Dự báo nhu cầu nhân lực cho tổ chức sự kiện

Dự báo nhu cầu nhân lực cho sự kiện:

Giám đốc sự kiện cần xác định cần bao nhiêu nhân viên hoặc TNV phân bổ cho sự kiện, yêu cầu về kĩ năng, trình độ chuyên môn và kinh nghiệm như thế nào và khi nào cần nhân viên / TNV? ( ví dụ, chỉ cần nhân viên và TNV cho giai đoạn kết thúc sự kiện ). Getz ( 1997) đề xuất phương pháp thực hiện nhiệm vụ này trong bối cảnh của sự kiện là một quá trình gồm 3 bước:

Bước 1: Nhận biết tất cả các công việc có liên quan đến việc tạo ra sự kiện, sự phân bố và kết thúc. Chẳng hạn, những công việc gắn với địa điểm sự kiện có thể bao gồm thiết kế sân khấu  và bố trí chỗ ngồi, thiết lập an ninh, dựng lều bạt và trang trí sân khấu, xác định vị trí hoặc xây dựng các nhà vệ sinh, bố trí bảng chỉ dẫn và thùng đựng rác.

  • Bước 2: Xác định bao nhiêu người cần để hoàn thành một tập hợp công việc liên quan đến sự quản trị sự kiện. Có phải tất cả công việc phải được làm theo thứ tự, bởi cùng một đội hay tất cả được làm một lần bởi một đội ngũ lớn hơn.Đòi hỏi mức độ giám sát như thế nào? Công việc có thể được thuê ngoài, công việc nào phải được làm bởi đội nhân viên của sự kiện? Liệu có cần nhiều hơn số lượng nhân viên để thực hiện công việc thông thường ( chẳng hạn, nhân viên bảo vệ ) như kết quả của một số trường hợp đặc biệt không? Chẳng hạn, một cuộc viếng thăm sự kiện của một nhân vật nổi tiếng.

Dự báo nhu cầu nhân lực cho tổ chức sự kiện
Dự báo nhu cầu nhân lực cho tổ chức sự kiện

Bước 3: Lập danh sách nhân viên/ TNV và người giám sát với Kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng chuyên môn để tạo thành đội ngũ nhân viên lý tưởng.

Trong đó, bước thứ hai là khó khăn nhất. Đặc biệt, nếu đây là sự kiện mới. Armstrong ( 1999) cho rằng, để trả lời câu hỏi này thì óc phán đoán cảu người quản lý sẽ tốt hơn so với cách tiếp cận thông thường nhất vẫn được dùng trong kinh doanh. Sự quan sát cũng có thể áp dụng vào bối cảnh của sự kiện. Đó là, người quản trị sự kiện hoặc những người quản trị bộ phận chức năng khác nhau với những sự kiện lớn, phải tính đến bao nhiêu nhân sự và loại nhân sự  nào cần để đáp ứng với mục tiêu của họ. Khi làm như vậy, họ có khả năng tính đến những yếu tố như kinh nghiệm trước đây, dự báo nhu cầu, số lượng những địa điểm sự kiện, yêu cầu về kỹ năng/ kinh nghiệm, xem xét những sự kiện tương tự được tổ chức trước đây, mức độ thuê nhân công ngoài có thể, tính sẵn sàng của đội ngũ TNV và những chiến lược chấp nhận bởi sự kiện.

Tổ chức sự kiện, dự báo nhu cầu nhân lực
Tổ chức sự kiện, dự báo nhu cầu nhân lực

Chẳng hạn, nhà quản trị sự kiện, có thể ước tính số lượng nhân viên cần thiết để phục vụ dịch vụ tổ chức sự kiện tại vị trí đón tiếp của một sự kiện, có thiết kế lối vào bằng cửa xoay như sau: Trước hết, ước lượng số người có khả năng sẽ đi qua cửa xoay/ giờ, bằng việc chia thời gian của quá tình cho mỗi cá nhân ra thành 60 phút. Giả định một con số được ước tính theo cách này là 240- nghĩa là 240 người đi qua cửa xoat/1 giờ. Tiếp theo, ước lượng số người có mặt trong sự kiện ( bao gồm trong lúc cao điểm hay bình thường). Bây giờ, giả sử trong các lần tổ chức sự kiện trong suốt 3 năm qua, đều có tổng số người tham dự sự kiện là 5.000 người. trong đó có 80% ( 4.000 người) số người đến vào khoảng thời gian là 9 giờ 11 sáng. Như vậy, để duy trì sự dịch chuyển dòng người thông suốt trong khoảng thời gian hơn 2 giờ, không tạo ra hiện tượng đám đông do thắt nút cổ chai tại lối vào, thì cần khoảng 8 cửa xoay. Dựa vào những sự tính toán trên, 8 người phục vụ cửa xoay sẽ được yêu cầu trong 2 giờ đầu, sau đó, số người phục vụ cửa xoay có thể giảm xuống.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn