Công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện

Vé và bán vé:

Hầu hết sự kiện của công ty và nhiều sự kiện công cộng miễn phí vé vào cửa. Nhưng các sự kiện thể thao, sự kiện ca nhạc và sự kiện gây quỹ, mức độ bán vé là khâu rất quan trọng đối với những sự kiện có thu nhập chính từ phí vào cửa. Theo đó, phân phối vé được coi là quyết định lớn đầu tiên trong hậu cần sự kiện. Lưu ý rằng, việc định giá và in vé thường không thuộc mảng hậu cần quan tâm: Ai bán? Hình thức? ( bán trực tiếp, bán qua mạng? Bán qua trung gian?) Khi nào bán? Bán ở đâu?

Xây dựng đội ngũ nhân viên bán vé: Trước hết, khâu tuyển chọn nhân viên bán vé, tiêu chuẩn trung thực cũng có thể là một trong những mối quan tâm an ninh hàng đầu. Tiếp đến, công tác đào tạo nhân viên bán vé cần chú trọng các vấn đề về bảo mật trong bộ vé, kế toán, ký quỹ, kỹ năng giao tiếp với công chúng và hoạt động có hiệu quả với công chúng qua các cửa ra vào là những nội dung quan trọng trong công tác đào tạo nhân viên bán vé.

Công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện
Công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện

Kế hoạch hậu cần kiểm soát khâu in vé: Trước khi in vé, hãy rà soát cẩn thận, thông tin trên vé đã có những khoản mục sau đây không?

  1. Số vé và tên sự kiện.
  2. Thời gian của sự kiện ( ngày và giờ).
  3. Giá và mức giá của vé ( giảm giá, miễn phí, giá đầy đủ).
  4. Chỗ ngồi/ khu vực chỗ ngồi( có thể sử dụng màu vé để hiển thị khu vực chỗ ngồi).
  5. Sự từ bỏ( đặc biệt, điều này nên được lên danh mục các trách nhiệm của các nhà quảng bá sự kiện).
  6. Thông tin về sự kiện, chẳng hạn, bản đồ địa điểm, các cảnh báo những gì không được mang vào khu vực sự kiện. Địa chỉ liên hệ để biết thêm thông tin chi tiết về sự kiện.
  7. Hình ảnh minh họa sự kiện ( bằng cách này, vé có thể được sử dụng như một món quà lưu niệm về sự kiện).
  8. Một phần diện tích vé có thể được giữ lại tại cửa ngoài soát vé.
  9. Xem xét an ninh, chẳng hạn, in ba chiều để ngăn chặn việc sao chép in ấn vé giả; sử dụng màu vé đã mã hóa cho những người tham dự. Màu vé tương ứng với lịch trình cụ thể, bao gồm khu vực giành cho trẻ em, khu vực ăn uống, khu vực giải trí, các khu vực khác. Mỗi nhóm khách hàng là một màu vé và sẽ tham dự sự kiện theo trình tự khác nhau. Bằng cách này vé góp phần quan trọng đối với vấn đề quản lý an ninh sự kiện.
  10. Thời hạn in vé: Danh mục kiểm soát hậu cần in vé, bao gồm khi nào vé sẽ sẵn sàng? Những tấm vé sẽ được giao hay phải được thu gom? Thời gian dự phòng: Nếu có lỗi về in ấn hoặc nhu cầu vé lớn hơn, liệu có đủ thời gian để in vé hay không?

Công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện
Công tác hậu cần cho tổ chức sự kiện

Kế hoạch hậu cần kiểm soát khâu bán vé:

Nhằm đề phòng mất mát và để giảm thiểu khả năng trộm cắp, vé có thể được bán tại các quầy bán lẻ. Đặc biệt, các trung tâm thông tin du lịch địa phương, các công ty du lịch cũng là điểm bán vé quan trọng cho sự kiện. Trường hợp sử dụng các quầy bán vé lẻ cần chú ý đặc biệt công tác kiểm soát vé tồn đọng và tiền mặt thu được. Đánh số vé và thiết kế giấy xác nhận của mỗi đại lý là những phương án kiểm soát hiệu quả nhất.  Nội dung giấy xác nhận có thể các dải số, mức vé ( giảm giá/ giá đầy đủ) và phương thức thanh toán.

Tùy vào quy mô và loại hình tổ chức sự kiện ngoài trời, bán vé có thể là yếu tố rất quan trọng quyết định sự thành công của sự kiện và có thể tiêu tốn một lượng thời gian đáng kể của giám đốc sự kiện. Để kiểm soát tốt khâu bán vé, nhà quản trị sự kiện cần lập danh mục kiểm soát hậu cần bán vé của một sự kiện, nội dung danh mục này có thể là :

  1. Đại lý nào sẽ bán vé ( phòng vé, bán trên Internet hay tại cửa ra vào)?
  2. Có hay không thư thỏa thuận với các nhà phân phối, đặt ra các điều khoản và điều kiện gì được ký kết..?
  3. Phương thức thanh toán nào được sử dụng cho người mua vé, nhà phân phối ( thẻ tín dụng,  tiền mặt……).
  4. Thời hạn và hình thức thanh toán.
  5. Cân đối giữa số lượng vé với doanh thu nhận được: Sẽ sử dụng những phương pháp cân đối nào?. Có cần sử dụng kế toán hay không? Có cần phải thiết kế tài khoản riêng cho sự kiện để hỗ trợ các thủ tục kế toán hay không?

Kế hoạch hậu cần kiểm soát vé tại cổng vào sự kiện: Kiểm soát vé khâu quan trọng nhằm đảm bảo không thất thoát doanh thu do người vào cổng không có vé. Có thể sử dụng nhiều kỹ thuật để kiểm soát vé, chẳng hạn sử dụng những màu sắc được mã hóa ( như đã trình bày phần trên).

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn