Hậu cần trong giai đoạn kết thúc sự kiện

Hậu cần giai đoạn kết thúc sự kiện cần nhiều thời gian và công sức. Theo Pagonis ( 1992), lượng thời gian và công sức bỏ ra khi kết thúc một sự kiện có tỷ lệ tương ứng với quy mô sự kiện và tính độc đáo của nó. Các sự kiện được tổ chức lặp lại, có lịch trình kết thúc đã được trải qua nhiều kỳ tổ chức. Vì vậy, kết thúc sự kiện có thể diễn ra nhanh chóng và thuận lợi. Tất cả các nhà thầu phụ biết chính xác làm thế nào để tháo dỡ thiết bị của họ ra và sắp xếp chúng vào nơi quy định theo thứ tự. Người quản trị sự kiện nhỏ chỉ còn mỗi việc là phải quét nhà sàn và tắt hệ thống chiếu sáng. Hầu hết các khó khăn nảy sinh ở các sự kiện khai mạc, sự kiện lớn và các sự kiện tổ chức ở nhiều địa điểm.Trong các trường hợp này, hậu cần cũng rất quan trọng sau khi sự kiện kết thúc cũng như bất kỳ một thời gian nào khác và cần phải có một kế hoạch rõ ràng.

Hậu cần trong giai đoạn kết thúc sự kiện
Hậu cần trong giai đoạn kết thúc sự kiện

Hậu cần kết thúc sự kiện bao gồm rất nhiều mảng công việc. Trong quản trị dự án thì kết thúc sự kiện được gọi là bàn giao tài sản và kết thúc dự án.

Một tập hợp công việc giai đoạn kết thúc tại địa điểm bao gồm:

  • Thu gom/ sửa chữa các trang thiết bị, cất/ trả lại ngay cho chủ sở hữu. Các thiết bị nhỏ ( bộ đàm hai chiều) dễ bị mất. Vì vậy, nhiều sự kiện có chính sách giao kèo với nhà cung ứng các thiết bị này. Ngoài ra, cần cử một thành viên của nhóm tổ chức sự kiện đi dạo quanh các địa điểm để kiểm tra xem có bất kỳ thứ gì bị bỏ sót lại. Tại thời điểm này, các nhà quản lý sự kiện cần nhận thức rõ giá trị của một cây đèn pin. Công tác thu gom các trang thiết bị và đóng thùng bảo quản để dễ dàng tìm thấy và sử dụng cho sự kiện tiếp theo. Như vậy, kết thúc sự kiện hiện tại, bao gồm cả việc chuẩn bị cho sự kiện tiếp theo.
  • Giai đoạn kết thúc sự kiện là thời gian công tác an ninh quan trọng nhất. Sự hỗn độn của các phương tiện đi lại, sự di chuyển thiết bị và cảm giác xả hơi của nhóm dự án, tạo điều kiện thuận lợi cho kẻ gian có cơ hội để hành động. Đồng thời, cũng cần xem xét và cảnh sát cũng cần được liên hệ. Ngoài ra, những sự kiện cực lớn, cần phải triển khai tốt việc bán các tiện nghi và thiết bị trong buổi đấu giá sự kiện. Một vài sự kiện cho thấy, mua hoặc làm ra các thiết bị cần thiết và bán nó sau sự kiện sẽ mang lại lợi nhuận.

Sự kiện, hậu cần trong giai đoạn kết thúc
Sự kiện, hậu cần trong giai đoạn kết thúc

  • Cần phải tăng cường dọn dẹp để trả lại nguyên trạng địa điểm.
  • Tổ chức buổi tiệc cám ơn tình nguyện viên và đội ngũ nhân viên.
  • Trở lại văn phòng làm việc, sẽ có ít nhất một vài tuần để triển khai việc kết thúc dự án, bao gồm việc thanh lý tất cả hợp đồng, trả nợ các hóa đơn và thu thập tất cả các hồ sơ của sự kiện, các bài cáo truyền thông đại chúng và tất cả các bảng báo cáo có liên quan. Mặc dù bước tiếp theo có thể không phải là trách nhiệm của người phụ trách hậu cần nhưng họ có một vai trò quan trọng. Sự kiện sẽ không kết thúc cho đến khi việc quản trị sự kiện chưa được đánh giá. Kế hoạch hậu cần là một phần của toàn bộ dự án sự kiện. Vì vậy, cần phải đánh giá tính hiệu qua của nó. Cần phải lưu trữ những tài liệu ghi chép và đối chiếu hồ sơ với thực tế của công tác hậu cần sự kiện. Sẽ khó khăn để đề xuất những cải thiện cho sự kiện tiếp theo, nếu không có những hồ sơ ghi chép của sự kiện để lại.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn