Trang chủ Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Kiểm soát quản trị dự án tổ chức sự kiện.

Kiểm soát quản trị dự án tổ chức sự kiện.

Quan niệm và bản chất kiếm soát dự án sự kiện

Quan niệm về kiểm soát: Từ” Kiểm soát” có nguồn gốc từ tiếng Latinh. Trong kinh doanh, thuật ngữ có hàm ý so sánh tiến độ của tất cả các chức năng quan trọng với một kế hoạch quản trị, để đảm bảo đáp ứng các kết quả dự kiến.

Kiểm soát sự kiện được hiểu là tổng hợp các biện pháp, nhằm đảm bảo tất cả các mảng diễn ra đúng theo kế hoạch. Mối quan tâm của các nhà quản trị sự kiện là phải làm sao để thực hiện các mục tiêu. Vì thế, kiểm soát cần được tiến hành hàng ngày, thông qua đi kiểm tra trực tiếp xung quanh địa điểm diễn ra sự kiện và thảo luận với nhân viên để thực hiện và giám sát kế hoạch chi tiết về trách nhiệm, báo cáo và ngân sách.

Bản chất của kiểm soát: Là xử lý thông tin và phản hồi thông tin. Xử lý thông tin là cần thiết cho tất cả các kế hoạch, nhằm định hướng mục tiêu và giúp cho việc so sánh thường xuyên giữa mục tiêu đặt ra với thực tế. Phản hồi thông tin đòi hỏi phải có một sự trao đổi thường xuyên giữa người kiểm soát sự kiện với người thực hiện các mảng đang được kiểm soát. Cả hai hoạt động này đều phụ thuộc vào hệ thống truyền thông hiệu quả.

Kiểm soát quản trị dự án tổ chức sự kiện.
Kiểm soát quản trị dự án tổ chức sự kiện.

Tiến trình kiểm soát và đặc điểm kiểm soát dự án sự kiện

Tiến trình kiểm soát trong tổ chức lễ ký kết hợp đồng: Bao gồm ba bước cơ bản là thiết lập tiêu chuẩn, xác định độ sai lệch so với tiêu chuẩn và hiệu chỉnh.

  • Thiết lập tiêu chuẩn cho việc thực hiện: Các tiêu chuẩn có thể được xây dựng từ nhiều căn cứ( chẳng hạn: tiêu chuẩn thực hành trong ngành công nghiệp quản lý sự kiện: hướng dẫn của Hội đồng quản trị sự kiện; các yêu cầu cụ thể của khách hàng và các nhà tài trợ hoặc mong đợi của đối tượng khác). Để tiêu chuẩn có tính hữu dụng, việc thiết lập tiêu chuẩn phải đo lường được.
  • Xác định độ sai lệch so với tiêu chuẩn: Được thực hiện bằng cách đo lường hiệu quả nhất tại so với các tiêu chuẩn đã thiết lập. Qua đó, làm rõ các mảng sai lệch so với kế hoạch và xác lập sự chú ý.
  • Hiệu chỉnh sai lệch: Bất kỳ hoạt động nào mà không đáp ứng các tiêu chuẩn xác lập phải được sửa lỗi, nên có thể kéo theo việc sử dụng nhiều loại chiến lược giải quyết vấn đề, có thể đàm phán lại các hợp đồng và ủy thác.

Những bước trên sẽ được áp dụng với tần số khác nhau, tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của sự kiện.

Đặc trưng kiểm soát trong tổ chức sự kiện : Bao gồm kiểm soát hoạt động và kiểm soát tổ chức. Kiểm soát hoạt động là loại kiểm soát sử dụng cho các mục tiêu tổng thể của tổ chức sự kiện, ví dụ: mục tiêu lợi nhuận và mức độ thỏa mãn khách hàng.

Kiểm soát quản trị dự án tổ chức sự kiện.
Kiểm soát quản trị dự án tổ chức sự kiện.

Các cơ chế kiểm soát dự án sự kiện

Về lý thuyết , có 3 kiểu kiểm soát cơ bản trong quản trị dự án sự kiện đó là kiểm soát tiên đoán, kiểm soát thực thi và kiểm soát lịch sử.

Kiểm soát tiên đoán- cố gắng dự đoán và xác định các vấn đề trước khi chúng xảy ra. Dự đoán dòng tiền cho một sự kiện là một lĩnh vực quan trọng vì chi phí không song hành cùng với thu nhập. Chẳng hạn, chi phí thuê địa điểm trả trước khi sự kiện diễn ra.

Kiểm soát thực thi- đo lường độ sai lệch của việc thực hiện với các tiêu chuẩn khi chúng diễn ra. Câu hỏi chính thức của người quản trị sự kiện là : Nó đang diễn ra như thế nào? Chẳng hạn, giám sát các quầy bán hàng ăn trong sự kiện cần thiết phải đảm bảo những quy định về sức khỏe và an toàn. Thật khó có thể dự đoán một nhà cung ứng  dịch vụ ăn uống sẽ đi chệch khỏi hướng dẫn như thế nào, ví dụ: lễ hội ẩm thực địa phương, các phích nước, ấm trà, ly, tách thủy tinh đặt ngay sau bức tường được ngăn bằng vải bạt và ở phí bên kia có một nhóm trẻ đang chơi đùa.

Kiểm soát lịch sử- cơ chế kiểm soát áp dụng cho hầu hết kiểm soát về tổ chức và bao gồm những phân tích về sự chêch lệch lớn từ một kế hoạch sự soát như thế liên quan tới câu hỏi: Các mujac tiêu được đáp ứng như thế nào?

Như vậy, kiểm soát tiên đoán và kiểm soát thực thi được định hướng để hoàn thành mục tiêu một dự án sự kiện đang thực hiện còn kiểm soát lịch sử được tiến hành theo hướng cải thiện các cơ hội để đáp ứng mục tiêu của các dự án sự kiện trong tương lai.

Các yêu cầu của hệ thống kiểm soát dự án sự kiện

Kiểm soát sẽ tốn kém về thời gian và tiền bạc. Chi phí và hiệu quả của kiểm soát phụ thuộc vào sự lựa chọn cơ chế kiểm soát tạo nên hệ thống điều khiển. Vì thế, hệ thống kiểm soát phải đảm bảo các tiêu chí sau đây:

  • Tính có ý nghĩa và hiệu quả- Kiểm soát hướng vào những mảng góp phần vào sự thành công của sự kiện.
  • Tính đơn giản- Không nên phức tạp hơn mức cần thiết.
  • Tính có liên quan- Phải phù hợp với từng mảng cụ thể và nên được chuyển giao cho người có trách nhiệm thực hiện.
  • Tính kịp thời- Các sai lệch phải được xác định sớm và giải quyết trước khi chúng tiến triển hơn. Kiểm soát thực thi cần có đủ thời gian để sử bất kỳ sai lệch nào so với kế hoạch.
  • Tính linh hoạt- Là cần thiết vì kiểm soát có thể phải duyệt lại kế hoạch sự kiện cho đến thời điểm cuối cùng. Đôi khi, sự kiện quan trọng phải bị thay đổi địa điểm; hoặc một điểm chuẩn có thể đã xác định là sự kiện sẽ có khoảng 1.000 khách tham dự, nhưng nếu thực tế chỉ có 800 người đến, thì đó không còn là một tiêu chuẩn thực hành tốt nhất và phải được giảm xuống để không tạo ra một vấn đề về hậu cần.

Sau khi đã xác định được sai lệch/ lỗi, nhà quản trị sự kiện cần có sự lựa chọn hợp lý hoặc chọn phương án thu hẹp khoảng cách thực tế hoặc chọn phương án điều chỉnh kế hoạch. Chẳng hạn, nhưng kiểm soát tổ chức quan trọng có thể hiển thị một khoảng cách giữa các mục tiêu sự kiện và những gì  thực sự đã diễn ra. Nhà quản trị sự kiện có thể quyết định thay đổi mục tiêu hoặc thay đổi các khía cạnh thay thế của sự kiện. Sau đây, trình bày những ví dụ về khoảng cách có thể đo lường:

  • Mục tiêu về doanh thu bán vé so với doanh thu thực tế- số tiền bán vé có thể phá vỡ một sự kiện. Bất kỳ sai lệch nào từ nguồn thu đều có thể gây ra các vấn đề cho dòng tiền mặt.\
  • Nhà cung ứng thực hiện không đúng hợp đồng. Đặc biệt, trường hợp nhà cung ứng không thể gửi các hàng hóa hay dịch vụ đúng như mô tả trong hợp đồng. Điều này cần được dự đoán và ngăn chặn trước.
  • ” Tin đồn” hay nhận thức chống lại kế hoạch tiếp thị sự kiện- nếu việc xúc tiến không tạo ra sự quan tâm nào, kế hoạch có thể thay đổi. Mức độ bao phủ của báo chí hoặc hỗ trợ cộng đồng có thể định hướng tin đồn.
  • Phần trăm các nhiệm vụ đã hoàn thành- dựa vào biểu đồ Gantt, có thể so sánh tiến độ thực tế với thời gian dự kiến hoàn thành các nhiệm vụ.
  • Mức tài trợ thực tế không đạt mục tiêu tài trợ- mức tài trợ thực tế có thể quá chênh lệch so với kỳ vọng ban đầu của nhà tổ chức. Điều này có thể là hậu quả của những thay đổi bất lợi trong kinh doanh của nhà tài trợ.
  • Thực tế hậu cần so với kế hoạch- một sai lệch nhỏ trong kế hoạch có thể gây ra những vấn đề lớn cho sự kiện. Ví dụ, một xe tải giao hàng cho cuộc triển lãm lớn đến các bến cảng không đúng giờ, thì sự trì hoãn các công việc và sự hỗn loạn tại sự kiện có thể khuếch đại sau một thời gian ngắn.
  • Phản ứng của đám đông- nếu đám đông không được đáp ứng như mong đợi thì cần áp dụng nhanh chóng những hành động quản trị đám đông.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn