Bạn đang muốn tìm hiểu sâu về tổ chức sự kiện nhưng không biết bắt đầu từ đâu? Hay là bạn đang ấp ủ và muốn lên quy trình cho một sự kiện thật hoành tráng?
Đừng lo lắng! Bài viết này sẽ là kim chỉ nam dẫn dắt bạn từng bước tìm hiểu về tổ chức sự kiện một cách trọn vẹn với sự dẫn dắt của chuyên gia sự kiện. Á Châu Event sẽ giúp bạn:
- Nắm chắc kiến thức nền tảng về tổ chức sự kiện: Bài viết giúp bạn hiểu được khái niệm và cách thức sự kiện được vận hành và các yếu tố then chốt, không dùng thuật ngữ khó hiểu, hay quá đơn giản hóa.
- Hướng dẫn quy trình tổ chức sự kiện “chuẩn”: Theo quy trình làm việc của Á Châu Event một công ty sự kiện hàng đầu tại Việt Nam từ năm 2008. Phác họa bức tranh toàn cảnh về các bước triển khai sự kiện cho doanh nghiệp, làm rõ cách tạo ra sự khác biệt trong tổ chức sự kiện bằng cách nào.
- Những kiến thức, kinh nghiệm, trải nghiệm thực tế giúp bạn tổ chức sự kiện thành công: Bài viết không chỉ nặng về lý thuyết mà còn chia sẻ những mẹo hay, những điểm cần đặc biệt lưu ý trong quá trình tổ chức sự kiện thực tế do chính các chuyên gia tổ chức sự kiện của Á Châu Event đã đúc kết từ kinh nghiệm thực tế.
Bạn đã sẵn sàng khám phá thế giới về ngành tổ chức sự kiện, một lĩnh vực đang rất hot tại Việt Nam? Hãy cùng Á Châu tìm hiểu về ngành tổ chức sự kiện qua góc nhìn của một chuyên gia tổ chức sự kiện và nhà đào tạo tổ chức sự kiện Đào Duy Thiện Bảo với hơn 20 năm kinh nghiệm qua bài viết sau đây!
1. Khái niệm về sự kiện
Sự kiện (dịch sang tiếng anh là event) là một hoạt động được lên kế hoạch hoặc một dịp được tổ chức cho cá nhân, hoặc một nhóm người để nhằm mục đích cụ thể. Ví dụ như: ăn mừng, kỷ niệm, giáo dục, tiếp thị hoặc giáo dục, hay là một khoảnh khắc nào đó diễn ra đối với cá nhân hoặc tập thể.
Có nhiều loại sự kiện khác như: giải trí, ra mắt, tiệc tùng, kỷ niệm, hội họp, triển lãm, cho đến ma chay, cưới hỏi, lễ trưởng thành, hội khóa.v.v.
2. Tổ chức sự kiện là gì?
Tổ chức sự kiện hay quản lý sự kiện (tiếng Anh: event management) là quá trình lên kế hoạch chuẩn bị, thực hiện và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Tổ chức sự kiện bao gồm các công việc như: lên ý tưởng, kịch bản, thiết kế, thi công, sản xuất và vận hành sự kiện.
Hoạt động tổ chức sự kiện mang nhiều mục đích và ý nghĩa cho cá nhân, xã hội, doanh nghiệp, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao, chính trị… thông qua các hình thức như hội nghị, hội thảo, roadshow, triển lãm, hội chợ, hòa nhạc, hoạt động xã hội… Với mục đích truyền tải những thông điệp mà người làm sự kiện mong muốn người tham gia nhận thức được.
Tổ chức sự kiện dựa trên nhu cầu của người tham dự, khách hàng, ngân sách, thời gian, địa điểm, chủ đề được xác định.
Để thực hiện một sự kiện cần kết hợp với nhiều nhà cung cấp khác nhau như: âm thanh, ánh sáng, màn hình led, sân khấu, backdrop, tiệc, đồ ăn, ấn phẩm, in ấn, quà tặng, nhân sự biểu diễn ca sĩ, vũ đoàn, mc, PG,.v.v.
Trong sự kiện, người quản lý sự kiện sẽ giám sát trực tiếp và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ. Sau sự kiện, người quản lý sự kiện có nhiệm vụ xem xét dữ liệu sự kiện, đo lường, phân tích hiệu quả, phân tích dữ liệu, gửi kết quả KPI và ROI, đồng thời cập nhật mọi thông tin sau sự kiện.
Ở nước ngoài, tổ chức sự kiện thường được gọi là event management hoặc event planning có nghĩa là quản lý sự kiện và lên kế hoạch tổ chức sự kiện.
Trong tổ chức sự kiện người thực hiện sự kiện thường được gọi là: điều phối viên sự kiện, kỹ thuật viên sự kiện.
Một khái niệm không thể không nhắc đến trong tổ chức sự kiện chính là tổ chức sản suất sự kiện. Tổ chức sản xuất sự kiện là quá trình chuẩn bị, tính toán, phối hợp, triển khai và kiểm soát để hướng đến hoàn thành một dự án sự kiện nhất định.
Tổ chức sản xuất sự kiện bao gồm quy trình: tiếp nhận và khởi tạo, thiết lập kế hoạch khung, đánh giá và chuẩn bị nguồn lực, triển khai hoạt động chuẩn bị sản xuất, sản xuất và cuối cùng là nghiệm thu thanh lý, tổng kết.
Tổ chức sự kiện tiếng anh là gì? Những thuật ngữ trong tổ chức sự kiện.
Xu hướng tổ chức sự kiện mới nhất hiện nay.
3. Mục đích của tổ chức sự kiện
Mục đích của tổ chức sự kiện bao gồm các mục đích đem lại lợi ích về kinh tế, giải trí, thỏa mãn cảm xúc cho cá nhân hoặc cộng đồng như:
- Giới thiệu quảng bá sản phẩm.
- Tuyên truyền, vận động cho các hoạt động xã hội, cộng đồng, văn hóa.
- Bán hàng, gia tăng doanh số.
- Kỷ niệm doanh nghiệp.
- Xây dựng mối quan hệ, mở rộng thị trường.
- Chứng thực, nâng cao uy tín của doanh nghiệp.
- Mục đích giải trí.
- Thu thập dữ liệu.
- Tuyển dụng nhân sự
- Đào tạo và phát triển nhân viên.
- Nâng cao nhận thức cộng đồng.
- Tăng cường sự gắn kết trong nội bộ doanh nghiệp.
Ngoài ra tổ chức sự kiện còn có các mục đích khác như: chính trị, tôn giáo, thể thao, thương mại, từ thiện.v.v.
4. Vai trò của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, buôn bán, từ thiện, xã hội. Tổ chức sự kiện là hoạt động truyền thông không thể thiếu trong chiến lược tiếp thị của doanh nghiệp cũng như các hoạt động tinh thần của cá nhân, hoạt động văn hóa, tín ngưỡng, tôn giáo.
5. Các loại hình trong tổ chức sự kiện
Có rất nhiều các loại hình tổ chức sự kiện, tuy nhiên có 18 loại hình phổ biến trong lĩnh vực tổ chức sự kiện:
- Loại hình tạp kỹ: sự kiện doanh nghiệp, chương trình biểu diễn, lễ hội, chương trình ca nhạc.
- Loại hình đặc thù: nhạc kịch, hòa nhạc, kịch, múa, xiếc.
- Loại hình biểu diễn định kỳ: các show diễn trong nhà hát, các show diễn ngoài trời.
- Triển lãm, trưng bày: display installation, decoration, public art.
Cụ thể như:
- Hội nghị hội thảo: chia sẻ thông tin, kiến thức ngành nghề thông qua thuyết trình, tọa đàm. Ví dụ như: hội nghị khách hàng
- Triển lãm, hội chợ: giới thiệu sản phẩm, dịch vụ thông qua gian hàng, trưng bày sản phẩm. Ví dụ như: triển làm ô tô, hội chợ thương mại, triển lãm du lịch, hội chợ mẹ và bé.
- Sự kiện thể thao: thông qua hình thức thi đấu, chấm điểm, khai mạc, trao giải. Ví dụ: SEA Games, Olympic, giải bóng đá.
- Lễ kỷ niệm: dành cho cá nhân, doanh nghiệp. Thông qua hình thức trao kỷ niệm chương, trao quà, cắt bánh sinh nhật, đổ băng đăng, chạm tay màn hình led. Ví dụ: lễ kỷ niệm công ty, kỷ niệm ngày cưới, sự kiện hội khóa kỷ niệm ngày ra trường.
- Lễ khai trương, khánh thành, khởi công, động thổ: Công bố ra mắt, việc đi vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, công ty, cửa hàng. Thông qua nghi thức: cắt băng khánh thành, chạm tay kích hoạt, có thể sử dụng quả cầu led, bục bấm nút. Ví dụ: khai trương cửa hàng, lễ khánh thành nhà máy, lễ khởi công.
- Sự kiện ra mắt sản phẩm: công bố, quảng bá sản phẩm. Thông qua nghi thức ra mắt sản phẩm mới, kéo khăn phủ sản phẩm, chạm tay kích hoạt trên led, biểu diễn múa tương tác giới thiệu tính năng sản phẩm, lịch sử ra đời sản phẩm. Ví dụ: lễ ra mắt sản phẩm, lễ ra mắt thương hiệu.
- Sự kiện gây quỹ: kêu gọi tài trợ, kêu gọi các hoạt động thiện nguyện. Thông qua các hình thức: quyên góp, đấu giá. Ví dụ: các chương trình ủng hộ đồng bào lũ lụt, trẻ mồ côi, quỹ mổ tim.
- Sự kiện du lịch: quảng bá du lịch, thu hút du khách. Ví dụ: hội chợ du lịch Quốc Tế Việt Nam VITM Hà Nội 2024, hội chợ du lịch quốc tế thành phố Hồ Chí Minh 2023.
- Sự kiện cưới hỏi: Loại hình cưới hỏi. Qua các nghi thức rót rượu, trao nhẫn cưới.
- Lễ hội, sự kiện văn hóa: Loại hình thu hút du lịch, quảng bá địa danh, văn hóa. Thông qua các hoạt động diễu hành, biểu diễn nghệ thuật, trò chơi dân gian. Ví dụ: Lễ hội đền Hùng, Hội Lim, hội đền Trần Nam Định, hội Gióng, Lễ hội Lồng Tồng của người Tày, lễ hội Tháp Bà Ponagar Nha Trang.
- Sự kiện đào tạo: Loại hình đào tạo, training nhân viên, nâng cao kỹ năng, kiến thức cho nhân viên thông qua các giáo trình đào tạo, slide, các trò chơi, các cuộc họp. Ví dụ: hội thảo đào tạo nghiệp vụ, khóa học, workshop.
- Sự kiện networking: Sự kiện giao lưu giữa các cá nhân trong tập thể. Ví dụ: hội thảo kết nối doanh nghiệp, sự kiện đào tạo có mời các chuyên gia trong và ngoài nước đào tạo.
- Sự kiện team building: Hình thức chơi game đồng đội, thể lực, trí tuệ, chia theo team với các lễ khai mạc, trao, nhận giải.
- Sự kiện online: Sự kiện diễn ra thông qua các nền tảng internet. Như: livestream, họp zoom, webinar, livestream)
- Roadshow: Sự kiện diễu hành sử dụng các phương tiện giao thông được trang trí, biểu ngữ.
- Sự kiện online: Hình thức trực tuyến thông qua các nền tảng internet. Như các: hội thảo trực tuyến, webinar, livestream.
- Sự kiện hybrid: Loại hình sự kiện kết hợp giữa hình thức trực tiếp và trực tuyến.
- Sự kiện ảo (Virtual Event): Sử dụng công nghệ thực tế ảo, quay dựng, trường quay ảo sử dụng các nền tảng livestream, zoom để khách mời có thể tham gia trực tuyến.
6. Các nhóm nhân sự trong tổ chức sự kiện
- Nhóm nhân sự sáng tạo vận hành: ekip đạo diễn, ekip chuyên gia, ekip vận hành biểu diễn, sân khấu, quản lý hệ thống, hiệu ứng, hạ tầng công nghệ, ekip điều phối đám đông, ekip PR Marcom.
- Nhóm nhân sự tổ chức sản xuất: ekip tổ chức sản xuất, ekip hỗ trợ, phục vụ.
- Nhóm nhân sự sản xuất nội dung: sản xuất âm nhạc, nội dung văn học, hình ảnh, nhóm biên đạo dàn dựng, nhóm chuyên gia cố vấn.
- Nhóm nhân sự trình diễn, biểu diễn: nghệ sĩ, ca sĩ, vũ đoàn, nghệ sĩ các loại hình đặc thù (xiếc, kịch,…), nghệ sĩ trình diễn khác.
- Nhóm nhân sự thụ hưởng dự án: khán giả, khách tham gia.
Ngoài ra còn có: giám đốc kỹ thuật, quản lý sản xuất, phụ trách tài chính, phụ trách nhân sự, quản trị đám đông, phụ trách an ninh an toàn, phụ trách đối tác, quan hệ chính quyền, phụ trách hậu cần, phụ tránh vệ sinh, y tế, quản lý giám sát hiện trường, phụ trách lễ tân, hướng dẫn, phụ trách phiên dịch, phụ trách check in, phụ trách vận chuyển.
7. Quy trình tổ chức sự kiện
Quy trình tổ chức sự kiện chia làm 3 giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn thực hiện, giai đoạn sau sự kiện trong đó có các bước đánh giá cấu trúc, xây dựng phương án, quản trị rủi ro, quản trị tài chính.
I. Giai đoạn chuẩn bị:
1. Xác định mục đích và yêu cầu:
Lấy brief, thông tin của doanh nghiệp cần xác định rõ 4 bộ thông tin sau:
- Thông tin tổng quan sự kiện: mục đích chính sự kiện, số lượng người tham dự (độ tuổi, giới tính, phong cách, chức vụ, công việc, tính cách), thời gian diễn ra sự kiện, địa điểm, ý nghĩa thông điệp của sự kiện cần truyền tải.
- Thông tin về sản phẩm: tên sản phẩm, công dụng dụng, giá thành, điểm nổi bật của sản phẩm, hình ảnh sản phẩm), điểm nổi bật của doanh nghiệp.
- Thông tin về sự kiện chi tiết: concept, chủ đề sự kiện, tính chất sự kiện (sang trọng, nghệ thuật, đẳng cấp, sôi động, sâu lắng hay thiên nhiên), bố cục chương trình (mở màn, phần hội, phần lễ, phần tiệc, phần giao lưu), yêu cầu về biểu đạt (dễ hiểu, sâu sắc hay ẩn dụ), loại hình tiệc (tiệc ngọt, finger food, set menu, buffet), demo một sự kiện khách hàng ấn tượng, có hoạt động bán hàng, chốt sale hay không, cảm xúc của khách hàng khi tham gia sự kiện, quà tặng, hình thức check in (QR code, nhận diện khuôn mặt hay phổ thông), phong cách mini game nếu có (hài hước, nhã nhặn, sôi động).
- Các yêu cầu khác: yêu cầu về quà tặng (BTC hay doanh nghiệp chuẩn bị), thiệp mời (online, offline, BTC, công ty event hay doanh nghiệp chuẩn bị), có cần book báo chí, truyền thông hay khách hàng tự chuẩn bị.
Tham khảo và tải về: Brief sự kiện, bảng lấy thông tin doanh nghiệp của Á Châu Event.
2. Lập kế hoạch:
- Lựa chọn thời gian diễn ra sự kiện.
- Lập ngân sách dự trù kinh phí cho sự kiện.
- Lên ý tưởng, nội dung, hồ sơ, proposal cho sự kiện.
- Kế hoạch tổ chức, triển khai tổng thể.
- Tiến độ tổng thể dự án.
- Kế hoạch triển khai hiện trường và các hoạt động cụ thể.
- Ý tưởng sáng tạo: ideas, creative, concept note, scenario, script.
- Nội dung văn học, kịch bản: kịch bản dạng viết, dạng mô tả (kèm hình ảnh minh họa), kịch bản hình ảnh 2D, 3D.
- Sản phẩm sáng tạo nghệ thuật: visual, âm nhạc, động tác múa, đội hình biểu diễn, sản phẩm thiết kế khác.
- Lập danh sách khách mời.
- Lập danh sách nhân sự: bao gồm nhân sự thực hiện chương trình, nhân sự hậu cần, nhân sự biểu diễn, nhân sự thuyết trình.
- Lập danh sách và xác định rõ các yếu tố rủi ro bao gồm 11 yếu tố rủi ro trong sự kiện: rủi ro về tài chính, phát sinh thừa & thiếu khách mời, lỗi sự cố kỹ thuật, quản lý an ninh trong sự kiện, thời tiết ngoài ý muốn, nguy cơ cháy nổ, an toàn vệ sinh thực phẩm, địa điểm (đường xá, tình trạng giao thông, chỗ gửi xe), thời gian diễn ra sự kiện (quá ngắn, quá dài), hành vi quá khích của khán giả, sự kiện có quá nhiều khách mời là trẻ em. Từ đó đưa ra giải pháp cụ thể để hạn chế rủi ro.
- Lập bảng danh sách timeline, check list tiến độ của dự án.
- Lên kịch bản timeline, nội dung và lời dẫn MC chi tiết, lời dẫn, lời phát biểu, kịch bản talkshow, kịch bản phỏng vấn (nếu có) trong sự kiện.
- Lên kịch bản thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình led theo thời gian thực trong sự kiện.
- Lập hồ sơ xin tài trợ (nếu có).
- Lập bảng phân công cho ekip chuẩn bị trong sự kiện.
- Lập bảng phân công và các vị trí cho ekip thực hiện chương trình.
Tham khảo thêm: Top 30 địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội
Tham khảo và tải về: bảng check list tiến độ dự án của Á Châu Event.
Tham khảo và tải về: bảng báo giá (dự trù kinh phí sự kiện mẫu.
Tham khảo và tải về: hồ sơ, proposal sự kiện mẫu.
3. Chuẩn bị:
- Thuê địa điểm tổ chức.
- Thiết kế các ấn phẩm, in ấn, banner, quà tặng.
- Gửi thiệp mời cho khách hàng, người tham gia sự kiện.
- Chuẩn bị danh sách đại biểu, người phát biểu, danh sách khách mời.
- Chuẩn bị các thiết bị bao gồm: sân khấu, âm thanh, ánh sáng, decor, trang trí, standee, hiệu ứng sân khấu, pháo, khói lạnh, bục phát biểu, hoa cài áo, barrier, hoa, trang phục biểu diễn. Có thể thuê thêm nhà cung cấp bên thứ 3 nếu thiếu.
- Chuẩn bị book nhân sự: nhân sự biểu diễn như nghệ sĩ, diễn giả, mc, pg, lễ tân thực hiện chương trình, nhân sự thực hiện chương trình và nhân sự bảo vệ sự kiện. Có thể nội bộ hoặc thuê bên ngoài.
- Chuẩn bị về âm nhạc: nhạc đón khách, nhạc đại biểu, nhạc chờ, âm nhạc trong các tiết mục biểu diễn, các visual trong các tiết mục biểu diễn.
- Chuẩn bị về video trình chiếu, nội dung trình chiếu.
- Book quay phim, chụp hình cho sự kiện.
- Trang bị các thiết bị y tế, ekip, vật dụng chữa cháy, xe chữa cháy trong sự kiện.
- Chuẩn bị cho buổi tổng duyệt, thường là buổi chạy thử sự kiện diễn ra trước sự kiện. Bao gồm: khớp nhạc, khớp kịch bản MC, khớp các tiết mục biểu diễn trực tiếp trên sân khấu và hiệu ứng âm thanh, chọn nhạc, video trình chiếu trước khi chương trình diễn ra, fix vị trí đặt bục phát biểu.
II. Giai đoạn thực hiện:
- Setup:
- Lắp đặt khu vực check in, sân khấu, booth chụp hình, barrier dẫn đường.
- Lắp đặt sân khấu, âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu và các thiết bị sự kiện khác.
2. Đón khách:
- Sẵn sàng cho âm nhạc hoặc ban nhạc, biểu diễn đón khách.
- Sãn sàng cho an ninh làm việc đảm bảo sự kiện.
- Lễ tân và ban tiếp đón: đón khách hướng dẫn khách mời, chụp hình check in, ngồi vào bàn và vị trí.
3. Giai đoạn diễn ra sự kiện:
- MC voice off, mời khách mời vào khán phòng và ổn định vị trí để sự kiện diễn ra.
- Hiệu chỉnh, xử lý các thiết bị sự kiện: như mic, âm thanh, ánh sáng, led, khói, các hiệu ứng sân khấu đảm bảo âm nhạc, ánh sáng diễn ra theo đúng kịch bản chương trình.
- Giám sát và điều phối các hoạt động và nhân sự diễn ra trên sân khấu như phát biểu, biểu diễn nghệ thuật, thuyết trình.
III. Giai đoạn sau sự kiện
- Thu dọn thiết bị, vật liệu tại sự kiện và bàn giao mặt bằng.
- Đánh giá kết quả, KPI, ROI, doanh số, chi phí phát sinh.
- Thu thập phản hồi của khách hàng.
- Trao các phần quà theo danh sách của chương trình.
- Gửi lời cảm ơn đến khách hàng, nhà tài trợ.
Trong chương trình hòa nhạc “kiệt tác thời gian” của Vietcombank vào 17 tháng 3 tại Trung tâm sự kiện White Palace thành phố Hồ Chí Minh và tối 25 tháng 03 năm 2023 tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia, thành phố Hà Nội do cuối chương trình với số lượng người biểu diễn đông, khán giả tràn lên sân khấu, dự đoán có thể sẽ gây các trường hợp sập sân khấu, đổ màn hình led và cảnh trí gây nguy hiểm cho khách mời. Vì vậy trước đêm diễn Á Châu Event đã gia cố sân khấu khung thép và giảm rung chấn để đảm bảo chương trình được thành công, việc biểu diễn đông người và số lượng người trên sân khấu đông thường xuyên diễn ra và là yếu tố rủi ro cao người thực hiện cần lưu ý.
Ngoài ra các sự kiện lễ hội đông người và điển hình như vụ giẫm đạp Halloween tại Itaewon, hay còn gọi là thảm họa Itaewon diễn ra vào ngày 29 tháng 10 năm 2022 là một ví dụ về sự cố chèn ép. Mà nhà tổ chức sự kiện cần rút kinh nghiệm và có kỹ năng tính toán mật độ người tham gia theo tỷ lệ tiêu chuẩn là 3 đến 4 người trên 1m2. Và có ekip an ninh và điều phối đám đông, ekip y tế, cứu thương, cứu hỏa phù hợp.
8. Các thủ tục, pháp lý, cấp phép, phê duyệt trong tổ chức sự kiện.
Các thủ tục theo quy định: thẩm định, phê duyệt, xét duyệt, thí nghiệm, kiểm tra, cấp phép.
Các vấn đề pháp lý:
- Bản quyền, nhượng quyền, phạn quyền
- Các vấn đề phát sinh pháp lý tùy vào dự án (luật quảng cáo bia rượu, luật cấm người dưới 18 tuổi, luật bảo trợ trẻ em,.v.v.).
- Các vấn đề pháp lý tại địa phương sở tại.
- Thông lệ quốc tế.
- Quy chuẩn tiêu chuẩn an toàn
Các loại giấy phép, cấp phép: Giấy cấp phép biểu diễn, giấy phép triển lãm, giấy phép họp báo, phát hành, giấy phép xuất nhập khấu, giấy phép lao động, giấy phép chứng chỉ chuyên dụng.
9. Những lưu ý để tổ chức một sự kiện thành công
Để tổ chức một sự kiện thành công cần lưu ý những điểm sau:
- Xử lý thật kỹ, chi tiết cho giai đoạn chuẩn bị trong sự kiện.
- Xử lý và đảm bảo về mặt mỹ thuật tối đa cho các ấn phẩm trong sự kiện.
- Lựa chọn kênh quảng bá sự kiện hiệu quả, tiết kiệm chi phí.
- Lựa chọn ekip chuyên nghiệp, có kinh nghiệm điều phối nhiều sự kiện.
- Lựa chọn nhân sự phù hợp đem lại hiệu ứng và cảm xúc tốt cho khán giả.
- Lựa chọn nhà cung cấp tốt, supplier thiết bị đã có nhiều kinh nghiệm trong sự kiện.
- Luôn có kế hoạch cho các rủi ro, y tế và bảo vệ của sự kiện.
- Phát sinh là điều khó tránh khỏi trong sự kiện, luôn có phương án chuẩn bị kịp thời cho những phát sinh này.
10. Các yếu tố để trở thành một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Những yếu tố để trở thành một chuyên gia tổ chức sự kiện chuyên nghiệp theo kinh nghiệm tuyển dụng của Á Châu Event là:
- Yêu nghề và đam mê với ngành nghề: Đây là yếu tố quan trọng để phát triển trong mọi ngành nghề.
- Kiến thức và kinh nghiệm thực tế về ngành nghề: Kinh nghiệm không tự đến, cần có sự trải nghiệm thực tế mới có thể học hỏi và cải thiện. Mỗi sự kiện đều diễn ra khác nhau, kinh nghiệm là điều được học hỏi sau mỗi sự kiện để xử lý tình huống nhanh và tránh khỏi những rủi ro trong ngành nghề.
- Đạo đức nghề nghiệp: đóng vai trò quan trọng trong định hướng, xây dựng uy tín, sự phát triển bền vững của cá nhân. Đạo đức nghề nghiệp giúp: gia tăng niềm tin, hiệu quả công việc, nâng cao uy tín, tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, thúc đẩy sự phát triển cá nhân và tổ chức, hạn chế rủi ro các hành vi sai trái, phạm pháp, ảnh hưởng đến tổ chức.
- Kỹ năng bao quát, tỉ mỉ chi tiết: Người làm sự kiện cần kỹ năng quan sát chi tiết. Để đảm bảo sự kiện diễn ra và hạn chế rủi ro trong sự kiện.
- Khả năng sáng tạo: ngành tổ chức sự kiện luôn cần những điều mới mẻ, những trải nghiệm “wow” vì khách hàng tham dự sự kiện là những người đã tham dự rất nhiều sự kiện. Họ luôn cần sự khác lạ, mới mẻ so với các sự kiện đã tham gia trước đó.
11. Vì sao doanh nghiệp nên lựa chọn các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?
Rất nhiều doanh nghiệp, cá nhân muốn tự mình tổ chức sự kiện với suy nghĩ sẽ tiết kiệm được chi phí tổ chức. Tuy nhiên, suy nghĩ này không phải lúc nào cũng chính xác. Có rất nhiều lí do cho thấy bạn nên tìm đến và lựa chọn dịch vụ của những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp:
Đảm bảo về chất lượng, an toàn khi diễn ra chương trình Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp bạn từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, kịch bản nội dung cho đến quy trình tổ chức cũng như điều hành sự kiện… Vì đó là nghiệp vụ của họ, họ có kỹ năng chuyên môn cũng như kinh nghiệm dày dặn trong ngành để đảm bảo chương trình được diễn ra thuận lợi, khắc phục rủi ro và vấn đề phát sinh.
Thực tế những rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện là rất dễ gặp phải nếu bạn chưa có kinh nghiệm thực tế, những sai lầm trên sân khấu đối với một sự kiện lớn đòi hỏi chuẩn xác là không thể quay lại được.
Giảm áp lực, tiết kiệm thời gian cho đơn vị tổ chức
Với doanh nghiệp thì công việc luôn rất bận rộn và áp lực. Việc bỏ ra nhiều thời gian để chuẩn bị cho việc tự tổ chức sự kiện là một điều rất mệt mỏi. Và không thể tập trung làm tốt được. Book công ty sự kiện giúp Tiết kiệm sức lực hơn khi giao lại toàn bộ cho các công ty sự kiện. Bạn chỉ cần đưa ra yêu cầu, thông tin và ý tưởng cần thiết cho sự kiện. Những việc còn lại sẽ được họ thực hiện. Và bạn chỉ cần làm điều duy nhất là đến tham dự sự kiện.
Tiết kiệm chi phí
Sự thật là hợp tác với các công ty sự kiện có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí hơn tự mình tổ chức. Bởi các công ty tổ chức sự kiện luôn có những đối tác quen thuộc trong ngành, những thiết bị tổ chức chuyên nghiệp với mức giá tốt hơn người ngoài ngànhHọ cũng có nhân sự có chuyên môn hóa cao.
Giảm rủi ro và khắc phục kịp thời
Bằng kinh nghiệm và chất lượng dịch vụ, các công ty sự kiện luôn nhận định trước các rủi ro trong quá trình tổ chức sự kiện có thể gặp phải. Từ đó, đưa ra những phương án để mau chóng khắc phục, đảm bảo diễn ra theo đúng kịch bản định sẵn và hoàn hảo nhất.
12. Các tiêu chí để chọn 1 đơn vị tổ chức sự kiện là gì?
Khi chọn một công ty tổ chức sự kiện, cần xem xét các tiêu chí sau để đảm bảo sự thành công của sự kiện:
- Có nhiều năm kinh nghiệm với năng lực chuyên môn cao
- Đạt được sự uy tín và đánh giá cao trong ngành
- Dịch vụ xứng tầm với mức chi phí hợp lý
- Đội ngũ nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và sẵn sàng hỗ trợ đảm bảo sự kiện thành công
Đó là các yếu tố cơ bản; ngoài ra, với mỗi nhu cầu tổ chức sự kiện khác nhau, cũng sẽ có tiêu chí chọn của từng doanh nghiệp; vì thế vai trò, khả năng sáng tạo, kịch bản hay, năng lực chuyên môn là các yếu tố vô cùng quan trọng để giúp chọn lựa đơn vị tổ chức sự kiện tốt hơn đảm bảo sự kiện thành công.
Bài viết và khái niệm được tham khảo từ: từ điển Việt Nam xuất bản năm 1988, wikipedia, bài giảng về tổ chức sự kiện của cao đẳng du lịch Hà Nội năm 2009.
