Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện phần 2

Kỹ thuật biểu diễn lịch trình:

Để có được một sự kiện, nhóm dự án cần phải thực hiện một khối lượng lớn các công việc. Truyền thông về tiến độ chuẩn bị cho sự kiện là mấu chốt thành công cho công tác quản trị sự kiện. Nếu thực hiện tốt, nhà quản trị, nhóm thực hiện và tất cả các bên liên quan hiểu rõ được nhiệm vụ của mình. Một khối lượng công việc liên quan rất dễ bị che lấp nếu sử dụng phương pháp truyền thông thông thường. Nên biểu diễn lịch trình dưới dạng sơ đồ sẽ giúp hiểu rõ hơn về tiến độ chuẩn bị dự án sự kiện. Dưới đây là những kỹ thuật biểu diễn thông dụng và đặc biệt hữu ích trong việc hình ảnh hóa các tiến độ thực hiện trước sau các công việc dự án:

Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện phần 2
Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện phần 2

Phương pháp biểu đồ Gantt: Đây là phương pháp tổ chức event phổ biến để lập lịch biểu cho dự án sự kiện, là dạng biểu đồ hình thanh, mang tiên người phát minh Henry Gantt. Ban đầu nó đã áp dụng phân tích công việc và lập kế hoạch cho việc xây dựng các tàu hải quân. Sự đơn giản, rõ ràng và nhanh chóng về truyền đạt kiến thức của biểu đồ Gantt làm cho nó trở thành một công cụ phổ biến trong quản lý dự án. Các bước trong việc tạo ra một biểu đồ Gantt bao gồm xác định các nhiệm vụ, xác định khung thời hạn cho mỗi nhiệm vụ, xác định những nhiệm vụ ưu tiên thực hiện trước, xác định mốc thời gian và vẽ lưới Gantt:

  1. Bước đầu tiên trong chu trình thiết lập biểu đồ Gant là phân tích các công việc thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Ví dụ, Kế hoạch phục vụ sản xuất CT Duyên dáng Việt Nam 27 tại Cung Thể Thao Tiên Sơn được phân tích thành các nhiệm vụ như trình bày ở những mục bài trước. Sau đó, các công việc được tiếp tục chia nhỏ thành công việc nhỏ hơn. Chẳng hạn, một trong những nhiệm vụ của nhóm đảm bảo an ninh cho sự kiện là thiết lập hàng rào xung quanh các địa điểm sự kiện. Điều này có thể được tiếp tục chia nhỏ thành nhiệm vụ tập kết hàng rào an ninh, sự có mặt của các TNV và trang thiết bị…..
  2. Bước 2, thiết lập các phạm vi thời gian cho mỗi công việc. Các yếu tố để xem xét  sẽ là thời gian công việc bắt đầu và thời gian công việc hoàn thành. Các cân nhắc trong việc xây dựng một thang thời gian được tính toán là sự sẵn có về nguồn lực, chi phí thuê mướn, khả năng giao hàng, thời hạn giao hàng và hình thức giao hàng ( giao một lần hay nhiều lần/ pick-up). Ví dụ, yếu tố quan trọng liên quan đến thời gian đưa lều bạt lớn đến và số ngày thuê là chi phí thuê. Nhưng các chi phí này có thể rất khác nhau vào các ngày trong tuần mà họ đem lều bạt đến chứ không hẳn là số lượng ngày thuê.
  3. Bước 3, thiết lập nhiệm vụ cần được ưu tiên. Xác định nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước khi nhiệm vụ khác bắt đầu? Lập danh mục công việc ưu tiên sẽ tạo ra hệ thống phân cấp nhiệm vụ và xác định nhiệm vụ quan trọng.
  4. Bước 4, xác định các Mốc thời gian- là mốc thời gian then chốt, tại đó quy định những kết quả được chuyển giao ( công việc phải hoàn thành, những dịch vụ được bàn giao, những thiết bị được lắp đặt, v…v….). Mốc thời gian là công cụ được sử dụng để theo dõi tiến độ của sự kiện. Đó là nhiệm vụ có tầm quan trọng đặc biệt được xác định là sự kiện quan trọng và đánh dấu trên biểu đồ. Chẳng hạn, hoàn thành việc lắp đặt máy phát điện nguồn là một mốc quan trọng. Bởi vì, nó hoạt động như một sự kích hoạt việc chuẩn bị hoạt động cho các công việc khác.
  5. Cuối cùng, vẽ lưới Gantt trong đó” Thời gian thực hiện các nhiệm vụ” được biểu diễn trên trục hoành và trục tung là ” Danh mục các nhiệm vụ”. Một thanh ngang, tương ứng với từng công việc được rút ra trên lưới. Chẳng hạn, các nhiệm vụ chuẩn bị mặt bằng làm sạch địa điểm, phụ thuộc vào sự hiện diện của vật liệu và lao động tại thời gian nhất định và có một số ngày để hoàn thành. Các thanh ngang, hoặc thời gian, thường đánh dấu màu sắc để có thể dễ dàng nhận ra mỗi công việc từ khi bắt đầu đến mốc thời gian hoàn thành về mọi hoạt động.

Hiện nay, có nhiều phần mềm hỗ trợ thiết lập biểu đồ Gantt. Đối với những sự kiện nhỏ có thể lập biểu đồ Gantt trên Microsoft Exel. Các sự kiện lớn, có nhiều công việc đan chéo nhau cần sự hỗ trợ của phần mềm Microsoft project. Đây là phần mềm hết sức tiện ích cho các nhà quản trị trong việc hoạch định tiến độ dự án sự kiện. Nó rất có giá trị về hiển thị các nhiệm vụ và thời hạn của dự án sự kiện; loại bỏ tất cả những giải thích không cần thiết cho các nhân viên, cho các nhà tài trợ và cung cấp hình ảnh trực quan về sự kiện; là công cụ giao tiếp và kiểm soát hiệu quả ( đặc biệt với các TNV); có thể chỉ ra vấn đề/ xung đột lĩnh vực lập kế hoạch; dễ dàng thích hợp với tất cả các lĩnh vực sự kiện; cung cấp bản tóm tắt về lịch sử của sự kiện.

Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện phần 2
Các kỹ thuật quản trị dự án sự kiện phần 2

Để biểu đồ Gantt là một công cụ hiệu quả, các nhiệm vụ phải được tổ chức và ước tính hợp lý nhất. Đánh giá không chính xác thời gian cần thiết cho công việc ( độ dài của thời gian) có thể làm phát sinh chi phí và làm mọi lịch trình trở nên không hiệu quả.

Tuy nhiên, biểu đồ Gantt không thể hiện được mối quan hệ giữa các công việc với nhau. Hơn nữa, một sự kiện lớn hơn, biểu đồ Gantt có thể trở nên rất phức tạp và những công việc có sự tranh chấp về thời gian có thể bị che khuất bởi các chi tiết của các thanh và màu sắc. Kỹ thuật phân tích sơ đồ mạng sẽ khắc phục hạn chế của biểu đồ Gantt.

Phương pháp sơ đồ mạng- Con đường quan trọng hay còn gọi đường găng. Kỹ thuật sơ đồ mạng được tạo ra và phát triển trong dựu án quốc phòng tại Mỹ và Anh quốc trong những năm 1950 và bây giờ đã sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành công nghiệp dự án. Trong đó, PERT và CPM là hai kỹ thuật sơ đồ mạng được sử dụng rộng rãi và rất hữu ích. Nó giúp nhà tổ chức quản trị tốt các sự kiện lớn và phức tạp. Bởi nó có khả năng xem xét các quan hệ trước sau và quan hệ qua lại giữa các hoạt động. Điểm quan trọng của mọi dự án là mối quan hệ giữa các công việc với nhau. Một phần quan trọng của quản trị sự kiện xác là định công việc ưu tiên. Khi xác định các công việc ưu tiên, các nhà quản trị sự kiện phải chỉ rõ thời gian.

Các công cụ phân tích sơ đồ mạng được phát triển để khắc phục hạn chế biểu đồ Gantt. Vấn đề quan trọng là phân tích và xác lập đường đi của các nhiệm vụ. Trong đó, sử dụng vòng tròn để biểu thị cho các nhiệm vụ và các mũi tên để minh họa cho dòng chảy của các hoạt động. Do đó, các nhiệm vụ được ưu tiên và sơ đồ có thể được sử dụng để phân tích một loạt các nhiệm vụ phụ. Việc lập kế hoạch hiệu quả nhất có thể được bắt nguồn từ biểu đồ, điều này được gọi là” con đường quan trọng”. Cả hai kỹ thuật PERT và CPM đều tiến hành 6 bước cơ bản, bao gồm : Xác định dự án và cấu trúc phân chia công việc; phát triển các quan hệ trước sau giữa các hoạt động; vẽ mạng lưới kết nối giữa các hoạt động ( có 2 cách vẽ: vẽ hoạt động trên vòng tròn AON- acitivity on node, hoặc vẽ hoạt động trên mũi tên AOA- acitivity on arrow); tính toán thời gian và chi phí cho mỗi hoạt động; tính toán đường thời gian dài nhất đi qua các hoạt động ( con đường quan trọng- đường găng ); sử dụng mạng để giúp hoạch định kế hoạch, lập lịch biểu giám sát và kiểm soát hoạt động.

Tuy nhiên, kỹ thuật sơ đồ mạng cũng tiềm ẩn những hạn chế. Một sự kiện cực lớn có khối lượng công việc khổng lồ, sơ đồ con đường quan trọng sẽ trở nên quá cồng kềnh. Khi đó, sơ đồ mạng thay vì trợ giúp lập kế hoạch và các giao tiếp, đã rất dễ tạo ra nhầm lẫn. Giải pháp lúc này là cần phải kết hợp phương pháp quản trị truyền thống- triệu tập cuộc họp hàng tuần.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn