Lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức sự kiện

Sau khi công bố quyết định tổ chức sự kiện, nhà quản trị sự kiện tiếp tục phát triển kế hoạch chiến lược để hướng dẫn những giai đoạn tiếp theo của quá trình ra quyết định. Theo Thompson ( 1997), quá trình hoạch định chiến lược sự kiện, bao gồm các mảng nhiệm vụ sau đây:

Thiết lập tầm nhìn/ sứ mạng/ mục đích của sự kiện

  • Xác định tầm nhìn/ sứ mạng là bước đầu tiên rất quan trọng, tạo cơ sở cho tất cả các quyết định tiếp theo của tiến trình hoạch định kế hoạch chiến lược tất cả các quyết định tiếp theo của tiến trình hoạch định kế hoạch chiến lược cho sự kiện. Tầm nhìn, là một sự mô tả viễn cảnh tốt đẹp. Dù vậy, ít nhất nhà tổ chức sự kiện phải có một sự tuyên bố rõ ràng về tầm nhìn làm cơ sở vững chắc cho việc ra các quyết định tiếp theo. Ngược lại, nhu cầu của những nhóm người có liên quan khác nhau với một sở thích trong sự kiện, sẽ là điều kiện để xác định sứ mạng của kiện. Những nhóm người liên quan này, có thể bao gồm những tổ chức khách hàng, cộng đồng dân cư, chính phủ ở những cấp độ khác nhau, những người tham gia hiện tại và tham dự tiềm năng, nhà tài trợ và tình nguyện viên. Phát biểu sứ mạng sự kiện, chính là ra tuyên ngôn sự kiện đối với các bên liên quan. Trong phần lớn các sự kiện có sự hợp tác và quan hệ cộng đồng, thì một tuyên bố cần cân nhắc đến mục đích của sự kiện, để cung cấp phương hướng tập trung đầy đủ và hiệu quả.

Lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức sự kiện

Lưu ý rằng, một tuyên bố tầm nhìn không nhất thiết lúc nào cũng phải được thể hiện bằng văn bản viết( mặc dù điều này là hữu ích), trong nhiều trường hợp, chỉ cần chúng được chia sẻ và hiểu tốt bởi những người có liên quan đến sự kiện. Chẳng hạn, mặc dù, không có một tuyên bố trịnh trọng về tầm nhìn tại thời điểm bắt đầu của sự kiện Sydney Gay và Lesbian Marsi Gras, sự kiện do một tổ chức phi chính phủ Úc tổ chức thường niên, vào hai tuần cuối tháng hai tại Sydney, nhưng những người có liên quan đến sự kiện này hiểu một cách rõ ràng về sứ mệnh dài hạn của sự kiện là ” để đạt được sự chấp nhận và đối xử công bằng của toàn xã hội đối với những người đồng tính”. Gay và Lesbian Mardi Gras là một lễ hội giàu tính nhân văn là nơi mà mọi rào cản, mọi lo lắng về vấn đề giới tính bị xóa bỏ- đã trở thành một” bữa tiệc” đồng tính lớn nhất trong năm, trên toàn thế giới.

  • Một tuyên bố tầm nhìn được mô tả theo nghĩa rộng nhất đó là nhiệm vụ mà nhà tổ chức sự kiện đã thiết lập cho chính sự kiện đó. Nếu như chính sự kiện cũng thiết lập một tuyên bố tầm nhìn, thì sứ mệnh của nó cần được xem xét liên quan đến việc hoàn thành tầm nhìn đó. Ở tầm mức cao nhất của tuyên bố tầm nhìn/ sứ mạng sự kiện chính là xác định mục đích của sự kiện, nhận ra những ích lợi chính và những nhóm khách hàng chính, chỉ ra bản chất rộng của sự kiện và chứng tỏ toàn bộ triết lý hoạt động của tổ chức thực hiện nó( chẳng hạn, sự kiện tài trợ hoàn toàn hay một phần).
  • Một khi thiết lập được tuyên bố tầm nhìn, sứ mệnh sự kiện, nó được xem như nền tảng để thiết lập mục đích, mục tiêu và các chiến lược của sự kiện. Đồng thời, nó có vai trò tạo lập hình ảnh của sự kiện trước công chúng xã hội và tạo ra sự hấp dẫn của sự kiện với các bên liên quan. Mặt khác, đó cũng là cách truyền đạt nhanh chóng đến nhân viên( bao gồm cả tình nguyện viên) một sự hiểu biết về sự kiện và những gì mà nhân viên phải cố gắng đạt được. Vì thế, nhà quản trị sự kiện không thể xem nhẹ điều này.

Xác định mục tiêu của sự kiện

  • Sứ mạng là trục xuyên suốt quá trình tiến triển của sự kiện, là mục đích lâu dài của sự kiện. Mục đích sự kiện là những tuyên bố rộng, nhằm cung cấp phương hướng cho những người có liên quan trong tổ chức sự kiện,.J. Alen và cộng sự ( 2006),  gợi ý một số mục đích:

Sự tăng trưởng của sự kiện.

  • Chất lượng sự kiện
  • Sự  bền vững của sự kiện.
  • Sự phát triển của một lĩnh vực/ khu vực.
  • Sự hài lòng của khán giả/ người tham gia.
  • Lợi ích kinh tế.
  • Sự phát triển du lịch.
  • Lợi ích xã hội.
  • Sự phát triển giáo dục.
  • Sự phát triển cộng đồng.

Lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch chiến lược cho tổ chức sự kiện

Sau khi sứ mạng và mục đích của sự kiện đã được quyết định, nhà quản trị sự kiện phải tiếp tục xác định mục tiêu của sự kiện. Đây là bước cụ thể hóa nội dung để thực hiện thành công sứ mạng sự kiện. Xác định mục tiêu sự kiện là định rõ những trạng tháo, những điểm mốc hay những tiêu đích cụ thể sự kiện phải đạt được, theo hướng mục đích của sự kiện được thiết lập. Việc xác định mục tiêu cho sự kiện đóng vai trò quan trọng. Đó là phương tiện để thực hiện mục đích, là căn cứ để xác định các ưu tiên và là tiêu chuẩn cho việc thực hiện kế hoạch. Qua đó, mục tiêu cho phép nhà tổ chức sự kiện đánh giá những khía cạnh gì của kế hoạch đã thành công hay thất bại.

  • Trong thực tế, ” mục tiêu” và” mục đích” thường được sử dụng thay đổi qua lại lẫn nhau, nhưng lưu ý rằng, về học thuật, chúng thực sự là những khái niệm riêng biệt. Đồng thời, cũng chú ý rằng, đối với một vài loại hình sự kiện( đặc biệt, đối với những sự kiện của doanh nghiệp), thì bước xác định mục đích, trước khi xác định mục tiêu là không thật sự cần thiết. Sự thiết lập mục đích chỉ có lợi đối với một sự kiện phức tạp về bản chất và bao gồm một số nhóm người liên quan. Trong những trường hợp như thế, chúng giữ vai trò hữu ích trong việc xây dựng tuyên bố sứ mệnh để cung cấp phương hướng và sự tập trung đối với những hoạt động của tổ chức sự kiện.

Để thiết lập được các mục tiêu đúng đắn cho sự kiện, nhà tổ chức sự kiện cần quan tâm đến những nguyên tắc xây dựng mục tiêu. Mô hình SMART, đề cập những tiêu chí hữu ích cần có để thiết lập những mục tiêu sự kiện:

  • Rõ ràng( Specific): Tập trung vào việc đạt được một mục đích sự kiện( nếu không có mục đích nào được phát triển thì phải có ý định của sự kiện).
  • Có thể đo lường được( Measurable): Mục tiêu được đồng ý bởi những người có trách nhiệm đạt được chúng.
  • Có tính tán thành và đồng ý: Mục tiêu được đồng ý bởi những người có trách nhiệm đạt được chúng.
  • Có tính thực tế: Mục tiêu phải liên quan đến kế hoạch về nhân lực, nguồn lực tài chính và nguồn lực vật chất để đạt được mục tiêu.
  • Thời gian rõ ràng: Hoàn thành trước thời gian cụ thể.

Về nội dung, mục tiêu tổ chức sự kiện rất đa dạng, có thể là mục tiêu về kinh tế, về người tham gia, về chất lượng, về nhận thức/ kiến thức/ thái độ hay về nguồn nhân lực. Sau đây, trình bày những ví dụ về các mục tiêu đó

Những mục tiêu kinh tế:

  1. Phần trăm khoản tiền thu lại từ đầu tư hay toàn bộ tổng lợi nhuận/ lợi nhuận thực kiếm được.
  2. Giá trị đô la/ tiền của nhà tài trợ thu hút được.
  3. Phần trăm mức tăng thu nhập từ những hoạt động tài trợ.
  4. Phần trăm mức tăng thị phần ( nếu sự kiện cạnh tranh trực tiếp với những sự kiện tương tự khác).

Người tham dự/ tham gia:

  1. Tổng số người tham gia/tham dự bởi những nhóm cụ thể ( chẳng hạn, người từ bên ngoài khu vực, những nhóm tuổi cụ thể, những chuyên gia).
  2. Quy mô của sự kiện liên quan đến những sạp hàng/những nhà triển lãm/ những người biểu diễn/ những người tham dự.
  3. Một số nghệ sĩ địa phương và nghệ sĩ mời từ bên ngoài
  4. Phần trăm các tiểu văn hóa khu vực trình diễn trong chương trình.
  5. Số lượng nhóm cộng đồng có mặt trong sự kiện.

Chất lượng:

  1. % mức độ hài lòng của những người tham gia/triển lãm/tài trợ/TNV.
  2. Số lượng người tham gia/ diễn giả/ người biểu diễn danh tiếng quốc tế.
  3. Số lượng phàn nàn từ người tham gia/ nhà triển lãm/ TNV.

Nhận thức/ kiến thức/ thái độ:

  1. Phần trăm người tham gia và những người khác có mức độ nhận thức/kiến thức tham gia vào sự kiện.
  2. % người tham gia và người khác đã thay đổi thái độ tham gia sự kiện tổ chức sinh nhật cho bé.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn