Ngân sách cho quản trị dự án tổ chức sự kiện

Quan niệm và vai trò ngân sách

Ngân sách của sự kiện được hiểu như một tuyên bố định lượng của kế hoạch- một kế hoạch được thực hiện bằng số. Ngân sách quyết định dự án sự kiện có được tổ chức hay không và quy mô, mục tiêu sự kiện như thế nào? Sau đây, sẽ tập trung trình bày những vấn đề trọng tâm.

Dự toán ngân sách.

Theo Getz( 1997), ngân sách trong tổ chức sự kiện có thể xây dựng theo hạng mục hoặc theo chương trình: tập trung vào từng hạng mục thu- chi của tổng số trường hợp; xây dựng cho một phần chương trình cụ thể.

Tiến trình dự toán ngân sách trải qua 5 bước: xác lập môi trường kinh tế của sự kiện, lập bản hướng dẫn sử dụng ngân sách, xác định các khoản thu và chi, lập dự toán ngân sách, chuẩn bị tiền mặt và xác định các chỉ số kiểm soát:

Ngân sách cho quản trị dự án tổ chức sự kiện
Ngân sách cho quản trị dự án tổ chức sự kiện

Thiết lập môi trường kinh tế của sự kiện:

Kinh tế địa phương và quốc gia ( thậm chí cả kinh tế thế giới ) có thể tác động vào sự kiện và thay đổi đáng kể ngân sách. Nhà quản trị sự kiện phải luôn xem xét biến động từ môi trường kinh tế- một trong những nguyên nhân gây nên các sai lệch tác động tổng chi phí sự kiện.

Những vấn đề cần xem xét trước khi xây dựng ngân sách, bao gồm:

  • Những thay đổi trong nền kinh tế địa phương hay quốc gia ảnh hưởng đến ngân sách như thế nào?
  • Ngân sách sự kiện sẽ thay đổi do biến động tỷ giá hối đoái ra sao nếu sự kiện có sử dụng các cuộc biểu diễn quốc tế và thuê thiết bị nước ngoài?

Xác lập môi trường kinh tế cho sự kiện sẽ là căn cứ để dự trù hợp lý các khoản chi phí và nguồn thu.

Lập bản hướng dẫn sử dụng ngân sách:

Căn cứ để lập bản hướng dẫn sử dụng ngân sách cho sự kiện là từ khách hàng hoặc các nhà tài trợ sự kiện và mục tiêu tổng thể của sự kiện:

  • Khách hàng có thể yêu cầu giành tỷ lệ % nhất định để tài trợ cho giải thưởng/ cho hoạt động giải trí/ cho dịch vụ khách hàng.
  • Cũng có thể nhà tài trợ định rõ khoản tiền tài trợ của họ được chi cho khoản mục cụ thể. Ví dụ: Huế 2014, hiệp hội khách sạn tỉnh Thừa Thiên Huế ký hợp đồng tài trợ với tổng giá trị là 1 tỷ đồng cho dịch vụ lưu trú; tổng công ty Hàng không Việt Nam đã ký hợp đồng tài trợ nhà vận chuyển chính thức cho Festival Huế 2014v.v…Theo đó, các khoản tài trợ này phải chi đúng theo hướng dẫn đó của nhà tài trợ.
  • Bản hướng dẫn phải phù hợp với mục tiêu tổng thể của sự kiện và có thể yêu cầu xây dựng các tiểu chương trình ngân sách.

Xác định các khoản chi và thu:

Xác định, phân loại và ước tính các loại chi phí và nguồn thu công việc rất quan trọng đối với sự kiện. Trình bày ví dụ về bản phác thảo chung những khoản chi và khoản mục thu chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách của sự kiện. Các cấp độ tiếp theo sẽ mở rộng xuống từng đơn hàng ( hàng hóa và dịch vụ cần thiết). Ví dụ chi tiết các khoản quản lý hành chính bao gồm fax/ photo tài liệu, máy tính, in ấn, điện thoại, văn phòng phẩm, bưu chính, nhân viên, đi lại,…; chi quảng cáo bao gồm các khoản như in ấn, brochure, poster, banner, chương trình chi khác; các  khoản chi lương, bao gồm lương cho những người phối hợp thực hiện, lương cho các nghệ sĩ, MC, phiên dịch, tư vấn, chi khác; chi thiết bị( âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt…….)

Ngân sách cho quản trị dự án tổ chức sự kiện
Ngân sách cho quản trị dự án tổ chức sự kiện

Lập dự toán ngân sách:

Dự toán ngân sách có vai trò quan trọng trong kiểm soát ngân sách sự kiện. Nhưng đây có thể là một trong những phần việc khó khăn nhất đối với nhà quản trị sự kiện. Lịch sử cho thấy, các nhà tổ chức sự kiện luôn phải đối mặt với chi phí phát sinh, thậm chí đó là những khoản chi phí phát sinh khổng lồ. Vấn đề này nảy sinh từ nhiều nguyên nhân. Trong đó, có lẽ nguyên nhân cơ bản là khâu lập dự toán không tốt.

Dự toán ngân sách là ước lượng tổng thế, thường dựa trên những giới hạn và giả định về thông tin. Bản ước tính này là công cụ quan trọng nhất mà nhà quản trị sự kiện sẽ sử dụng để ra những quyết định trong tổ chức sự kiện. Mỗi sự kiện có một ngân sách riêng. Mức độ chính xác của các khoản ước tính này phụ thuộc vào kinh nghiệm của các nhà tổ chức sự kiện. Một nhà quản trị sự kiện lâu năm thường có ước tính chính xác hơn.

Các yếu tố cần xem xét để lập dự toán ngân sách cho sự kiện, bao gồm:

  1. WBS- được áp dụng như là yếu tố đầu vào để xây dựng ngân sách. Các chi phí của các cấp thấp hơn được thêm vào cung cấp chi phí tổng thể.
  2. Bản phân tích nguồn lực- mô tả yêu cầu về nguồn lực cho sự kiện( con người, nguyên liệu, thiết bị), đơn giá nguồn lực.
  3. Lịch biểu- cho biết thời gian thực hiện công việc, nhận biết các chi phí ứng phó với rủi ro.
  4. Sử dụng các thông tin lịch sử ( lịch sử các sự kiện trước đó, hay các sự kiện có quy mô tương tự). Đây là bằng chứng về hồ sơ lưu trữ rất quan trọng đối với sự thành công của hoạt động quản lý tài chính của nhà quản trị sự kiện.

Chuẩn bị tiền mặt và xác định các chỉ số kiểm soát:

Đây là khâu cuối cùng của tiến trình xây dựng ngân sách cho sự kiện:

Dòng tiền

Do tính chất đặc biệt của dự án tổ chức sự kiện, nhà quản trị sự kiện phải quan tâm kiểm soát dòng tiền để đảm bảo tính tích cự của nó. Bởi vì, tính tích cực của dòng tiền để thể hiện khả năng thanh toán của công ty tổ chức sự kiện. Nó cho phép nhà tổ chức sự kiện trả tiền các hóa đơn mua cho nhà cung ứng và trả tiền lương kịp thời. Khi khả năng thanh toán này mất đi, ảnh hưởng tiêu cực đến danh tiếng và tương lai của công ty tổ chức sự kiện và nhà tổ chức sự kiện. Thực tế cho thấy, nhiều nhà quản trị sự kiện đã không thành công. Bởi vì, họ luôn thiếu tiền mặt. Như vậy, việc kiểm soát dòng tiền cho sự kiện có tầm quan trọng đặc biệt, bởi nó quyết định khả năng thanh toán của sự kiện. Kiểm soát dòng tiền là một trong các nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị sự kiện.

Dòng tiền là nguồn sống của hoạt động tổ chức sự kiện. Kiểm soát tốt dòng tiền đảm bảo việc tổ chức sự kiện được thông suốt và thuận lợi. Những yếu tố về thị trường, đối tác và khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của nhà tổ chức sự kiện. Về kiểm soát dòng tiền, trước hết cần phải tạo dựng mối thiện chí với nhà cung ứng. Nếu không được họ buộc nhà tổ chức sự kiện phải thanh toán ngay các khoản mua thì công ty sự kiện phải đối mặt với những khó khăn trước mắt. Đồng thời, nhà quản trị sự kiện cần quản lý tốt việc mua bán. Sau đây là ba giải pháp chính nhà quản trị sự kiện cần thực hiện:

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn