Hầu hết mọi người đều phàn nàn về cách thức các công ty tổ chức họp hành.
- Làm lãng phí quá nhiều thời gian của người tổ chức lẫn những người tham dự. Vậy câu hỏi đặt ra là tại sao có quá nhiều cuộc họp vô nghĩa như vậy?
- Nguyên nhân có thể xuất phát từ việc thiếu kế hoạch tổ chức. Để tránh bỏ sót các chi tiết trong khâu tổ chức, cần lên kế hoạch chương trình của các cuộc họp….và phân việc cụ thể, rõ ràng cho từng nhân sự.
Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp
1. Xác định mục tiêu cuộc họp
- Khi có một cuộc họp được tiến hành cần nhìn ra ngay mục tiêu cốt lõi của nó. Đôi khi các vấn đề có thể được giải quyết mà không cần đến một cuộc họp.
- Do vậy trước hết hãy quyết định tính chất cần thiết phải có một cuộc họp.
- Vấn đề cần bàn bạc chính là cốt lõi của cuộc họp, người chủ trì chủ yếu dựa vào yếu tố này để xây dựng kế hoạch cho cuộc họp.
- Cần phân chia thời gian hợp lý cho từng vấn đề và chú thích thời gian trong đề cương cuộc họp gửi đến các thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho từng vấn đề cụ thể.
- Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người tham dự bởi vì họ cần phải biết nó nhắm đến vấn đề gì.
- Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hoặc hai mục tiêu.
- Để thông báo hoặc quyết định một vấn đề nào đó như tổ chức sự kiện nào đó cho công ty.
- Thảo luận không phải là mục tiêu hội họp, chẳng hạn ” để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sản phẩm X là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp.
- Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là để thảo luận việc tiếp thị sản phẩm.
- Lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì đưa ra hành động cụ thể.
2. Thời gian họp
- Thời gian tổ chức cuộc họp phải thật hợp lý sao cho khách mời tham dự cuộc họp cảm thấy thoải mái.
- Ví dụ những cuộc họp thường xuyên trong công ty thì thường tổ chức vào cuối giờ làm việc. Các cuộc họp có quy mô lớn nhiều người tham gia nên cần những dịch vụ tổ chức sự kiện thường diễn ra vào chủ nhât.
- Thời lượng dành cho một cuộc họp tùy thuộc vào mục tiêu và chương trình nghị sự. Một cuộc họp trong công ty thường kéo dài từ 30p đến 2 giờ.
- Nếu cuộc họp kéo dài từ 2 tiếng trở lên nên có 10 -15p break.
3. Thành phần tham dự
- Thành phần cuộc họp:
- Chủ tọa cuộc họp
- Thành phần tham dự chính thức
- Thư ký cuộc họp
- Các thành phần phục vụ cuộc họp và khách mời ( nếu có )
- Xác định thành phần tham dự:
- Nên chọn đúng người tham gia cuộc họp. Thường dễ xác định ai nên tham dự vào một cuộc họp.
- Nên đưa vào thành phần tham dự những người sau đây
- Những người ra quyết định cho những vấn đề liên quan, những người có thể cung cấp những thông tin đầu vào cần thiết cho cuộc họp.
- Những người có quan tâm và sẵn sàng can dự đến vấn đề nêu ra trong cuộc họp, những người mà sẽ thực thi những quyết định được đưa ra trong cuộc họp.
- Việc xác định thành phần tham dự trở nên tế nhị khi mời người thuộc đơn vị khác hoặc tổ chức bên ngoài đến tham dự.
- Mời những người ngoài chỉ khi những kiến thức chuyên môn của họ giúp ích cho cuộc họp.
- Tuy vật do có sự hiện diện của họ, có những vấn đề nội bộ không tiện nêu lên thảo luận trong cuộc họp.
- Khi phải mời những lãnh đạo cấp trên tham gia cuộc họp, nên tránh để cho họ can thiệp quá nhiều vào cuộc họp.
4. Địa điểm
- Tham dự một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đều cảm thấy thoải mái,, cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc họp.
- Chọn phòng phải đủ lớn cho số người dự họp. Nếu phòng quá lớn hoặc quá trang trọng hoặc quá nhỏ, cũng ảnh hưởng đến sự tập trung của những thành viên tham dự.
- Chú ý: Không nên thay đổi thời gian và địa điểm cuộc họp vào giờ phút chót vì làm như vậy có nguy cơ làm hỏng cuộc họp.
5. Nội dung cuộc họp
- Xem xét tất cả các vấn đề liên quan đến buổi họp như điều kiện khách quan, tình hình thực tế của tổ chức, các văn bản liên quan tới buổi họp.
- Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết vấn đề, phân tích rõ ưu điểm của từng phương án.
- Lấy ý kiến, trao đổi trực tiếp với cá nhân có trách nhiệm hoặc liên quan đến cuộc họp.
