Cơ cấu chức năng của sự kiện

Cơ cấu chức năng

  • Cơ cấu chức năng là mô hình tổ chức, được phân thành từng bộ phận ( những nhóm gắn liền với những nhiệm vụ) theo hình thức khuyến khích sự  chuyên môn hóa lao động ( lao động trả lương/ tình nguyện viên). Ưu điểm của dạng cấu trúc này là những cá nhân hay nhóm ( như những ủy ban) có thể được giao những nhiệm vụ rõ ràng, nên tránh được sự  chồng chéo về trách nhiệm. Ngoài ra, có thể sử dụng dạng cấu trúc này để dễ dàng thêm vào những cấp độ chức năng phụ trội khi sự kiện yêu cầu.

Sau đây, trình bày ví dụ về cấu trúc bộ máy chức năng của Festival Ninh Thuận năm 2007. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các bộ phận như sau:

  • Trưởng ban tổ chức: Phó chủ tịch UBND tỉnh, có trách nhiệm chỉ đạo điều hành chung tất cả các khâu tổ chức Festival Ninh Thuận năm 2007.
  • Phó ban tổ chức: Giám đốc sở thương mại- Du lịch, có trách nhiệm giúp Trưởng ban tổ chức theo dõi, chỉ đạo phối hợp đồng bộ giữa các Tiểu ban để thực hiện tốt kế hoạch, công việc tổ chức Festival Ninh Thuận 2007.

Cơ cấu chức năng của sự kiện
Cơ cấu chức năng của sự kiện

Tiểu ban văn hóa, truyền thông:

  • Trưởng tiểu ban: Giám đốc Sở Văn hóa- Thông tin; các thành viên Sở thể dục thể thao, Sở Thương mại- Du lịch, Sở Giáo dục và Đào tạo, Đài truyền phát thanh và truyền hình, UBND các huyện thị xã.
  • Nhiệm vụ :Xây dựng kịch bản chỉ tiết và kế hoạch thực hiện chương trình, dự trù kinh phí phục vụ cho đêm hội sân khấu ca nhạc ngoài trời, tổ chức truyền thông…..

Tiểu ban tổ chức hoạt động thể thao, trò chơi:

  • Trưởng ban: Giám đốc Sở Thể dục- Thể Thao; các thành viên: Sở Văn hóa- Thông tin, Sở Thương mại- Du lịch, Đài phát thanh- Truyền hình……
  • Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch chi tiết, dự trù kinh phí tổ chức các game show, hoạt động thể dục thể thao, các bộ môn thể thao.

Tiểu ban triển lãm, Hội chợ, Hội thảo:

  • Trưởng ban: Phó giám đốc Sở Thương mại- Du lịch; Các thành viên: Sở kế hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông- Vận tải, Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Sở Thủy sản, Sở Công nghiệp, UBND các huyện/ thị/ xã.
  • Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí đối với các hoạt động cụ thể: Tổ chức hội chợ Thương mại – Du lịch ( Triển lãm giới thiệu tiềm năng kinh tế- xã hội Ninh Thuận qua các thời kỳ, giới thiệu sản phẩm các mặt hàng tiêu dùng phục vụ nhu cầu sinh hoạt của nhân dân trong tỉnh trong vùng miền cả nước); tổ chức phố ẩm thực; hướng dẫn du lịch, các sản phẩm tour, tuyến điểm tham quan du lịch: tổ chức hội thảo và hội nghị.

Tiểu ban hậu cần, lễ tân:

  • Trưởng ban: Giám đốc Sở Tài Chính, các thành viên: Văn phòng UBND tỉnh, Sở Văn Hóa- Thông tin, Sở Thương mại- Du lịch, Sở Giao Thông- Vận tải, Sở Xây dựng, Sở Giáo Dục và Đào tạo, Điện lực, UBND các huyện/ thị/ xã.
  • Nhiệm vụ: Xây dựng kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí các hoạt động, cụ thể: Xây dựng kế hoạch cơ sở vật chất chuẩn chị cho lễ; cơ sở khách sạn, nhà nghỉ phục vụ cho khách tham quan và dự lễ hội; tổ chức chỉnh trang đô thị, ánh sáng, bồn hoa đường phố, các cổng chào phục vụ cho du khách và cấp kinh phí từ ngân sách phục vụ tổ chức Festival trên địa bàn tỉnh. Xây dựng kế hoạch vận động tài trợ; chuẩn bị nguồn nhân lực phục vụ lễ hội; thanh quyết toán kinh phí; đón tiếp đại biểu, bố trí nơi ăn nghỉ cho khách.

Sự kiện, cơ cấu chức năng
Sự kiện, cơ cấu chức năng

Tiểu ban an ninh- trật tự:

  • Trưởng ban: Giám đốc Công an tỉnh, các thành viên: Sở Giao thông vận tải, Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã.
  • Nhiệm vụ: Tham mưu Ban tổ chức về xây dựng kế hoạch chi tiết và dự trù kinh phí về công tác đảm bảo an ninh trật tự trong thời gian diễn ra lễ hội; tham mưu Ban tổ chức về phân luồn cho các tuyến xe, các bãi đậu xe cho du khách và các đoàn về  tham dự.
  • Hạn chế của mô hình này là những vấn đề liên quan đến sự hợp tác và phối hợp giải quyết công việc. Nguyên nhân, một phần do thiếu am hiểu của các nhân viên về những nhiệm vụ khác; mâu thuẫn về những bộ phận chức năng khi những người đang làm nhiệm vụ này cố gắng bảo vệ những gì mà họ nhận thấy và cho là đúng. Họ xem như đó là phạm vi quyền hạn của chính mình. Bởi vậy, nhà quản trị sự kiện cần sử dụng những phương pháp khác có thể để ngăn ngừa những vấn đề nảy sinh. Đó là chiến lược tuyển dụng lao động đa kỹ năng và đòi hỏi sự luân phiên nhân viên qua những lĩnh vực chức năng khác nhau; những cuộc họp thường xuyên giữa những giám đốc/ trưởng tất cả những bộ phận chức năng; những cuộc họp nhân viên thông thường và sự truyền thông nhằm mục tiêu giữ cho những người luôn bận rộn vào sự kiện, nắm được những vấn đề gắn với tình hình hiện tại.

Cơ cấu tổ chức ma trận dựa theo chương trình tổ chức sự kiện

  • Đây là loại mô hình kết hợp hai hay nhiều cấu trúc khác nhau. Thông thường là sự kết hợp cơ cấu tổ chức theo chức năng với cơ cấu tổ chức theo khu vực. Đây cũng là một cách tổ chức phổ biến với các sự kiện có chương trình được tổ chức ở nhiều địa điểm khác nhau. Cấu trúc này là kết quả của ban tổ chức hay những nhóm trong bộ máy tổ chức đó, xem những mảng khác nhau của một chương trình sự kiện như là những thực thể tồn tại tách biệt( nhưng gắn bó chặt chẽ với sự kiện). Chẳng hạn, một cuộc thể thao thi đấu giao hữu tại nhiều địa điểm, có thể có những ủy ban tách biệt với trách nhiệm đối với tất cả các nhiệm vụ gắn với sự kiện được giao phó ở mỗi nơi. Do vậy, mỗi cấp dưới đồng thời chịu sự chỉ đạo cả của cấp trên quản trị chức năng và cấp trên quản trị tác nghiệp.

Cơ cấu tổ chức ma trận vào dự án có một số thuận lợi vốn có, bao gồm việc chấp nhận những nhóm/ cá nhân trực tiếp tham gia vào nhiệm vụ ( sản xuất và phân phối sự kiện ) và trang bị sự truyền thông và hợp tác qua lại giữa các nhóm. Sử dụng cơ cấu tổ chức này, giá trị cao phải được đặt ra dựa trên sự hợp tác để sự kiện được thực hiện một cách thông nhất.

  • Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức này đòi hỏi sự rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn của mỗi bộ phận chức năng và bộ phận tác nghiệp và yêu cầu tổ chức tốt hệ thống truyền thông để đảm bảo sự phối hợp thực hiện tốt trong toàn bộ nhóm tổ chức dự án sự kiện.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn