Trang chủ Kỹ Năng Tổ Chức Sự Kiện Cấu trúc, quản lý tổ chức sự kiện

Cấu trúc, quản lý tổ chức sự kiện

 Các bộ phạn hợp thành ngành công nghiệp sự kiện

Ngành công nghiệp sự kiện—-> Các công ty cung cấp dịch vụ sự kiện—–> Các hiệp hội ngành—-> Các cơ quan công quyền—-> Các nhà tổ chức sự kiện—–> Các công ty quản lý sự kiện.

Theo J.Alen và cộng sự ( 2006), các bộ phận quan trọng của ngành công nghiệp sự kiện, bao gồm các tổ chức sự kiện, các công ty quản lý sự kiện, các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện, các đoàn thể/ hiệp hội ngành và các cơ quan công quyền.

Các nhà tổ chức sự kiện

  • Các nhà tổ chức sự kiện ( event organizations) có thể là thành viên của các ban tổ chức sự kiện, các nhóm chuyên gia tổ chức sự kiện trong các tổ chức hoặc các nhóm dự án tổ chức sự kiện.
  •  Ban tổ chức sự kiện : Là một tư cách pháp nhân, chuyên trách, đảm nhận tất cả các công việc cho một sự kiện được tổ chức định kỳ ( hoạch định chiến lược sự kiện, triển khai tổ chức dự án  sự kiện). Theo đó, tên gọi ban tổ chức được định danh theo chính sự kiện mà họ đang đảm nhận và sự kiện mà ban tổ chức mang tên là sản phẩm chính của tổ chức. Ở các nước có ngành công nghiệp du lịch phát triển, một số sự kiện đặc biệt thường được thực hiện bởi các ban tổ chức sự kiện, ví dụ, tại Úc, điều hành công tác tổ chức sự kiện Sydney Festival là ban tổ chức sự kiện Sydney.

Cấu trúc, quản lý tổ chức sự kiện
Cấu trúc, quản lý tổ chức sự kiện

Thành lập ban tổ chức sự kiện là cần thiết bởi sự tồn tại của nhiều cơ quan cùng chịu trách nhiệm phát triển du lịch sự kiện tại các điểm đến, có khả năng làm mất tính tập trung về mục tiêu tổng thể của du lịch sự kiện, cũng như ít có sự phối hợp để đạt được mục tiêu đó. Vì thế, cần thiết xây dựng thành một tổ chức duy nhất độc lập. Tại Việt Nam, hiện nay chưa có sự kiện tái diễn nào có ban tổ chức ổn định, mà chỉ là các ban tổ chức tạm thời. Ban này chỉ được lập ra khi có nhu cầu tổ chức sự kiện và giải thể sau khi hoàn tất các nhiệm vụ của sự kiện. Cách tổ chức như thế này phản ánh thực trạng chung là thiếu một người đóng vai trò” nhạc trưởng” đảm bảo sự phát triển bền vững cho sự kiện.

  • Thành phần của ban tổ chức ổn định là những chuyên gia tổ chức sự kiện. Với ban tổ chức sự kiện tạm thời tùy theo quy mô sự kiện, thành phần ban tổ chức có thể có những thay đổi, ví dụ, nếu sự kiện công ty, ban tổ chức có thể là giám đốc công ty, đại diện nhóm án sự kiện, trưởng phòng kế toán ; đối với sự kiện đặc biệt ( sự kiện du lịch),ban tổ chức có thể bao gồm đại diện cơ quan tổ chức sự kiện ( là công ty tổ chức sự kiện chung quốc gia hoặc là công ty tổ chức sự kiện chuyên biệt….), đại diện cơ quan quản lý du lịch ( có thể ở trung ương và địa phương), đại diện chính quyền và các ban ngành có liên quan. Trong đó, đại diện chính quyền giữ vai trò trưởng ban tổ chức, có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành chung đối với những sự kiện lớn.

Trường hợp, đơn vị chủ nhà của sự kiện (nhà đầu tư ) ký hợp đồng thuê và ủy quyền cho nhà tổ chức sự kiện, ban tổ chức sự kiện được thành lập theo quyết định của nhà tổ chức sự kiện. Trong một số trường hợp, nhà đầu tư yêu cầu có đại diện thành viên của mình tham gia vào ban tổ chức sự kiện, chủ yếu là để giám sát quá trình thực hiện.Theo đó, để tránh chồng chéo và cản trở lẫn nhau trong việc triển khai công việc, cần thống nhất vị trí, trách nhiệm và quyền hạn của người đại diện đơn vị chủ nhà sự kiện trong ban tổ chức sự kiện và điều này cần xác định rõ ràng trong bản hợp đồng.

  • Nhóm chuyên gia tổ chức sự kiện trong các tổ chức: Sự kiện đã trở thành một phần không thể thiếu của các tổ chức, nên thường trong các tổ chức lớn, có các nhóm chuyên gia về tổ chức các sự kiện. Nhóm chuyên gia này có chức năng và nhiệm vụ chuyên về gia tổ chức sự kiện cho chính tổ chức của mình, hoặc các sự kiện cho khách hàng theo đơn đặt hàng. Chẳng bạn, sự kiện lướt sóng thành phố ( City to Surt) được tổ chức bởi The Sun – Herald newspaper ở Sydney. Ở Việt Nam, nhiều công ty du lịch lớn, nhiều khách sạn và nhà hàng có các nhóm tổ chức sự kiện. Trung tâm tổ chức sự kiện của Công ty TNHH Vitours Đà Nẵng là ví dụ tiêu biểu.
  • Nhóm dự án sự kiện: Như tên gọi của nó, các sự kiện đoàn thể thường được tổ chức bởi các tổ chức sự kiện trong các đoàn thể, hoặc bởi các nhóm dự án trong các đoàn thể. Sau khi sự kiện kết thúc, nhóm dự án giải thể.

 Các công ty quản lý sự kiện

  • Các công ty quản lý sự kiện là những tổ chức chuyên môn hóa tỏng lĩnh vực tổ chức sự kiện, có tư cách pháp nhân. Trong đó, bao gồm những nhóm chuyên gia hay cá nhân có chức năng tổ chức sựu kiện trên cơ sở hợp đồng thay mặt cho khách hàng của họ. Chẳng hạn, Hội đồng Ngày nước Úc ( The Australia Day Council), có thể hợp đồng với một công ty quản lý sự kiện để thực hiện sự kiện Ngày Quốc Khánh Úc. Các công ty chuyên môn hóa thường tổ chức một số sự kiện cạnh tranh và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng và nhà cung cấp của họ.

Tại Việt Nam, dù là lĩnh vực còn quá mới mẻ, những đã xuất hiện các công ty chuyên tổ chức sự kiện như  Công ty cổ phần truyền thông Thanh Niên, Công ty cổ phần Truyền thông Tầm nhìn mới, Công ty Truyền thông Đại Lâm…… Tại thành phố Đà Nẵng, trước sự gia tăng nhanh chóng nhu cầu tổ chức sự kiện trên địa bàn thành phố và trên cơ sở nhận thức về những lợi ích, tầm quan trọng của sự kiện, chính quyền địa phương đã nỗ lực đẩy mạnh thành lập cơ quan chuyên trách công tác tổ chức lễ hội sự kiện. Theo đó, Trung tâm Tổ chức Lễ hội và Sự kiện thành phố Đà Nẵng đã ra đời vào năm 2011.

Cấu trúc, quản lý tổ chức sự kiện
Cấu trúc, quản lý tổ chức sự kiện

 Các nhà cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện

  • Sự phát triển của một ngành công nghiệp sự kiện lớn mạnh và phức tạp đã dẫn đến sự hình thành của một loạt các nhà cung cấp chuyên môn hóa. Những nhà cung cấp này có thể làm việc trong các lĩnh vực liên quan trực tiếp sự kiện, chẳng hạn, đạo diễn, cung ứng phương tiện nghe nhìn và ánh sáng, giải trí và phục vụ ăn uống. Nhưng họ có thể làm việc trong các lĩnh vực liên quan gián tiếp, chẳng hạn như giao thông, thông tin liên lạc, an ninh, dịch vụ pháp lý và các dịch vụ kế toán. Mạng lưới các nhà cung cấp là một phần của ngành công nghiệp và ngày càng tăng tính chuyên môn hóa, qua đó, giúp nâng cao tính chuyên nghiệp của ngành sự kiện.

Các hiệp hội ngành

  • Sự ra đời của ngành công nghiệp sự kiện đã dẫn đến sự hình thành mạng lưới hiệp hội ngành ( Industry associations) cung cấp nghề, giao tiếp và liên lạc trong các chương trình công nghiệp, đào tạo và công nhận quy phạm đạo đức thực hành và vận động hành lang thay mặt cho các thành viên của họ để đáp ứng các lĩnh vực chuyên môn hóa của ngành công nghiệp. Một số là các hiệp hội quốc tế với các nhóm liên kết ở các nước như Úc, những số khác là chuyên môn cho vùng  hoặc quốc gia của họ. Sau đây, mô tả hai hiệp hội ngành trọng ở một số nước liên quan đến lợi ích của các nhà quản lý sự kiện:
  • Hiệp hội Lễ hội và sự kiện quốc tế ( International Festivals and Events Society- IFES) có trụ sở tại Mỹ. Đồng thời, IFES đã thành lập chi nhánh ở châu Âu, Canada, Nam Phi và Úc. Nó tổ chức hội thảo hành năm để phát triển tính chuyên nghiệp và cung cấp chứng chỉ – như là một sự kiện đặc biệt chứng nhận nghề nghiệp/ Certified Professional ( CSEP).
  • Hiệp hội Sự kiện và Lễ hội quốc tế ( International Festivals and Events Association- IFEA) cũng có trụ sở chính tại Mỹ, những còn liên kết tổ chức các sự kiện ở châu Âu, châu Á và Úc. Họ còn có chương trình tổ chức các cuộc hội thảo, các cuộc họp hàng năm.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn