Cung ứng sản phẩm tiện nghi, cho tổ chức sự kiện

Cung ứng cho sản phẩm

Bất kỳ sự kiện nào cũng có thể xem như là một cuộc trưng bày của một sản phẩm. Hầu hết các sự kiện đều đa dạng về sản phẩm và dịch vụ- gọi là một danh mục sản phẩm- giúp tạo ra sự trải nghiệm của khách tại sự kiện. Những yêu cầu hậu cần riêng của những sản phẩm khác nhau cần được hợp nhất trong một kế hoạch hậu cần. Danh mục sản phẩm rất khác nhau giữa tổ chức sự kiện giới thiệu sản phẩm. Đối với sự kiện lớn, danh mục này có thể bao gồm hơn 200 loại để phục vụ cho nhiều nhóm biểu diễn từ các nơi trên thế giới. Đối với một hội thảo nhỏ, sản phẩm có thể là một diễn giả và thiết bị qua phim. Sản phẩm cũng có thể bao gồm các tiện nghi địa điểm sự kiện. Đó là lý do giải thích vì sao thuật ngữ” trải nghiệm sự kiện” thường bao trùm hết các khía cạnh trải nghiệm của khách.

Cung ứng sản phẩm tiện nghi, cho tổ chức sự kiện
j sa Cung ứng sản phẩm tiện nghi, cho tổ chức sự kiện

Vận chuyển sản phẩm:

Nếu danh mục sản phẩm bao gồm những sản phẩm đến từ nước ngoài thì hậu cần có thể bao gồm những vấn đề như thủ tục thông hành và thủ tục hải quan. Thủ tục thông hành là một giấy phép được cấp bởi Cục Hải Quan cho phép hàng hóa được di chuyển qua biên giới quốc tế. Các nghệ sĩ biểu diễn ngoại quốc đòi hỏi phải có giấy thông hành cho tất cả các thiết bị mang theo và cần phải trả thuế cho hàng hóa mà họ mang bán tại sự kiện như băng đĩa ghi hình. Phần lớn các hãng hàng không có thể chấp nhận cho nhà quản lý sự kiện một phạm vi đàm phán. Một công ty hàng không có thể trợ cấp giảm giá, cấp miễn phí chỗ ngồi hoặc miễn phí hành lý quá cước để đổi lại một danh hiệu” Hãng hàng không ưu tiên” của sự kiện. Ví dụ, Vietnam Airlines đã trở thành nhà vận chuyển của Festival Huế 2014.

Để thực hiện tốt kế hoạch hậu cần cho sản phẩm, nhà tổ chức sự kiện cần phải đề nghị giám đốc đoàn nghệ thuật gửi các yêu cầu về vận chuyển hàng hóa và trang thiết bị cho người biểu diễn đến người quản lý hậu cần một thời gian thích hợp nào đó trước khi sự kiện diễn ra. Điều này minh chứng cho sự liên kết giữa các mảng chức năng của một sự kiện lớn. Các nhóm lưu diễn từ nước ngoài hoặc giữa các vùng, tỉnh cần tạo cho người quản lý hậu cần một cơ hội để giao tiếp với những nhóm người này. Các hoạt động” gặp gỡ và chào hỏi” tại sân bay và hành trình đến địa điểm có thể được sử dụng để người quản trị hậu cần có thể làm quen với các tài năng lớn trong sự kiện. Nhà tổ chức sự kiện cần cung cấp cho đoàn biểu diễn bản đồ địa điểm tổ chức sự kiện, các thông tin chi tiết về nơi ăn ở, vị trí phòng thay đồ của diễn viên, kho cất giữ trang thiết bị biểu diễn, thời gian diễn tập và các chi tiết vận chuyển khác.

Chỗ ở của nhà tài năng ( các nghệ sĩ, Mc, diễn giả chính hoặc những người tranh tài) phải được bố trí riêng. Không bố trí họ ở cùng cơ sở lưu trú với khán giả. Mục đích của người quản trị sự kiện là để có được một chương trình tốt nhất. Vì rằng, các nghệ sĩ đến là để làm việc, nên chỗ ở của họ sẽ được tiếp đãi như một cách để tăng giá trị của sự đầu tư vào giải trí. Chất lượng chỗ ở kém và khoảng cách từ nơi ở đến địa điểm diễn ra sự kiện quá xa sẽ làm giảm đi những giá trị đầu tư này. Các yêu cầu này thường không được nói ra nhưng người phụ trách hậu cần phải nhận biết rõ. Theo đó, cần căn cứ vào tổng số khách mời có tiêu chuẩn bố trí chỗ ở, đặt đủ số lượng phòng khách sạn và lập bảng xếp phòng cho khách. Khi lập kế hoạch đặt phòng khách sạn, cần lưu ý:

  1. Xếp phòng theo giới tính, ngoại trừ trường hợp cặp vợ chồng.
  2. Ghi rõ thời gian nhận phòng và trả phòng theo kế hoạch đón tiễn.

Tổ chức sự kiện, cung ứng sản phẩm tiện nghi,
Tổ chức sự kiện, cung ứng sản phẩm tiện nghi,

Nhu cầu của nghệ sĩ tại điểm:

Những nhu cầu của các nghệ sĩ phải được đáp ứng, bao gồm việc đi lại tại địa điểm, việc lưu kho và di chuyển trang thiết bị, tiện nghi sân khấu và hậu trường, thực phẩm và đồ uống, âm thanh và ánh sáng. Thường những yếu tố này được xác định trong các điều khoản phụ lục của hợp đồng. Cũng như chỗ ở một người quản trị sự kiện tốt sẽ dự đoán nhu cầu của các nghệ sĩ tại sự kiện. Thông thường, điều này chỉ có thể được rút ra từ kinh nghiệm. Người quản trị hậu cần sự kiện, cần phải có được sự nhạy cảm với các yêu cầu khác biệt về văn hóa của nghệ sĩ. Chẳng hạn, thực phẩm, phòng thay đồ, phòng nghỉ giải lao và bố trí nhân viên phù hợp để hỗ trợ các nghệ sĩ biểu diễn.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn