Hướng dẫn lên ý tưởng tổ chức sự kiện

Ý tưởng là” linh hồn của sự kiện”. Sáng tạo ý tưởng là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu trong các bước tổ chức sự kiện, nó như” kim chỉ nam” định hướng cho nhà tổ chức triển khai thực hiện sự kiện- đáp ứng được nhu cầu của các bên liên quan chính. Một sự kiện thành công là sự kiện có ý tưởng tốt ( tính độc đáo, mới lạ, ấn tượng và khả thi). Để có được điều đó, nhà tổ chức sự kiện cần phải tích cực nghiên cứu và thực hiện một cách có hệ thống theo nhiều bước.

Hình thành ý tưởng sự kiện bằng sự  nỗ lực động não cá nhân

• Công cụ hữu ích để mỗi nhà tổ chức sự kiện sáng tạo ý tưởng sự kiện là mô hình 5Ws. 5Ws là tập hợp gồm 5 câu hỏi quan trọng, được viết bằng tiếng Anh ( chữ cái đầu tiên W), cần phải trả lời để thiết kế ý tưởng sự kiện là Why, Who, When, Where và What:

Why: Tại sao lại tổ chức sự kiện

Phải có những lý do thuyết phục để xác nhận tầm quan trọng và khả năng tồn tại của việc tổ chức sự kiện. Trả lời câu hỏi này chính là việc xác định loại hình sự kiện được tổ chức, có thể là để nâng cao sự hiểu biết về văn hóa cộng đồng hay nâng cao hình ảnh thương hiệu công ty/ điểm đến; để tăng doanh thu của công ty; để thúc đẩy một chương trình cộng đồng; đánh dấu một sự kiện lịch sử, ngày lễ quốc gia hoặc địa phương; để tạo ra một sự kiện thể thao mang tính cạnh tranh, hoặc sự kiện thể thao quần chúng; để thu hút nhiều hơn số lượng khách đến thăm, gia tăng thời gian lưu lại và sự chi tiêu của khách ở thành phố/ khu vực; để ra mắt một sản phẩm mới.

Làm rõ lý do tổ chức sự kiện chính là xác định mục tiêu sự kiện. Nhiệm vụ này cần được tiến hành ngay khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện. Bởi vì, nó cung cấp cho nhà tổ chức sự kiện các hướng nên tiếp tục để hoàn thành mục tiêu. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực và tính hiệu quả.

Who: Đối tượng tham dự sự kiện và những khách mời sẽ ảnh hưởng bởi sự kiện

Đối tượng tham dự sự kiện sẽ ảnh hưởng lớn tới tính chất của sự kiện. Bạn không thể sử dụng nhạc edm nếu khách mời tham gia sự kiện tới quá 80% khách mời trên 40 tuổi, điều đó gây phản cảm và khó chịu trong bữa tiệc, khiến khách mời không tập trung và bỏ về sớm. Hoặc nếu đối tượng khách mời là nữ thì nên sử dụng các mc, ca sĩ là nam

When: Thời điểm mà sự kiện sẽ diễn ra

Thời điểm diễn ra giúp chúng ta xác định được khả năng hoàn thiện các hạng mục có trong sự kiện, từ đó biết định hướng sự kiện sẽ tập trung vào những mảng nào. Ví dụ thời điểm sự kiện được tổ chức trước khi nhận brief là 3 ngày, mà để dàn dựng các tiết mục biểu diễn nghệ thuật mới cần tối thiểu 10 ngày, vậy thì trong trường hợp này sẽ phải tính toán sử dụng các tiết mục đã có sẵn của đội múa phù hợp với concept thay vì các tiết mục dàn dựng kungfu.

Không những vậy, thời điểm diễn ra sự kiện cũng rất quan trọng đối với yếu tố ăn tiệc, ví dụ tổ chức vào 2h chiều thì sẽ sử dụng tiệc trà, tiệc tea-break, còn nếu tổ chức vào lúc 19h thì sẽ sử dụng mô hình tiệc mặn, hoặc tối thiểu là tiệc finger food, vì không thể để khách mời đói, mất tập trung vào sự kiện và muốn về sớm.

Việc quyết định lựa chọn thời điểm cũng sẽ ảnh hưởng đến yếu tố khách mời, nếu bạn tổ chức sự kiện lúc 9h sáng ngày bình thường trong tuần, thì khả năng khách mời sẽ khó có thể đi vì bận công việc, hoặc sẽ đến trễ hơn 1 chút khiến chương trình bị delay. Nhưng nếu bạn tổ chức vào lúc 19h tối ngày chủ nhật thì khả năng khách sẽ đến cao hơn, và đến đúng giờ.

Where: Sự kiện của bạn được tổ chức ở đâu

Yếu tố trong nhà hay ngoài trời? Đây là một câu hỏi rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến hầu như toàn bộ các hạng mục trong chương trình, bạn không thể sử dụng màn led p3.91 indoor cho các sự kiện ngoài trời, hay sử dụng gỗ mdf, bởi vì đó đều là những hạng mục được sử dụng tại sự kiện trong nhà, nếu như sử dụng ngoài trời gặp các trường hợp mưa nắng sẽ gây ra thiệt hại thiết bị nặng nề, và ảnh hưởng lớn tới chương trình. Vì vậy, các hạng mục trong sự kiện đa phần đều sẽ chia thành hai loại là indoor và outdoor

Địa điểm tổ chức sự kiện có thể ảnh hưởng tới thương hiệu của nhãn hàng, ví dụ các thương hiệu cao cấp sẽ có nhu cầu tổ chức sự kiện ở các khách sạn 5 sao để khẳng định đẳng cấp thay vì trung tâm tổ chức sự kiện thông thường.

What: Tất cả những gì cần phải làm cho sự kiện.

Đặc tính của sự kiện, có rất nhiều doanh nghiệp khi tổ chức sự kiện luôn mong muốn có thể thực hiện nhiều hoạt động cùng một lúc, tuy nhiên các hoạt động này có thể không phù hợp để đưa vào cùng 1 sự kiện, chính vì vậy, người làm tổ chức sự kiện cần hiểu được khách hàng muốn gì, để tư vấn loại hình sự kiện phù hợp, tối ưu được nhu cầu của khách hàng.

Các loại hình event phổ biến:

• Event marketing: Lễ ra mắt sản phẩm, lễ ra mắt thương hiệu, khai trương cửa hàng, lễ mở bán bất động sản, lễ động thổ, lễ khởi công…
• Event coporation: Tiệc tri ân công ty, tiệc kỷ niệm, tiệc cuối năm – year end party, tiệc khai xuân
• Event personal: Tiệc sinh nhật, tiệc thôi nôi, tiệc cưới, kỷ niệm ngày cưới…
• Festival: Lễ hội khai mạc tuần lễ du lịch, tiệc trung thu, lễ hội biển…
• Sport event: sự kiện bóng đá, giải chạy marathone, olimpic…

Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện cần xác định chủ đề sự kiện là gì? sự kiện gồm hoạt động nào ( hoạt động chính, hoạt động phụ trợ )? Nguồn lực nào cần phải có để có được sự kiện? Cần phải truyền thông như thế nào để thu hút được tài trợ, người tham gia và khách tham quan?……. Điều này cần phải phối hợp với nhu cầu, sự mong đợi của khán giả, phải tương thích với Why, who, when và where của sự kiện.

• Nhấn mạnh rằng, một nhiệm vụ rất quan trọng trong giai đoạn sáng tạo ý tưởng về sự kiện phải phát hiện ra được những nhân tố và nguồn lực đặc trưng mà nó có thể làm cho sự kiện trở nên độc đáo.
• Ý tưởng sự kiện là sáng tạo, đó là những dòng suy nghĩ trong não bộ chúng ta có tính trừu tượng và tính” vụt sáng”, nên nó phải được hữu hình hóa trên giấy. Trước hết, đó là một bản phác thảo ý tưởng sự kiện, được thực hiện bằng kỹ thuật sơ đồ tư duy Mindmap. Công cụ này giúp nhà tổ chức sự kiện sắp xếp hiệu quả và có cấu trúc hơn cho những ý tưởng về sự kiện.

Phát triển ý tưởng sự kiện thông qua trao đổi nhóm

• Sau khi phạm vi sự kiện đã được mỗi cá nhân thiết lập, cần vận dụng trí tuệ tập thể để ý tưởng của sự kiện được thăng hoa, trong sự  tưởng tượng phong phú của mỗi cá nhân, qua đó nhận được sự tư vấn nhiều nhất có thể của các bên liên quan. Để làm được điều này, nên gặp gỡ trước mỗi cá nhân để thiết lập những mối quan hệ và làm cho họ không vướng bận đến vai trò của mình trong sự kiện. Quá trình này nên được nhận thức như một cuộc thăm dò mà chưa phải đi đến những kết luận cuối cùng. Tức là chưa quan tâm đến những trở ngại về tính thực tế- như chi phí, quy mô, khả năng làm được những ý tưởng, nhiệm vụ quan trọng là sáng tạo và vẽ nên những giấc mơ. Do vậy, phải đảm bảo rằng, không có một ý tưởng nào bị bỏ sót vì bị đánh giá là quá hoang tưởng hoặc phi thực tế, dù rằng, mục tiêu chúng ta là khám phá ý tưởng được đồng thuận bởi mọi người và thôi thúc mọi người thực hiện. Đây là lúc mà kỹ năng lãnh đạo của nhà quản trị sự kiện phải được phát huy để khai thác những ý tưởng, tổng hợp nội dung và dàn xếp sự thỏa hiệp.
• Tóm lại, giai đoạn hình thành ý tưởng sự kiện được bắt đầu thực hiện từ mỗi cá nhân, tiếp đến là nhóm tổ chức sự kiện và những người liên quan. Mục tiêu giai đoạn này là tập hợp càng nhiều ý tưởng càng tốt, chưa quan tâm đến tính khả thi của ý tưởng. Vì thế, đây là giai đoạn cần sự kiện nhẫn và thời gian.

Bạn nên tham khảo thêm bài viết: Kỹ năng tổ chức sự kiện và 10 ý tưởng tổ chức sự kiện độc đáo để có thể tìm hiểu rõ hơn về cách thức lên ý tưởng tổ chức sự kiênh.