Trang chủ Dịch vụ Tổ chức sự kiện ngoài trời: tổ chức trọn gói, tư vấn miễn phí

Tổ chức sự kiện ngoài trời: tổ chức trọn gói, tư vấn miễn phí

Tổ chức sự kiện ngoài trời giờ không còn là điều xa lạ với mọi người nữa, ngày càng trở nên phổ biến trên khắp các tỉnh thành cả nước. Sự kiện ngoài trời luôn mang bầu không khí rộng rãi, thoải mái, nhẹ nhàng với những chương trình phong phú và đa dạng màu sắc hơn là chỉ bó buộc trong 1 căn phòng.

Tuy nhiên, những sự kiện diễn ra ngoài trời thường bị hạn chế bởi một số yếu tố như thời tiết, lựa chọn địa điểm hợp lý, giấy phép cho sự kiện ngoài trời, trang trí, cần đến những hệ thống âm thanh và ánh sáng, Chuẩn bị địa điểm giữ xe cho khách đến tham dự, chạy chương trình, vấn đề vệ sinh, an ninh và cấp cứu…

Tổ chức sự kiện ngoài trời của công ty ô tô Trường Hải THACO
Tổ chức sự kiện ngoài trời của công ty ô tô Trường Hải THACO.

Công ty tổ chức sự kiện Á Châu với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói, và các dịch vụ nhân sự, thiết bị sự kiện mở rộng cung cấp nhiều dịch vụ cho khách hàng lựa chọn. Trong đó, tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói là thế mạnh của sự kiện Á Châu. Chính vì thế chúng tôi luôn tự tin rằng sẽ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói cho quý khách hàng thành công tốt đẹp.

Dịch vụ tổ chức event ngoài trời của Sự kiện Á Châu

  • Tư vấn miễn phí về địa điểm tổ chức.
  • Cho thuê nhân sự, thiết bị sự kiện phù hợp với mục đích và nhu cầu khách hàng.
  • Biên tập, lên kế hoạch kịch bản tổ chức.
  • Cho thuê hệ thống âm thanh, ánh sáng.
  • Đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, nhiệt huyết, chủ động và sáng tạo trong công việc.
  • Cho thuê PG, lễ tân chuyên phục vụ.

Trống hội trong sự kiện ngoài trời lễ bàn gian căn hộ mộ HaBiTal
Trống hội trong sự kiện ngoài trời lễ bàn gian căn hộ mộ HaBiTal.

Tư vấn tổ chức event ngoài trời

Địa điểm và ngày giờ tổ chức

Để lên phương án cho một chương trình diễn ra ngoài trời đầu tiên bạn cần lựa chọn một địa điểm phù hợp với đối tượng khách tham dự, không gian thoáng mát, trong lành và tiện cho việc đi lại.

Địa điểm cần có đầy đủ các yếu tố về an ninh trật tự và có nhân viên trông giữ các tài sản của khách mời như xe ô tô, xe máy, tủ đồ cá nhân…Địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời có thể là bãi biển, sân vận động, công viên, cung văn hóa, sân golf…

Lựa chọn ngày diễn ra sự kiện có đầy đủ các yếu tố thuận lợi về thời tiết.

Truyền thông

In thiệp gửi đến từng khách mời tham dự để đảm bảo về số lượng khách mời tham dự chương trình và dễ dàng trong việc kiểm soát.

Dọc lối vào sân khấu chính phải có bảng hướng dẫn hoặc phướn treo nội dung chương trình và cần phải có PG dẫn khách và chào đón khách với thái độ niềm nở và kính trọng.

Thủ tục pháp lý

Trước ngày diễn ra sự kiện ngoài trời cần phải hoàn tất các thủ tục về giấy phép để đảm bảo cho chương trình được diễn ra suôn sẻ và không gặp phải những vấn đề.

Chuẩn bị các chính sách bảo hiểm nếu có.

Những thủ tục này công ty chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn tất về hợp đồng biểu diễn nghệ thuật, hợp đồng thuê mượn địa điểm và có sự xác nhận của các cấp chính quyền tại khu vực đó.

Trang thiết bị cho sự kiện ngoài trời

  • Sự kiện được tổ chức ngoài trời sẽ là một ưu thế cho việc sáng tạo với nhiều tiết mục phong phú, đa dạng, gây ấn tượng với khách tham dự.
  • Backdrop cần phải được in kích thước lớn và tên chương trình, công ty đứng ra tổ chức kèm logo.
  • Với không gian rộng nên đòi hỏi hệ thống âm thanh ánh sáng công suất lớn và đảm bảo về kĩ thuật và các thiết bị được sử dụng có thể truyền tải được hết các nội dung trong chương trình đến khách mời tham dự.
  • Sân khấu được trang bị nhà bạt không gian tiêu chuẩn để phòng trừ trong những trường hợp thời tiết xấu, hệ thống rào chắn và giàn không gian trọng tải lớn.

PG lễ tân tại sự kiện ngoài trời, hội nghị trù bị cụm nhà chung cư Green Stars
PG lễ tân tại sự kiện ngoài trời, hội nghị trù bị cụm nhà chung cư Green Stars.

Biên tập tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói uy tín, chuyên nghiệp

  • Nội dung chương trình cần phải được lên kế hoạch từ trước đó, tiến hành tập duyệt và chạy thử.
  • Trong chương trình có các bài phát biểu của đại diện đơn vị, khen thưởng đối với các phòng ban, cá nhân xuất sắc, giao lưu trong nội bộ công ty. Đan xen các tiết mục văn nghệ đặc sắc như hát, múa các trò chơi trúng thưởng, câu hỏi đố vui, ảo thuật… tạo không khí gần gũi và vui vẻ.
  • Để tạo điểm nhấn trong sự kiện cần thiết phải có sự tham gia của một số nghệ sĩ nổi tiếng tuy nhiên đơn vị tổ chức cần phải đưa ra những tư vấn lựa chọn nghệ sĩ hợp lý cho chương trình và đảm bảo về thời gian và các tiết mục biểu diễn được diễn ra theo đúng nội dung kịch bản đã thỏa thuận từ trước.
  • Vấn đề về thực đơn ăn uống trong sự kiện đóng vai trò rất quan trọng, đội ngũ phục vụ tận tình và đảm bảo vệ sinh thực phẩm, thực đơn đa dạng và hợp khẩu vị của khách mời.
  • Phân công đội ngũ nhân viên đảm bảo về việc an ninh nơi diễn ra tổ chức sự kiện ngoài trời, công tác cấp cứu đối nếu có trường hợp phát sinh về sức khỏe đối với khách tham dự.

Tại sao nên lựa chọn công ty tổ chức sự kiện Á Châu?

Để tổ chức thành công một sự kiện ngoài trời đòi hỏi cần phải lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và có nhiều kinh nghiệm trong việc thi công, xử lý các tình huống phát sinh khi thực hiện các chương trình ngoài trời.

Công ty tổ chức sự kiện Á Châu với hơn 10 năm kinh nghiệm tổ chức sự kiện, tổ chức gần 900 sự kiện ngoài trời cho quý khách hàng trong nhiều năm qua. Chúng tôi tự tin rằng sẽ đem lại những thành công tốt đẹp nhất cho sự kiện ngoài trời của quý khách hàng. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn miễn phí tổ chức sự kiện ngoài trời.

Câu hỏi thường gặp

Rủi ro khi tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Mưa to, gió lớn và thời tiết khắc nghiệt

Đây là rủi ro thường xuyên nhất của một sự kiện ngoài trời, điều này thể làm hỏng các thiết bị sân khấu như âm thanh, ánh sáng, phụ kiện trang trí sự kiện ngoài trời.

Đối với thiết bị âm thanh, ánh sáng của chúng tôi thì điều này không phải là trở ngại quá lớn, thậm chí việc căng bạt trong mưa có thể là một điều đặc biệt khiến khách tham dự cảm thấy thú vị.

Những vị khách không mời

Các sự kiện ngoài trời luôn khó kiểm soát việc ra vào của khách. Dù là an ninh đảm bảo nhưng vẫn cần lưu ý những kẻ lợi dụng việc hỗn loạn để đột nhập, trộm cắp và gây rối sự kiện.

Trẻ nhỏ đi lạc

Trẻ em rất thích khám phá bên ngoài, trong 1 sự kiện nhiều người tham gia, chỉ 1 chút lơ là cũng có thể lạc mất chúng khỏi tầm mắt. An ninh khu vực luôn có xu hướng lưu ý đến vấn đề này.

Sự hỗn loạn

Bất kể 1 sự kiện ngoài trời nào, đều có xu hướng ồn ào và hỗn loạn hơn tổ chức trong phòng hội nghị, hoặc tổ chức trong nhà (đặc biệt là nếu có sử dụng rượu, bia). Việc này có thể gây ảnh hưởng tới các khu vực xung quanh, và dễ dàng bị công an khu vực nhắc nhở.

Trên đây chỉ là 1 số trường hợp phổ biến thường gặp ở các sự kiện ngoài trời, ngoài ra còn rất nhiều rủi ro tiềm ẩn khác. Nếu chúng xảy ra trong sự kiện của bạn, thì chắc chắn bạn sẽ phải là người chịu trách nhiệm. Nếu là 1 sự kiện ngoài trời, hãy đặc biệt lưu ý đến các chính sách bảo hiểm của mình.

Làm thế nào để đảm bảo an ninh hiệu quả?

Thiết lập vành đai an toàn

Hãy xác định ranh giới của khu vực tổ chức sự kiện. Nếu như tổ chức ở nơi đông người và không muốn có những “vị khách không mời” thì việc này rất quan trọng. Hãy đặt một hàng rào chắn xung quanh, bên cạnh đó là 1 vài lối thoát hiểm nếu có sự cố không mong muốn xảy ra.

Thuê nhân viên an ninh thường xuyên kiểm tra

Camera rất khó để có thể bao quát hết toàn bộ 1 sự kiện ở ngoài trời. Việc có nhân viên an ninh là điều rất hữu ích, họ nắm rõ được các lối thoát hiểm, bảo vệ chúng ta khỏi các sự cố, tìm trẻ lạc…

Lập kế hoạch cho trường hợp xấu nhất

Sự kiện ngoài trời luôn có khả năng rủi ro, ví dụ như có trẻ lạc, thời tiết xấu, có kẻ xâm nhập…hãy lên kế hoạch dự phòng cho mọi trường hợp. Đây là điều mà Sự kiện Á Châu thường xuyên gặp và luôn có cách xử lý hiệu quả và nhanh chóng nhất.

Đội ngũ y tế thường trực

Một đội ngũ y tế là điều chắc chắn phải có trong các sự kiện lớn, đặc biệt là các sự kiện náo nhiệt, sôi động. Đội ngũ y tế không chỉ là hỗ trợ kịp thời các trường hợp xảy ra tai nạn, tổn hại mà còn khiến cho những người tham dự tiệc cảm thấy an tâm.

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời của Sự kiện Á Châu

  • Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
  • Tư vấn nội dung, lên ý tưởng chương trình phù hợp với mục đích và nhu cầu của khách hàng.
  • Tư vấn, hỗ trợ khách hàng lựa chọn tiết mục biểu diễn, ca sĩ, Mc, Pg, lễ tân và các nhân sự khác sao cho phù hợp.
  • Chuẩn bị, kiểm duyệt và giám sát trước ngày sự kiện ngoài trời được diễn ra.
  • Tiến hành tổ chức sự kiện dựa trên sự chuẩn bị và kịch bản có sẵn.
  • Kết thúc sự kiện thành công, xác nhận thủ tục thanh lý hợp đồng.

Tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói từ A đến Z tại Hà Nội, TP HCM
Tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói từ A đến Z tại Hà Nội, TP HCM

 

BÌNH LUẬN

Please enter your comment!
Please enter your name here

Giảm 30% – Giá Hấp Dẫn – Uy Tín

Hiện tại Á Châu đang có chiến dịch giảm giá 30% cho khách hàng. Gọi để biết thêm chi tiết:

Thuê Nhân Sự – Thiết Bị: 093 961 9998
Tổ Chức Sự Kiện Trọn Gói: 093 885 9998

093 885 9998 Đăng ký tư vấn