Ghi lại sự kiện, những trường hợp bất ngờ.
23 Tháng Mười Một, 2015
Điều hành diễn biến sự kiện
23 Tháng Mười Một, 2015

Khai mạc sự kiện

Kiểm tra sự sẵn sàng của công tác chuẩn bị trước giờ khai mạc

Ngạn ngữ nước ngoài có câu: Chuẩn bị tốt là thành công một nửa. Vì thế, trước giờ khai mạc nhà tổ chức sự kiện cần kiểm tra lại lần cuối sự sẵn sàng của tất cả các khâu đúng theo kế hoạch kịch bản.

Nội dung công việc giai đoạn này gồm có:

Kiểm tra khâu chuẩn bị không gian bên ngoài sự kiện: Đây là không gian tạo cảm nhận đầu tiên của khách mời đối với sự kiện, nên cần tổ chức các hoạt động phô trương phù hợp và tinh tế nhằm tạo không khí sự kiện( đèn chiếu, đèn quét sáng bầu trời/ thả diều, thả bóng có in biểu tượng/ âm thnah, nhạc điệu, ca múa chào mừng….).

Kiểm tra sự sẵn sàng cơ sở vật chất và nhân viên lễ tân đón khách: Bố trí bàn đón tiếp trang trọng, lịch sự phù hợp với loại sự kiện và quy tắc xã giao. Đội ngũ lễ tân/ PG được phân công đón khách với trang phục đúng kịch bản sẵn sàng tại khu vực đón khách. Các khách VIP sẽ được đại diện ban tổ chức trực tiếp đón. Phân công người đi kèm hướng dẫn các vị khách đặc biệt ( theo kế hoạch). Một số trường hợp, khâu tiếp đón khách VIP phải bắt đầu ngay từ khi khách mời đặt chân tới đầu mối giao thông địa phương- nơi sự kiện diễn ra để thể hiện sự hiếu khách của sự kiện và an ninh cho khách mời.

Khai mạc sự kiện

Khai mạc sự kiện

Triển khai đón tiếp khách tại nơi sự kiện diễn ra

Ấn tượng đầu tiên thực sự quan trọng, nên cần được tiến hành một cách chu đáo. Trước hết, nhân viên lễ tân mời khách vào khu vực lễ tân và hướng dẫn khách làm các thủ tục đăng ký ban đầu ( đăng ký thông tin/ nhận name card, phát thẻ đeo, tài liệu, quà cho khách…..), sau đó, hướng dẫn khách và khu vực chính xác số lượng khách mời thực tế đến và báo cáo số liệu này cho bộ phận điều hành và MC. Lưu ý công tác này phải luôn được cập nhật nếu có khách mời đến muộn.

Khai mạc sự kiện

Khai mạc sự kiện

Khai mạc sự kiện

Các công việc có liên quan đến khai mạc sự kiện bao gồm:

  • Ổn định vị trí cho các thành viên, khách mời tham gia sự kiện.
  • Tiến hành khai mạc sự kiện theo kịch bản sự kiện.
  • Tăng cường công tác giám sát, nhanh chóng nhận diện và kịp thời xử lý các tình huống phát sinh.

Trả lời

Thư điện tử của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *