Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện

Để dự án sự kiện thành công, J. Alen và cộng sự (2006) đề xuất một tập hợp các kỹ thuật quản trị khác nhau. Trong số đó, có nhiều kỹ thuật đã được đánh giá trong quản trị dự án thông qua kiểm tra trực tiếp ở các lĩnh vực khác nhau như công nghệ thông tin, phát triển sản phẩm và kỹ thuật; nhiều kỹ thuật có nguồn gốc từ các ngành khác như nghiên cứu và hậu cần. Các kỹ thuật này rất hữu ích trong quản trị sự kiện.

Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện không sử dụng trong sự biệt lập, mà chúng tạo thành một tiến trình hoặc một tập hợp các nhiệm vụ gắn kết và chồng chéo lên nhau. Quá trình đó được biểu diễn như một” dòng thác kỹ thuật quản trị dự án sự kiện”. Các mô tả về quản trị dự án là một quá trình tuyến tính chỉ là tương đối. Vì mỗi giai đoạn của quá trình này sẽ ảnh hưởng đến giai đoạn dàn dựng sự kiện.

Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện
Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện

Thác kỹ thuật quản trị dự án sự kiện bao gồm các kỹ thuật trọng tâm: xác định dự án và phạm vi công việc, thiết lập cấu trúc phân chia công việc, phân tích nhiệm vụ và các nguồn cung cấp, xây dựng lịch trình công việc, xác định các kết quả chuyển giao, xác định thời gian hoàn vốn và báo cáo tiến độ công việc thực hiện.

Xác định dự án và phạm vi công việc

” Xác định dự án” là kỹ thuật đầu tiên và không thể thiếu trong quản trị mọi dự án sự kiện. Căn cứ quan trọng để xác định phạm vi dự án là làm rõ các câu hỏi: Mục tiêu sự kiện là gì? Như vậy, bước đầu tiên trước khi tiến hành tổ chức sự kiện, nhà quản trị cần phải làm rõ mục tiêu sự kiện. Bởi vì, mục tiêu sẽ quyết định quy mô sự kiện và theo đó sẽ chi phối việc dự toán ngân sách. Một số ví dụ về thiết lập mục tiêu sự kiện như sau: đối với các hội thảo là trao dồi thông tin và quan điểm để tìm kiếm sự đồng thuận; đối với các sự kiện tổ chức, có thể là cung cấp thông tin về sản phẩm mới; với sự kiện gây quỹ là gây quỹ hay tạo ý thức trong công chúng…..

Mục tiêu dự án sự kiện cần phải được xác định rõ ràng và sắp xếp theo thứ bậc( mục tiêu chính, mục tiêu phụ). Trên cơ sở đó, xác định các thứ tự ưu tiên thực hiện mục tiêu để sự kiện thành công.

Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện
Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện

Các câu hỏi cần làm rõ tiếp theo, bao gồm: Yêu cầu sự kiện là gì? Cần phải làm cái gì? Ai làm? ( Trách nhiệm của khách hàng, của công ty sự kiện và các bên liên quan là gì?).

Như vậy, kỹ thuật xác định dự án sự kiện giúp nhà quản trị sự kiện hiểu rõ được các phần công việc của sự kiện và nội dung công việc quản trị sự kiện của mình. Thường thì một dự án sự kiện được mô tả trong điều khoản những gì sẽ diễn ra tại sự kiện. Kết quả của tiến trình này là thiết lập” Bản phạm vi dự án sự kiện”, trình bày ví dụ về xác định phạm vi dự án.

Sau khi xác định phạm vi dự án sự kiện, nhà quản trị dự án sự kiện cần tiến hành xác định” Phạm vi công việc” để nắm rõ các hoạt động cung ứng cho sự kiện, những gì sẽ diễn ra tại sự kiện và kết thúc sự kiện. Với vai trò tổng chỉ huy, nhà quản trị sự kiện phải xác định đầy đủ tất cả các công việc theo dòng chảy thời gian và dòng chảy công việc với các nhà quản trị chức năng tại những địa điểm cụ thể. Sản phẩm của xác định phạm vi công việc là” Bản nội dung công việc”. Tài liệu này chính là” Khung chương trình tổ chức sự kiện”. Thực chất xác định phạm vi công việc là hệ thống hóa các hoạt động cho tổ chức sự kiện.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn