Các kỹ thuật kiểm soát dự án sự kiện

Một số kỹ thuật được sử dụng rất đơn giản, nhưng cũng có những kỹ thuật rất phức tạp và yêu cầu kỹ năng cao về báo cáo tài chính. Tuy nhiên, tất cả đều có cùng mục đích là làm nổi bật phạm vi sai lệch so với kế hoạch để nhà quản trị sự kiện đưa ra những quyết định thích hợp.

Các kỹ thuật kiểm soát dự án sự kiện
Các kỹ thuật kiểm soát dự án sự kiện

Báo cáo và các cuộc họp:

Báo cáo tiến độ thực hiện sự kiện là phương pháp kiểm soát phổ biến nhất. Có nhiều loại báo cáo, chẳng hạn, báo cáo tổng quan tình hình hoạt động của dự án sự kiện, báo cáo tiến độ thực hiện, báo cáo thay đổi, báo cáo rủi ro, báo cáo hiện trạng hàng tuần, báo cáo các vấn đề và giải pháp đề xuất…..Để đảm bảo hiệu quả hình thức kiểm soát soát này, cần xác định tần suất báo cáo ngay từ lúc khởi động dự án và các báo cáo cần phải thiết kế phù hợp, có mục tiêu và được thực hiện ở thời điểm ra quyết định, để đánh dấu một điểm mốc. Nhà quản trị sự kiện nên soạn thảo các mẫu báo cáo để tạo thuận lợi cho quá trình soạn thảo các báo cáo. Các báo cáo chính thức trình bày tại cuộc họp, nhưng cũng cần quan tâm các báo cáo phi chính thức ( báo cáo bằng lời).

Cuộc họp là công cụ kiểm soát quan trọng. Câu hỏi đặt ra là nên tổ chức sự kiện vào lúc nào? Thường các nhà quản trị sự kiện tổ chức cuộc họp khi đề xuất dự án, bắt đầu triển khai dự án, khi kết thúc và khởi đầu của một giai đoạn và kết thúc dự án. Ngoài ra, trong các trường hợp khẩn cấp, chẳng hạn, xuất hiện các vấn đề lớn, cũng có thể cần triệu tập cuộc họp. Tần suất các cuộc họp phụ thuộc vào loại sự kiện hay khoảng cách tới mốc thời gian khai mạc sự kiện, chẳng hạn, nhiều công ty quản trị sự kiện tổ chức các cuộc họp hàng tuần với các tiểu ban và các cá nhân chịu trách nhiệm về một lĩnh vực cụ thể; một lễ hội cộng đồng , sẽ có cuộc họp vào mỗi tháng trong suốt năm chuẩn bị sự kiện và gia tăng số lượng cuộc họp hàng tuần vào khoảng 2 tháng trước khi khi mạc sự kiện. Để cuộc họp đạt hiệu quả, nhà quản trị sự kiện cần có những hướng dẫn chỉ đạo về khung thời gian và số thành viên liên quan đến cuộc họp.

Ủy quyền hoặc tự kiểm soát:

Sự kiện có quy mô nhỏ, việc kiểm soát có thể do chính nhà quản trị sự kiện đảm nhiệm, nhưng trong các sự kiện lớn hay cực lớn, họ không thể kiểm soát trực tiếp tất cả các lĩnh vực. Trong trường hợp này, nhà quản trị  cần ủy quyền cho người phụ trách các tiểu ban dự án hay các chuyên gia. Cách kiểm soát này là hiệu quả vì cho phép phân nhóm các mảng kiểm soát riêng phù hợp với chuyên môn của người được ủy quyền.

Tuy nhiên, hoạt động các tiểu ban bị giới hạn trong mảnh công việc riêng của họ và người quản trị sự kiện phải biết được các vấn đề có thể phát sinh trên các tiểu ban khác nhau. Ví dụ, giải quyết một vấn đề trong mảng giải trí, có thể làm phát sinh các vấn đề trong các mảng tài trợ. Như vậy, cần phối hợp cả hai hình thức kiểm soát là ủy quyền và tự kiểm soát.

Chất lượng:

Có những hệ thống khác nhau để kiểm soát chất lượng sự kiện và của chính công ty sự kiện. Kiểm soát chất lượng phụ thuộc vào việc đáp ứng phản hồi của khách hàng và vai trò của nhân viên sự kiện trong việc cung ứng chất lượng. Kết hợp các khía cạnh của kiểm soát chất lượng với các chiến lược tổng thể của sự kiện gọi là quản trị chất lượng toàn diện (TQM). TQM tạo ra một công ty sự kiện liên tục tìm cách cải thiện chất lượng của các dịch vụ. Nói cách khác, phản hồi, thay đổi và  cải tiến được tích hợp vào cấu trúc và hoạt động của công ty sự kiện. Các kỹ thuật khác nhau của TQM được các công ty sự kiện sử dụng. Kỹ thuật” tìm kiếm và tặng thưởng chất lượng vô địch”- chương trình TNV thường có giải thưởng cho chất lượng dịch vụ tại một sự kiện.

Biểu đồ hòa vốn:

Biểu đồ hòa vốn là một đồ họa đơn giản làm nổi bật các vấn đề kiểm soát bằng cách tìm các giao điểm của chi phí và doanh thu.

Sự kiện sẽ có chi phí cố định là thiết kế sân khấu, thuê địa điểm và hành chính. Số người tham dự càng lớn, chi phí an ninh, chỗ ngồi, làm vệ sinh càng lớn. Tuy nhiên, tại một điểm doanh thu từ bán vé vượt quá chi phí- điểm hòa vốn- sự kiện bắt đầu có lợi nhuận. Giả sử, nếu lý do bất khả kháng, buộc ban tổ chức phải thay đổi chi phí cố định ( tiền thuê địa điểm tăng lên). Đồ thị sẽ thiết lập điểm cân bằng mới và số lượng người mua qua cửa tăng thêm có thể được tính toán một cách nhanh chóng. Vậy làm thế nào nhà tổ chức sự kiện thu hút thêm khách hàng đến với sự kiện? Câu trả lời có thể là cần phải tăng cường hơn nữa hoạt động xúc tiến quảng cáo.

Quản lý giá trị thu được:

Giá trị thu được là khối lượng công việc đã hoàn thành và ngân sách dự trù cho khối lượng đó. Quản lý giá trị thu được là kỹ thuật đo lường sự tiến triển của dự án sự kiện một cách khách quan. Nó có khả năng kết hợp các phép đo về phạm vi dự án, tiến độ thực hiện và chi phí trong một hệ thống tích hợp duy nhất. Nếu áp dụng tốt, việc quản lý giá trị thu được sẽ cung cấp một cảnh báo sớm về những vấn đề thực thi dự án.

Ngoài ra, kỹ thuật quản lý giá trị thu được còn giúp nhà tổ chức sự kiện ngăn chặn khả năng mất kiểm soát phạm vi dự án sự kiện, truyền đạt về tiến trình mục tiêu tới các bên liên quan và duy trì nhóm thực hiện sự kiện nỗ lực đạt được tiến độ.

Các kỹ thuật kiểm soát dự án sự kiện
Các kỹ thuật kiểm soát dự án sự kiện

Hệ thống quản lý:

Cách triệt để nhất của phát triển phương pháp kiểm soát là thiết lập một hệ thống quản lý. Hệ thống sẽ phân loại ra những vấn đề quan trọng cần chú ý ngay từ những vấn đề nhỏ. Nó thiết lập một môi trường quản lý, trong đó nhận ra rằng các khu vực của quản trị sự kiện cũng có cảnh hưởng lẫn nhau.

Đãi ngộ và khen thưởng:

Đãi ngộ và khen thưởng tạo” động lực thúc đẩy nhân viên”. Trong tổ chức sự kiện, đảm bảo các sự kiện trong giới hạn ngân sách và thời gian là lý do phổ biến nhất để khen thưởng cho nhà quản trị sự kiện và nhân viên.

Kiểm soát tình hình và tiến độ thực hiện dự án sự kiện.

Để so sánh tiến độ thực tế với kế hoạch trong quản trị một sự kiện, cần thiết xác định các điểm tham chiếu. Đó là các điểm chuẩn chất lượng, điểm mốc thời gian và các trách nhiệm chuyển giao kết quả:

Điểm chuẩn- nhấn mạnh các tiêu chuẩn về chất lượng và thực tiễn tốt nhất. Ví dụ, tiêu chuẩn cao về dịch vụ ăn uống có thể là một điểm chuẩn cho một bữa tiệc của công ty.

Điểm mốc- những mốc thời gian để theo dõi tiến độ thực hiện các hạng mục công việc của một sự kiện. Nó đánh dấu những lần hoàn thành đặc biệt quan trọng. Kỹ thật điểm mốc sự kiện thưởng sử dụng cho những gói công việc dài ngày và có các mốc sự kiện trung gian. Nếu tất cả các mốc sự kiện quan trọng chậm trễ, có thể chỉ ra một vấn đề về quản trị sự kiện.

Kết quả chuyển giao- là kết quả hữu hình của một trong các lĩnh vực quản trị dự án: có thể là các tài liệu báo cáo, hợp đồng, bản đồ địa điểm hoặc danh sách liên lạc.

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn