ngặt mà không có sự trao đổi đầy đủ với họ. Điều đó, có thể gây ra những khó khăn cho nhân viên khi thực hiện. Cần nhớ rằng dự toán ngân sách chỉ là sự ước lượng của thực tế. Do đó, nó cần sự điều chỉnh khi sự kiện có những thay đổi. Tuy vậy, đó vẫn là một sơ chế quan trọng để kiểm soát sự kiện.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn