Chat with us, powered by LiveChat
Trang chủ Kỹ năng Làm thế nào để lên kế hoạch cho một sự kiện

Làm thế nào để lên kế hoạch cho một sự kiện

Thời điểm bạn quyết định tổ chức và tổ chức một sự kiện, bạn đã bước vào một chu trình quản lý sự kiện – có thể được chia thành năm giai đoạn:

Lập kế hoạch cho sự kiện: Từ ý tưởng đến kế hoạch hành động.
Tổ chức sự kiện: Từ kế hoạch hành động đến thực hiện.
Thúc đẩy sự kiện: Truyền bá và bán vé.
Lưu trữ sự kiện: Đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ trong ngày.
Sau sự kiện: Cảm ơn bạn và theo dõi.

Làm thế nào để lên kế hoạch cho một sự kiện

Để lên kế hoạch sự một sự kiện, cần đến 5 yếu tố cơ bản tạo nên một kế hoạch tổ chức sự kiện đem lại nhiều thành công cao cho sự kiện của bạn.

1. Lên kế hoạch cho sự kiện của bạn

  • Đây là nơi mà nó bắt đầu. Có lẽ bạn đã có một ý tưởng rất cụ thể cho một sự kiện. Hoặc có thể bạn chỉ biết rằng bạn thích tổ chức một và cần một chút cảm hứng.
  • Dù bằng cách nào, thật tuyệt! Đã đến lúc tìm ra cách lên kế hoạch cho một sự kiện từ đầu.
  • Giai đoạn này là tất cả về phác thảo các yếu tố cần thiết và trả lời các câu hỏi chính sau:

Những ai là mục đích trong sự kiện của bạn?

Điều này sẽ cung cấp cho bạn một trọng tâm rõ ràng cho các giai đoạn sắp tới và giúp bạn ưu tiên.Ai là đối tượng mục tiêu?

  • Điều này sẽ ảnh hưởng đến chiến lược giao tiếp của bạn, kênh nào bạn sử dụng, giọng nói của bạn, v.v.L.
  • àm thế nào bạn sẽ làm cho nó xảy ra?
  • Đây là về việc đưa ra một kế hoạch cho các bước sắp tới.
  • Bạn có một nhóm hoặc bạn sẽ tự làm mọi thứ? Những gì phải có và những gì chỉ có tốt đẹp để có?
    Bạn nên ra khỏi giai đoạn này với một kế hoạch hành động vững chắc và một ý tưởng rõ ràng về những việc cần làm tiếp theo.

2. Cần cảm hứng? Bắt đầu một cuộc trò chuyện!

  • Cho đến nay, cách tốt nhất để thoát khỏi bóng của bạn và tìm ra vô số ý tưởng mới là yêu cầu chúng theo nghĩa đen.
  • May mắn thay, Internet làm cho điều này vô cùng dễ dàng.
  • Tìm kiếm các cộng đồng của các nhà tổ chức sự kiện.
  • Có rất nhiều cộng đồng sự kiện trên Facebook và qua Twitter các trang mạng xã hội khác trên thế giới .
  • Chạm vào một cuộc trò chuyện hoặc bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.

Cần có mục đích của một buổi sự kiện và cảm hứng để bắt đầu một câu chuyện trong sự kiện đó của bạn
Cần có mục đích của một buổi sự kiện và cảm hứng để bắt đầu một câu chuyện trong sự kiện đó của bạn

  • Những cuộc trò chuyện đó có thể thông qua những trang mạng, xã hội hay một số group về ngành sự kiện.
  • Bạn chỉ cần làm theo những hướng dẫn của group đó và trở thành thành viên.
  • Đăng ký tài khoản (mất vài phút, nếu không phải vài giây)
    Gửi câu hỏi ngắn của bạn. Làm thế nào về: “Tôi pha trộn muốn tổ chức [loại sự kiện chèn]. Bạn có thể chia sẻ một số ý tưởng về chủ đề và các hoạt động vui chơi mà tôi có thể xem xét không?”
    Chờ trả lời để cuộn vào.
    Bạn gần như đảm bảo sẽ nhận được ít nhất một vài câu trả lời, điều này có thể dẫn đến những câu hỏi và hiểu biết sâu hơn.
  • Cách tiếp cận này cũng hoạt động tốt trên Facebook, Twitter và các nơi khác. Hãy thử một lần!

3.Đặt mục đích ra giấy, khám phá vị khách lý tưởng của bạn

Đặt mục đích ra giấy

  • Một khi bạn có một ý tưởng rõ ràng về sự kiện của bạn là gì, hãy viết ra một câu mô tả mục đích của nó. Cái gì đó như:
  • “Tôi đang tổ chức sự kiện này vì lý do ” hoặc “Mục tiêu của tôi với sự kiện cụ thể này là mục đích.”
  • Tiếp tục chỉnh sửa cho đến khi câu hoàn toàn nắm bắt được động lực thực sự của bạn.Lý tưởng nhất, nó nên là một cái gì đó bạn thực sự đam mê.
  • In câu ra bằng chữ lớn, đậm và phông chữ sáng tạo, nếu bạn cảm thấy lạ mắt.Treo nó ở một nơi nào đó mà bạn sẽ nhìn thấy nó hàng ngày.
  • Điều này sẽ giữ cho bạn tập trung và cung cấp cho bạn năng lượng để tiếp tục.

Khám phá vị khách lý tưởng của bạn

  • Những gì khách mời sự kiện hoàn hảo của bạn? Anh ấy / cô ấy làm gì, và tại sao họ tham dự? Biết chính xác ai sẽ đến sự kiện của bạn là chìa khóa để tạo ra một thông điệp tuyệt vời và khiến nhiều người xuất hiện hơn.
  • Vậy làm thế nào để bạn tìm thấy “vị khách” lý tưởng khó nắm bắt đó? Tại sao, bạn lại tạo ra cái gọi là sự kiện cá nhân “!
  • Hình ảnh một người điển hình tham dự sự kiện của bạn.
  • Đặt cho họ một cái tên phản ánh tính cách của họ (ví dụ: “Party Pete”). Viết tuổi tác, giới tính, động lực, đặc điểm chính của họ và một tiểu sử ngắn.

4.Tìm #hashtag hoàn hảo

  • Không, một hashtag không phải là một mánh lới quảng cáo. (Mặc dù nó thường có thể cảm thấy như vậy.)
  • Một hashtag tuyệt vời sẽ nắm bắt được bản chất của những gì sự kiện của bạn nói về một cách ngắn gọn, hấp dẫn. Điều này sẽ:
  • Giúp bạn tập trung trong khi lập kế hoạch cho sự kiện của bạn.
    Ngay lập tức nói với khách của bạn những gì họ làm cho.
    Như bạn sẽ thấy trong các chương sau, bạn có thể sử dụng hashtag của mình rất nhiều trong giai đoạn “tổ chức” và “quảng bá”.

5.Lập danh sách rút gọn địa điểm

  • Mặc dù bạn không thể định cư tại một địa điểm, nhưng đây là thời điểm tuyệt vời để đưa vào danh sách rút gọn.
  • Khởi động bảng tính bạn chọn – Excel, Google Sheets hoặc loại khác – và ghi lại tất cả các địa điểm địa phương mà bạn nghĩ là phù hợp.

Bây giờ, để giúp bạn thu hẹp danh sách, hãy thêm các cột sau cho mỗi cột:

  • Giá cả. Địa điểm này có giá bao nhiêu? Nó tính phí cho bất kỳ dịch vụ bổ sung tiềm năng nào bạn có thể cần?
  • Vị trí. Làm thế nào dễ dàng cho người tham dự của bạn để tìm và đến địa điểm. Người biểu diễn và nhà cung cấp dịch vụ ăn uống của bạn có thể đến đó mà không gặp nhiều rắc rối không?
  • Dịch vụ. Một số địa điểm cung cấp quán bar hoặc dịch vụ ăn uống của riêng họ. Bạn có muốn tận dụng điều này?
  • Nếu sự kiện của bạn liên quan đến biểu diễn âm nhạc hoặc thuyết trình: Âm thanh như thế nào và có thiết bị âm thanh không? Điều gì về bảo hiểm và lựa chọn bãi đậu xe?
  • Sự rung cảm. Bạn là giám khảo tốt nhất ở đây. Một số địa điểm chỉ đơn giản là không được thực hiện cho các sự kiện nhất định.
  • Bạn sẽ tổ chức một buổi biểu diễn độc lập trong hội trường khách sạn, phải không?
  • Sức chứa. Bạn mong đợi bao nhiêu khách? Kiểm tra địa điểm công suất tối đa và bất kỳ hạn chế nào để đảm bảo nó không quá ngột ngạt hoặc quá thoáng.

6.Lập ngân sách nhanh

Khác xa với nhiệm vụ quyến rũ nhất, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn điều đó. Nhưng có ngân sách là điều cần thiết để ưu tiên chi tiêu của bạn, hãy tìm hiểu xem bạn có thể đầu tư bao nhiêu vào quảng cáo và quyết định những gì sẽ tính phí cho vé.

  • Một lần nữa, một chương trình bảng tính đơn giản đi một chặng đường dài. Bắt đầu với các trường sau:
  • Mục: Chi phí cụ thể.
    Mô tả: Một vài chi tiết về chi phí.
    Nhà cung cấp: Nhà cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
    Chi phí ước tính: Những gì bạn mong đợi để chi tiêu cho nó.
    Chi phí thực tế: Một khi bạn đã quyết định giá cuối cùng, điều này sẽ giúp bạn biết liệu bạn có đang đi đúng hướng hay không.
    Bạn có thể thêm các trường bổ sung cho ghi chú và các chi tiết khác sau này, nhưng điều này sẽ làm ngay bây giờ.
  • Có lẽ phần khó nhất là ghi nhớ mọi chi phí.
  • Mặc dù danh sách cuối cùng phụ thuộc vào sự kiện của bạn, đây là một vài danh sách điển hình để bạn bắt đầu:
  • Dịch vụ ăn uống
    Đồ trang trí
    Trang thiết bị
    Sự giải trí
    Bảo hiểm
    Tiếp thị
    Vận chuyển
    Địa điểm
    Chúng tôi cũng khuyên bạn nên lập ngân sách cho các chi phí bất ngờ, để bạn không bị mất cảnh giác sau này.

Lên một kế hoạch thật tốt, để sự kiện của bạn diễn ra thành công hoàn hảo
Lên một kế hoạch thật tốt, để sự kiện của bạn diễn ra thành công hoàn hảo

7. Giải quyết một ngày

  • Điều này quan trọng. Nó giúp bạn đặt ra thời hạn cắt giảm cho các hoạt động lập kế hoạch và cung cấp cho bạn một cột mốc để nhắm tới.
  • Bạn càng sớm bắt đầu lên kế hoạch cho sự kiện của mình, bạn càng có cơ hội nhận được địa điểm bạn muốn và tận dụng tối đa quảng cáo sự kiện.

Những điều cần xem xét khi chọn ngày sự kiện:

  • Các ngày lễ lớn. Trừ khi bạn là một sự kiện theo chủ đề ngày lễ, bạn không muốn nó đụng độ với các ngày lễ lớn.
  • Hãy nghĩ về những gì nhân vật sự kiện của bạn có khả năng làm trong kỳ nghỉ đặc biệt này.
  • Các sự kiện khác. Thực hiện một số tìm kiếm Google cho các sự kiện lớn của địa phương. Có một lễ hội mà khách tiềm năng của bạn có khả năng tham dự thay vì sự kiện của bạn?
  • Có một cuộc thi thể thao lớn nào xảy ra trong khu vực của bạn có thể chặn quyền truy cập vào địa điểm bạn chọn không?>
    Khi bạn đã chọn một ngày, đánh dấu nó rõ ràng trong lịch của bạn.
  • Xem xét in nó ra và treo nó lên bên cạnh câu động lực của bạn. Đây là nó: sự kiện của bạn đang thực sự xảy ra!

8.Hình dung ngày diễn ra sự kiện của bạn

Hình ảnh một ngày hoàn hảo, nơi mọi thứ diễn ra mà không gặp trở ngại. Làm một loại bước đi tinh thần của ngày hôm đó sẽ đi như thế nào.

Những gì chương trình nghị sự? Không khí như thế nào? Có biểu diễn, bài phát biểu, hoạt động vui chơi, thực phẩm và đồ uống?

  • 7:00 Đội phục vụ đến.
    8:00 Bàn được đặt.
    8:30 DJ lên sân khấu.
    9:00 Cửa mở.
    … và cứ thế
    Các chi tiết bây giờ không quá quan trọng. Bạn rất có thể sẽ thay đổi kế hoạch này rất nhiều lần khi một số thứ rơi vào vị trí trong khi những thứ khác rơi vào. Vấn đề ở đây là mang lại cảm giác thực tế cho sự kiện sắp tới của bạn

Giải quyết những công việc trước khi diễn ra sự kiện, hình dung ngày diễn ra sự kiện của bạn
Giải quyết những công việc trước khi diễn ra sự kiện, hình dung ngày diễn ra sự kiện của bạn

Khi bạn hình dung khách của bạn nhảy theo một giai điệu lạc quan, bạn có thể đột nhiên nhớ kiểm tra xem các địa điểm trong danh sách rút gọn của bạn thậm chí có sàn nhảy ở vị trí đầu tiên hay không.

9.Lắp ráp nhóm của bạn

  • Bây giờ bạn có một danh sách ngắn địa điểm, ngân sách và kế hoạch sơ bộ trong ngày. Đây là câu hỏi quan trọng: Ai đã giúp bạn thực hiện tất cả những điều này?
  • Những người khác sẽ muốn một nhóm người cốt lõi giúp họ tổ chức và tổ chức sự kiện.
  • Bắt đầu đặt tên cho các hoạt động khác nhau mà bạn đã lên kế hoạch và viết ra.
  • Ai sẽ chịu trách nhiệm đàm phán với địa điểm?
  • Ai phụ trách phục vụ ăn uống? Vào ngày diễn ra sự kiện, ai sẽ là người điều khiển cửa và quét vé?
  • Như chúng tôi đã đề cập, các địa điểm thường sẽ có phục vụ ăn uống và các nhân viên khác sẵn sàng giúp đỡ cho sự kiện của bạn.
  • Điều này có thể là một lợi thế trong ngày – họ biết các địa điểm trong và ngoài được sử dụng để tổ chức tất cả các loại sự kiện.
  • Một lựa chọn tuyệt vời khác là tập hợp một gói có thể giúp bạn có được tình nguyện viên. Những người quan tâm đến các diễn giả chính của sự kiện của bạn hoặc ban nhạc biểu diễn thường sẽ sẵn lòng giúp đỡ để đổi lấy vé miễn phí.
  • Biết trước nhóm của bạn và nhân viên sự kiện sẽ giúp phần còn lại của quá trình diễn ra suôn sẻ hơn.

10.Lấy một danh sách kiểm tra kế hoạch từng bước

  • Bây giờ là thời gian để tổ chức và chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Bạn nên vạch ra các bước từ đây ra.
  • Đoán xem cái gì? Không cần phải phát minh lại bánh xe. Bạn không phải là người đầu tiên tự hỏi làm thế nào để lên kế hoạch cho một sự kiện.
  • Bạn sẽ tìm thấy vô số danh sách kiểm tra hướng dẫn bạn qua các bước quan trọng của việc lập kế hoạch và quản lý sự kiện của bạn.
  • Đây là một trong những từ chúng tôi để giúp bạn bắt đầu.
  • Đặt sang một bên chỉ 10-15 phút. Xem qua tất cả các mục trong danh sách kiểm tra và tìm hiểu cách chúng áp dụng cho sự kiện của bạn.
  • Nếu bạn làm việc với một nhóm, hãy tập hợp mọi người lại để xem qua danh sách kiểm tra. Thêm các mục khác có liên quan và loại bỏ những thứ bạn không cần.
  • Bạn đã hoàn tất!

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Liên hệ trực tiếp

Tư vấn dịch vụ 24/7

Sự kiện: 093 124 9998
Thiết bị: 093 885 9998
Nhân sự: 093 961 9998

Khiếu nại dịch vụ

Hotline: 093 526 9998

Sự kiện mới tổ chức gần đây

093 124 9998 Đăng ký tư vấn