Khách mời, khán giả trong tổ chức sự kiện

Ngoài những vấn đề liên quan đến hậu cần khách mời và khán giả ( khách hàng) đã được mô tả ở những kiến thức trên, khi dàn dựng sự kiện nhà tổ chức phải quan tâm đến các đặc điểm có ảnh hưởng đến khán giả như sau:

  • Vị trí của lối vào và lối ra.
  • Thời gian và lưu lượng luồng khách đến- có thể nhiều hoặc ít.
  • Vị trí chỗ ngồi so với sân khấu và cảnh quan.
  • Tiện nghi được sử dụng.

Goldlatt ( 1997), nhấ mạnh tầm quan trọng của lối vào và khu vực tiếp đón của sự kiện trong việc thiết lập chủ đề sự kiện và đề xuất rằng việc tổ chức các vấn đề này nên xem xét nó từ quan điểm của khách mời. Các biển báo phải được sắp xếp ở vị trí thích hợp, đặc biệt việc đón tiếp trở nên rất quan trọng, nó ảnh hưởng rất nhiều đến việc đi chuyển của khách và mang lại lợi ích cho họ. Ví dụ, khu vực lối vào tại một lễ hội dân gian Woodford ( Úc) gần đây được thiết kế hết sức độc đáo, nơi mà khi vào các trẻ em được đi qua miệng của một con rồng lớn bằng giấy.

Khách mời, khán giả trong tổ chức sự kiện
Khách mời, khán giả trong tổ chức sự kiện

Một khi các khách mời đã bước vào bên trong khu vực diễn ra sự kiện, các vấn đề có thể xảy ra sẽ trở nên cụ thể hơn theo từng loại sự kiện. Trong các buổi diễn thuyết, khán giả thường có xu hướng tiến lên hàng phía trên. Thật thú vị, Graham, Glodblatt và Deply ( 1995) cũng đề cập đến vấn đề này tại một sự kiện thể thao, nơi các hàng phía trước bị đẩy lên đột ngột khi cửa mở. Giải pháp quản lý trong các trường hợp này có thể áp dụng phương pháp đặt trước chỗ ngồi, sử dụng số vé cố định hoặc áp dụng phương pháp chăng dây thừng để giới hạn khu vực và chỉ định chỗ ngồi một cách cố định. Tùy theo loại sự kiện mà lựa chọn các kiểu ghế ngồi phù hợp, ghế ngồi trong nhà hát, ghế ở lớp học, ghế ngồi tại một buổi tiệc sẽ rất khác nhau.

  • Các loại ghế ngồi- cố định hoặc di động.
  • Quy mô khán giả.
  • Phương án bố trí ở chỗ ngồi cho người mới đến.
  • Yếu tố an toàn ( cửa thoát hiểm, phòng cháy và chữa cháy).
  • Vị trí và kích thước của các lối đi.
  • Tầm nhìn của khách phải bao quát toàn bộ chương trình sự kiện, tương ứng với Mc, loa và màn hình.
  • Sức chứa tối đa của lối vào.
  • Những nhu cầu cần được phục vụ.

Khách mời, khán giả trong tổ chức sự kiện
Khách mời, khán giả trong tổ chức sự kiện

Tiện nghi cung ứng cho khách mời sẽ phụ thuộc vào từng loại sự kiện. Đối với loại sự kiện của công ty, sẽ tập trung vào các đối tượng cụ thể có liên quan đến khách sạn và ăn uống, trong khi một lễ hội sẽ tập trung vào đối tượng có liên quan đến giải trí. Ví dụ, với lễ hội dân gian như các lễ hội đấu vật, tiện nghi là điều không bắt buộc. Mặc dù, không có ghế cố định, khán giả phải ngồi trên mặt đất hay phải di chuyển cùng với chiếc ghế của mình nhưng lễ hội đem lại niềm vui lớn cho người tham dự. Ngược lại, đối với Gala dinner của các hiệp hội, tập toàn tổ chức ở các khách sạn cao cấp thì tiện nghi với các đồ nội thất sang trọng và chất lượng cao là điều cần thiết.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn